Drei Tipps, um die bedingte Formatierung von Excel effizienter zu nutzen

Anweisungen und Abbildungen beziehen sich auf Office 2010. Anweisungen für 2003 und 2013 werden gegeben, wenn sie sich erheblich unterscheiden.

Die bedingte Formatierung ist eine große Funktion und mit den neuen Regeln für 2007/2010 einfacher zu implementieren als je zuvor. Selbst mit den neueren vordefinierten Regeln müssen Sie gelegentlich Ihre eigenen Regeln erstellen - viele davon basieren auf Formeln. Wenn Sie diese drei Tipps nicht kennen, arbeiten Sie möglicherweise härter als nötig.

  • Verwenden Sie OR (), um Kriterien in einer einzigen Regel zu kombinieren.
  • Kopieren Sie Regeln mithilfe der entsprechenden Referenzierung.
  • Wenden Sie eine einzelne Regel auf einen zusammenhängenden Bereich an.

Bedingungen kombinieren

Gelegentlich möchten Sie unterschiedliche Bedingungen auf denselben Bereich anwenden. Sie können dies tun, indem Sie zwei völlig getrennte Regeln anwenden. Wenn möglich, sollten Sie Kriterien mit der Funktion OR () kombinieren. Zum Beispiel verwenden wir eine OR () - Funktion, um Werte hervorzuheben, die größer als 5.000 USD und kleiner als 1.500 USD sind.

  1. Wählen Sie den Bereich. In diesem Fall ist das B3: B14.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite (falls erforderlich) und wählen Sie in der Dropdown-Liste Bedingte Formatierung (in der Gruppe Stile) die Option Neue Regel aus. Wählen Sie in Excel 2003 im Menü Format die Option Bedingte Formatierung.
  3. Wählen Sie im oberen Bereich die Option Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen. Wählen Sie in Excel 2003 in der ersten Dropdown-Liste die Option Formel Is aus.
  4. Geben Sie im Formelsteuerelement = OR ($ B3> 5000, $ B3 <1500) ein.
  5. Klicken Sie auf Format und dann auf die Registerkarte Füllen. Klicken Sie in Excel 2003 auf die Registerkarte Füllen.
  6. Wählen Sie eine Farbe aus der Palette. (Ich habe hellblau gewählt.)
  7. Klicken Sie zweimal auf OK.

Die OR () - Funktion wird ähnlich wie ein OR-Operator ausgewertet und akzeptiert mehrere Ausdrücke im Formular

 = OR ( cond1, cond2 , cond n ...) 

Jeder cond- Ausdruck muss TRUE oder FALSE zurückgeben. Die Funktion gibt TRUE zurück, wenn eines der cond- Argumente wahr ist, und gibt nur dann FALSE zurück , wenn alle cond- Ausdrücke FALSE zurückgeben. Die Verwendung des gleichen Formats für jede Bedingung funktioniert nicht immer, aber wenn dies der Fall ist, kombinieren Sie sie zu einer Regel.

Regeln kopieren

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Das Einrichten einer bedingten Formatregel kann einige Versuche dauern, um die Dinge richtig zu machen. Die Anwendung derselben Regel auf mehrere Bereiche wäre mühsam. Glücklicherweise ist es einfach, ein bedingtes Format zu kopieren. Versuchen Sie zunächst Format Painter. Wenn Sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen, verwenden Sie Paste Special.

Wir können veranschaulichen, wie ein bedingtes Format kopiert wird, indem Sie das oben erstellte Format wie folgt in Spalte C desselben Blattes kopieren:

  1. Wählen Sie B3, die Formatierungsquelle, und drücken Sie Strg + C.
  2. Wählen Sie den Zielbereich aus, in diesem Fall C3: C14.
  3. Drücken Sie nicht Strg + V, um Werte zu kopieren. Klicken Sie stattdessen auf die Registerkarte Startseite (falls erforderlich) und wählen Sie dann im Abschnitt Andere Einfügeoptionen der Dropdown-Liste Einfügen (in der Gruppe Zwischenablage) die Option Formatierung (R). Wählen Sie in Excel 2003 im Menü Bearbeiten die Option Inhalte einfügen und aktivieren Sie im Abschnitt Einfügen die Option Formate.

