Verwenden Sie die bedingte Formatierungsfunktion von Excel, um einfache Symbole anzuzeigen

Ich reagiere schneller auf Symbole als auf Wörter und Werte, aber Excel zeigt Text und numerische Werte an, keine Symbole. Richtig? Nicht länger. Mithilfe der bedingten Formatierung (2007 und 2010) können Sie schnell Symbole anzeigen, die Ihren Benutzern möglicherweise mehr bedeuten als die Werte, die sie darstellen.

Um diese Funktion zu demonstrieren, arbeite ich mit Daten, die ich aus der Tabelle "Produkte" in der mit Access gelieferten Northwind-Datenbank importiert habe. Sie können mit beliebigen Daten arbeiten, aber die Produktdaten stellen einige interessante Herausforderungen dar. Die Daten enthalten eine Spalte mit Textwerten, die angeben, ob das Unternehmen das Produkt noch verkauft. Dieser Wert "eingestellt" ist FALSCH, wenn das Produkt nicht eingestellt wurde, was bedeutet, dass es verfügbar ist. Wenn das Produkt eingestellt wurde, ist der Wert WAHR. Es ist ein bisschen kontraintuitiv, aber das ist eine der Herausforderungen.

Der einfache Weg wird nicht immer funktionieren

Probieren wir zunächst die einfachste Lösung für die Anzeige von Symbolen in Excel aus:

  1. Wählen Sie die Daten aus. In diesem Beispiel ist das L2: L46 (die Werte TRUE und FALSE).
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  3. Wählen Sie Icon Sets und wählen Sie ein Icon Set.

Seien Sie nicht überrascht, wenn nichts zu passieren scheint. Dies liegt daran, dass die Werte TRUE und FALSE Text sind. Deaktivieren Sie in diesem Fall das Symbolsatzformat, da es später angezeigt wird, wenn Sie auf die formatierten Werte verweisen. Wiederholen Sie die obigen Schritte 1 bis 2, um die Regel zu löschen. Wählen Sie Regeln löschen und dann Regeln aus ausgewählten Zellen löschen.

Da die Textwerte nicht funktionieren, versuchen wir es mit einem Zwischenwert. Fügen Sie zwei Spalten rechts von L ein: Verfügbar und ABS (). Füllen Sie dann beide Spalten mit der Funktion ABS (), um die Werte TRUE und FALSE in Spalte L auszuwerten. Lassen Sie sich durch die Aufnahme von Spalte N nicht verwirren. Die Technik braucht es nicht, aber ich dachte, es wäre hilfreich, die absoluten Werte neben den Symbolen (später) anzuzeigen.

Wählen Sie nun M2: M46 und wiederholen Sie den vorherigen Vorgang. Dieses Mal zeigt Excel Symbole an, jedoch nicht die Symbole, die Sie möglicherweise erwartet haben. Visuell zeigen die roten x-Symbole dem Benutzer an, dass das Element nicht verfügbar ist. Leider stellen sie die Daten nicht genau dar. In diesem Fall bedeutet ein FALSE-Wert in Spalte L, dass die Daten nicht eingestellt wurden und daher verfügbar sind.

Es gibt keinen Ersatz dafür, Ihre Daten zu kennen. Excel zeigt die entsprechenden Symbole an, aber Sie werden möglicherweise völlig übersehen, dass diese Symbole nicht die Absicht der Daten darstellen.

Verwenden Sie die bedingte Formatierung

Es gibt eine Lösung. Die Symbolsätze basieren auf einer bedingten Formatierung. Ändern Sie einfach die Standardregel wie folgt:

  1. Wählen Sie den Bereich (M2: M46).
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Stile auf die Dropdown-Liste Bedingte Formatierung.
  4. Wählen Sie Regeln verwalten.
  5. Wählen Sie die Regel in der Liste aus und klicken Sie auf Regel bearbeiten. Die Standard-Bedingungswerte sind 67 und 33. Wir müssen diese ändern.
  6. Klicken Sie auf Symbolreihenfolge umkehren. Überspringen Sie diesen Schritt nicht, sonst funktioniert die Technik nicht.
  7. Ändern Sie den Wert des roten x-Symbols von 67 in 1.
  8. Ändern Sie den Wert des gelben Ausrufezeichen-Symbols von 33 in 1.
  9. Machen Sie sich keine Sorgen um den Wert des grünen Häkchensymbols - Excel aktualisiert ihn automatisch basierend auf den neuen Einstellungen.
  10. Aktivieren Sie die Option Nur Symbol anzeigen.
  11. Klicken Sie zweimal auf OK. Es klappt!

Lassen Sie uns die bedingten Regeln überprüfen:

  • Wenn der Wert größer oder gleich 1 ist, zeigt Excel das rote x an. (Dieses Symbol steht für WAHRE Werte in Spalte L; der Artikel wurde eingestellt.)
  • Wenn der Wert kleiner als eins und größer oder gleich 1 ist, zeigt Excel das gelbe Ausrufezeichen an. Tatsächlich haben wir dieses Produkt aus dem Geschäft genommen - es kann niemals beide Bedingungen erfüllen.
  • Wenn der Wert kleiner als 1 ist, zeigt Excel das grüne Häkchen an. (Dieses Symbol steht für FALSE in Spalte L; der Artikel wurde nicht eingestellt.)

Beim Ändern der Einstellungen haben Sie nicht den letzten bei der Arbeit gesehen - Sie mussten mir nur vertrauen. Wenn Sie dieses Dialogfeld erneut öffnen, wird Excel die dritte und letzte Bedingung automatisch für Sie aktualisiert. Diese Technik beruht auf vielen internen Konvertierungen. Es kann großartig funktionieren oder ein totales Chaos verursachen.

Wie Sie unten sehen können, funktionieren die Symbolsätze nicht mit jedem Wert. Die ABS () -Funktion funktioniert, weil sie die Textwerte von FALSE And TRUE konvertiert, aber nicht jeden Textwert konvertieren kann. Wenn Sie einen anderen numerischen Wert als 1 oder 0 eingeben, erhalten Sie außerdem einige unerwartete Ergebnisse. Die Symbolsatzregel funktioniert. Sie haben gerade unangemessene Daten eingegeben. Dies ist ein guter Ort für eine Validierungsregel, um die Gültigkeit Ihrer Daten zu schützen.

Diese Formatierungsregeln sind einfach zu implementieren, aber seien Sie vorsichtig. Befolgen Sie die Daten, um sicherzustellen, dass sie die Daten korrekt darstellen, und bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor. Sie müssen auch nicht die vordefinierten Mengen verwenden. Mit der bedingten Formatierung können Sie für jede Bedingung ein Symbol separat angeben. Ich gebe zu, dass die Beispiele etwas verworren sind, aber ich wollte, dass Sie sehen, dass die Benutzerfreundlichkeit mit potenziellen Herausforderungen verbunden ist.

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