Verfolgen Sie Ihre Zeit besser, indem Sie Ihre Outlook-Termine automatisch farblich kennzeichnen

Die meisten von uns finden Informationen zur Farbcodierung (oder Kategorisierung) hilfreich. Der visuelle Hinweis ist oft alles, was wir brauchen, um schnelle Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie eine Verknüpfung wünschen, können Sie Farbcodierungstermine ausprobieren. Ein kurzer Blick könnte alles sein, was Sie brauchen, um Ihren Tag zu genehmigen.

Sie können Termine beim Erstellen manuell wie folgt farblich kennzeichnen:

  1. Benennen Sie den Termin und geben Sie alle Details ein.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte (Standard) Termin in der Gruppe Tags auf Kategorisieren.
  3. Wählen Sie die entsprechende Kategorie. Zum Beispiel wähle ich unten blau.
  4. Wenn Sie eine Kategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie von Outlook aufgefordert, sie zu benennen. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Ja. Outlook fügt oben im Terminfenster einen blauen Balken hinzu und zeigt den Namen der Kategorie an. In diesem Fall ist das persönlich.

Es ist nicht schwierig, es selbst zu tun, aber es ist unnötig. Mithilfe eines bedingten Formats können Sie Outlook so konfigurieren, dass ein Termin automatisch farblich gekennzeichnet wird. Sie benötigen eine Bedingung oder in diesem Fall ein Schlüsselwort, um das Format zu aktivieren. In diesem Fall verwenden wir den Betreff CAMG, um unseren Zustand zu definieren. Anschließend erstellen wir einen Termin für den nächsten Monat, um die Ergebnisse des neuen Formats anzuzeigen. Lassen Sie uns zunächst die Regel erstellen:

  1. Klicken Sie im Kalenderfenster auf die Registerkarte Ansicht und dann in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansichtseinstellungen. Klicken Sie anschließend auf Bedingte Formatierung. Wählen Sie in Outlook 2007 im Menü Bearbeiten die Option Automatische Formatierung.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Regel zu erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für die Regel ein: Farbe persönlich festlegen.
  4. Wählen Sie eine Farbe - wählen Sie Blau.
  5. Klicken Sie auf Bedingung (unten links im Dialogfeld).
  6. Geben Sie auf der Registerkarte Termine und Besprechungen (Standardeinstellung) im Steuerelement Nach Wörtern suchen CAMG ein.
  7. Sie möchten die Standardeinstellung Nur im Betrefffeld beibehalten, ändern Sie sie also nicht. Wenn Sie diese Technik später auf Ihre eigenen Termine anwenden, klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und sehen Sie sich um. Diese Funktion ist flexibel und kann mehrere und sogar komplexe Bedingungen bewältigen.
  8. Klicken Sie dreimal auf OK, um zum Kalenderfenster zurückzukehren.

Erstellen wir nun einen CAMG-Termin für Dezember wie folgt:

  1. Sie können auf Neuer Termin klicken und einen neuen Termin von Grund auf neu erstellen. Wenn der Termin erneut auftritt, öffnen Sie den vorhandenen Termin und klicken Sie in der Gruppe Optionen auf Wiederholung.
  2. Wählen Sie im Abschnitt Muster die Option Monatlich.
  3. Wählen Sie die Abschnittsoption: Der erste Dienstag eines jeden Monats.
  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um zum Kalenderfenster zurückzukehren.

Blättern Sie weiter bis zum ersten Dienstag im Dezember. Sie finden den ersten von vielen wiederkehrenden Terminen, die bereits für Sie farblich gekennzeichnet sind! In diesem Fall war die Bedingung einfach: der Text CAMG im Betrefffeld. Die Funktion ist flexibel genug, um viele Bedingungen zu bewältigen.

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