Leider funktioniert das kopierte Format nicht wie erwartet. Es formatiert die Zellen neben Spalte B. Gibt es Ihren Hinweis - können Sie das Problem erraten? Wir haben eine absolute Spaltenreferenz in der OR () - Funktion der bedingten Regel verwendet, sodass die kopierte Regel weiterhin auf Spalte B verweist. Okay, ich entschuldige mich. Ich habe Sie absichtlich in einen Fehler verwickelt, aber es gibt einen guten Grund.

Jetzt können wir Zellreferenzen in bedingten Formaten diskutieren. Es ist üblich, sie unter Verwendung absoluter Referenzen zu finden. Manchmal sind sie notwendig. Wenn dies nicht der Fall ist, verwenden Sie sie nicht - genau aus dem Grund, den Sie gerade erlebt haben. Sie können sie nicht kopieren!

Sie können dieses Problem leicht beheben, indem Sie die Regel in Spalte B aktualisieren. Löschen Sie es entweder und erstellen Sie es mithilfe einer relativen Referenz (B3) neu oder öffnen Sie die vorhandene Regel und bearbeiten Sie sie entsprechend. Wiederholen Sie dann die obigen Schritte, um die Formatierungsregel zu kopieren.

Bevor Sie dies tun, können Sie eine Formelregel kopieren, die relative Verweise auf mehrere Spalten verwendet. Anstatt die Regel nur in Spalte C zu kopieren, kopieren Sie sie in die Spalten C, D und E, indem Sie C3: E14 als Einfügebereich auswählen, bevor Sie die Option Formatieren (R) Einfügen auswählen.

Eine Regel, um sie alle zu regieren

Sie können die Kopieraufgabe weglassen, wenn Sie wissen, dass Sie dieselbe Regel auf mehrere Spalten oder Zeilen anwenden. Formatieren Sie einfach den gesamten Bereich auf einmal. Dies ist effizienter und die daraus resultierende Regel ist einfacher zu verwalten.

Der Trick? Es gibt keinen Trick. Wählen Sie einfach den Bereich aus, in den die relative Referenzierungsformel eingegeben wird, wie Sie es für eine einzelne Spalte tun würden. Denken Sie daran, dass die Zelle oben links im Bereich der Anker für die gesamte Regel ist. In diesem Beispiel würden Sie Folgendes tun:

  1. Wählen Sie B3: E14. (Im ersten Beispiel haben Sie nur Spalte B, B3: B14 ausgewählt.)
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Home (falls erforderlich). Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bedingte Formatierung (in der Gruppe Stile) die Option Neue Regel. Wählen Sie in Excel 2003 im Menü Bearbeiten die Option Bedingte Formatierung.
  3. Wählen Sie im oberen Bereich die Option Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen. Wählen Sie in Excel 2003 in der ersten Dropdown-Liste die Option Formel ist.
  4. Geben Sie in der Formelsteuerung = OR ein (B3> 5000, B3 <1500). Beachten Sie das Fehlen des Zeichens $ - Sie verwenden eine relative Referenz.
  5. Klicken Sie auf Format und dann auf die Registerkarte Füllen. Klicken Sie auf Excel 2003 ausfüllen.
  6. Wählen Sie eine Farbe aus der Palette. (Ich habe hellblau gewählt.)
  7. Klicken Sie zweimal auf OK.

Das Ergebnis ist das gleiche, aber diese effizientere Methode erfordert nur eine Regel.

Effiziente und überschaubare Regeln

Verwenden Sie beim Anwenden von bedingten Formaten so wenig wie möglich. Wenn Sie mehrere Bedingungen auf denselben Bereich anwenden, verwenden Sie die Funktion OR (), um nach Möglichkeit alle Kriterien in einer einzigen Regel auszudrücken. Wenn Sie eine vorhandene Regel haben, können Sie diese schnell kopieren. Wenn Sie dieselbe Regel über mehrere Spalten oder Zeilen hinweg verwenden, wenden Sie die Regel nur einmal an. Wenden Sie nicht dieselbe Regel einzeln auf jede Spalte oder Zeile an.

Eine Regel ist mehreren weit überlegen. Ihre Arbeitsmappe bietet eine bessere Leistung und eine Regel ist einfacher zu pflegen als mehrere. Wenn sich die Dinge ändern - und das werden sie auch -, aktualisieren Sie nur eine Regel!

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