Sieben Schritte, mit denen das Risiko einer E-Mail-Katastrophe verringert werden kann

E-Mail-Pannen sind kostspielig und unterstreichen die Notwendigkeit robuster Standards für bewährte E-Mail-Verfahren, sagt Monica Seeley.

Der jüngste Aufschrei über die Behauptungen, dass Bildungsminister Michael Gove ein persönliches E-Mail-Konto für Regierungsgeschäfte verwendet habe, hat erneut die Notwendigkeit hervorgehoben, dass Unternehmen eine klare, gut verstandene und akzeptierte Strategie für bewährte E-Mail-Praktiken haben müssen.

Ob Gove gegen das Gesetz verstößt oder nicht, bleibt abzuwarten. Es wäre jedoch interessant, mehr über die Richtlinien der Bildungsabteilung für die Verwendung persönlicher E-Mail-Konten zu erfahren und darüber, ob die Abteilung Beweise dafür hat, dass Gove diese gelesen und ihr zugestimmt hat.

Bild: Mesmo Consultancy

Im Jahr 2004 verklagte die Royal Bank of Scotland einen Mitarbeiter wegen eines Verstoßes gegen die Richtlinien zur akzeptablen Nutzung vor Gericht. Die Bank verlor, weil der Mitarbeiter nachwies, dass er die Police weder gesehen noch akzeptiert hatte.

Solche E-Mail-Pannen sind kostspielig und unterstreichen angesichts des Produktivitätsverlusts durch E-Mail-Überlastung die Notwendigkeit, dass Unternehmen über solide Standards für bewährte E-Mail-Verfahren verfügen.

Diese Katastrophen vom Typ E-Mail-Gate zeigen auch, dass E-Mail-Best Practices zu 80 Prozent personen- und prozessbezogen und nur zu 20 Prozent technologisch fundiert sind.

Sie können über die beste Technologie-E-Mail-Infrastruktur verfügen. Wenn sich die Benutzer jedoch nicht an einige Grundprinzipien der Best Practice halten, ist die Technologieinvestition Geld im Abfluss.

Hier finden Sie einen Überblick über einen siebenstufigen Prozess zur Entwicklung und Implementierung einer Strategie zur Reduzierung des Risikos solcher Katastrophen vom Typ E-Mail-Gate und zur Rückgewinnung eines Teils dieser Produktivitätsverluste.

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Schritt 1

Identifizieren Sie die Herausforderungen für Ihr spezifisches Unternehmen. Zum Beispiel kann eine schlechte E-Mail-Etikette für ein Einzelhandelsunternehmen viel Geld kosten. Für Organisationen des öffentlichen Sektors wird wahrscheinlich ein starker Schwerpunkt auf Compliance und Sicherheit gelegt.

Das Weiterleiten und Verwenden eines persönlichen E-Mail-Kontos für Unternehmen birgt Sicherheitsrisiken. Vor dem Aufkommen des Gesetzes über die Informationsfreiheit, als Politiker ihre eigenen E-Mail-Konten verwendeten, waren Sicherheitsverletzungen immer ein Hauptanliegen.

Schritt 2

Überprüfen und überprüfen Sie Ihre akzeptablen Nutzungsrichtlinien. Stellen Sie sicher, dass es auf dem neuesten Stand ist und von allen gelesen und akzeptiert wurde, vom CEO bis zur Empfangsdame, insbesondere von Teilzeit- und Zeitarbeitskräften. Diese Richtlinie ist Ihre erste und wichtigste Verteidigungslinie, wenn etwas schief geht.

Schritt 3

Nachdem Sie die Herausforderungen für Ihr Unternehmen überprüft haben, teilen Sie sie in diejenigen auf, die durch Ändern des E-Mail-Verhaltens der Benutzer gelöst werden können, und diejenigen, bei denen die Technologie hilfreich wäre. Beispiele für die Verwendung von Technologie zur Unterstützung sind das Speichern und Durchsuchen großer E-Mail-Mengen: Ein geeignetes dediziertes E-Mail-Archivierungssystem ist eine Lösung.

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