Stoppen Sie den E-Mail-Zeitdieb: Lassen Sie sich nicht von neuen Nachrichten ablenken

Die meisten von uns fühlen sich gezwungen, sofort auf E-Mails zu antworten, aber dieser Drang zu antworten kann oft falsch sein, sagt Monica Seeley.

Wenn Sie das letzte Buch der Woche von BBC Radio 4, Der Winter unserer Trennung, verpasst haben, fordere ich Sie auf, ein Exemplar zu kaufen. Eines seiner Themen ist, wie digitale Medien, von E-Mail bis Facebook, uns ablenken und uns weniger produktiv machen. Die Autorin des Buches, Susan Maushart, ist nicht die erste, die feststellt, dass wir, obwohl wir gerne glauben, dass wir gut im Multitasking sind, unsere Produktivität erheblich belasten.

Andere haben gezeigt, dass jedes Mal, wenn wir anhalten, selbst um eine Vorschau auf eine E-Mail zu erhalten, die Zeit, die für die Ausführung der vorliegenden Aufgabe benötigt wird, um 15 Minuten verlängert wird. Kein Wunder, dass die Kultur der langen Stunden Großbritannien und die USA durchdringt.

Ich hatte kürzlich die Ehre, auf seiner nationalen Konferenz mit dem English Institute of Sport zusammenzuarbeiten. Eine der aufgeworfenen Fragen war, was erfolgreiche Spitzensportler oder Sportprofis tun, wenn sie ihre Höchstleistung erbringen. Fokussieren, fokussieren und neu fokussieren.

Sofortige Reaktionen auf E-Mails können sehr teuer sein, wenn die Antwort entweder falsch ist oder die Haftung für einen Fehler zulässt
(Bildnachweis: Shutterstock)

Schauen Sie sich um und sehen Sie, wer die erfolgreichen Geschäftsleute sind. Auch sie sind diejenigen, die sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können, auch wenn dies nur einige Minuten dauert. In Bezug auf E-Mail wirft es Fragen auf wie:

  • Warum lassen wir E-Mails unser Leben unterbrechen?
  • Warum müssen wir sofort auf eine E-Mail antworten?
  • Was sagt eine sofortige Antwort über uns aus und wie beschäftigt wir sind?
  • Wie viele E-Mails erhalten wir regelmäßig, die ehrlich gesagt sofort beantwortet werden müssen?
  • Was ist, wenn für die Antwort beispielsweise Beweise berücksichtigt werden müssen?

Einige würden argumentieren, dass eine schnelle Antwort ein guter Kundenservice ist. Aber was ist mit dem Kunden, mit dem Sie bereits zu tun haben? Im Finanzdienstleistungssektor sagen einige, Zeit sei Geld und man betrachte Händler nur als Beweis. Sie können jedoch nur die Ausnahme von der Regel sein.

Oft besteht auch ein Unterschied zwischen der Erwartung des Absenders an eine akzeptable Antwortzeit und der Wahrnehmung des Empfängers, was erwartet wird. Der Absender ist oft länger und umgekehrt proportional zu seinem Dienstalter.

Sofortige Reaktionen auf E-Mails können auch sehr teuer sein, wenn die Antwort ...

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