Damit die Microsoft-Suche für Ihr Unternehmen funktioniert

So richten Sie einen Windows 10-Computer ein Führen Sie die folgenden fünf Schritte aus, bevor Sie Ihren neuen Windows 10-Computer verwenden.

Seit die Websuche nützlich genug ist, um zuverlässig zu finden, wonach Sie online gesucht haben, haben Unternehmen und Mitarbeiter gefragt, warum das Auffinden von Dokumenten und Informationen in Ihrem eigenen Unternehmen nicht so einfach sein kann.

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Das Problem ist, dass eine Suchmaschine mehr als nur ein Index der Inhalte von Dokumenten ist, der einfach zu erstellen ist. Die Ergebnisse müssen auch eingestuft werden, damit Sie nützliche und keine irrelevanten Dokumente erhalten, und das System muss verstehen, wonach der Suchende wirklich sucht. Wenn Sie verstehen, dass Sie nach einer Person, einer Abteilung oder einem Cafeteria-Menü suchen, ähnelt eine unstrukturierte Abfrage eher der Suche in einer Datenbank mit Feldern wie "Berufsbezeichnung".

Suchmaschinen analysieren dazu mehrere Signale, einschließlich des Verhaltens von Millionen von Benutzern, die Millionen von Abfragen ausführen. Selbst wenn jemand auf die Anzeigen klickt, von denen die Suchmaschine glaubte, dass sie für die Abfrage relevant sind, ist dies ein nützliches Feedback für das Ranking. Diese Skala gibt es einfach nicht für einzelne Unternehmen (weshalb Systeme wie die Google Search Appliance nie so effektiv waren wie die normale Websuche).

Zusammen mit Yahoo hat Bing Pionierarbeit beim maschinellen Lernen geleistet, um dieses Ranking zu erstellen. Dieselben Techniken sind in den Azure Search-Dienst zum Erstellen benutzerdefinierter Suchmaschinen integriert. Die meisten Unternehmen möchten jedoch kein eigenes Suchsystem erstellen. Daher hat Microsoft zuerst Bing for Business und dann den ehrgeizigeren Microsoft Search-Dienst als Teil von Office 365 herausgebracht und mithilfe des Office-Diagramms die Verbindungen zwischen Personen im Unternehmen verstanden. anstatt nur den Inhalt von Office-Dateien.

Sie müssen die Microsoft-Suche in Bing über das Office 365-Verwaltungsportal aktivieren.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Bing for Business hat unternehmensspezifische Suchergebnisse in die Bing-Site eingefügt, und Microsoft Search führt dasselbe aus, sobald Sie es für Ihren Mandanten über das Office 365-Verwaltungsportal aktivieren. Es befindet sich unter Einstellungen / Dienste & Add-Ins / Microsoft-Suche in Bing / Microsoft-Suche in Bing aktivieren. Klicken Sie auf "Erste Schritte", um den Schnellinstallations-Assistenten zu öffnen und alle Microsoft-Dienste zu deaktivieren, die die Suche unter "Verbundene Dienste" nicht verwenden soll. Mit dem Assistenten können Sie auch die Site-Farbe auswählen und Ihr eigenes Logo hochladen sowie die E-Mail-Adresse des Unternehmens festlegen, an die Benutzer Feedback senden sollen, und einige Beispielsuchen für Mitarbeiter wie "Eigene Dateien" erstellen.

Sobald Sie Microsoft Search für Ihren Mandanten aktiviert haben, wird den Benutzern eine Leiste angezeigt, in der sie aufgefordert werden, sich mit ihrem Geschäftskonto bei Bing anzumelden, um die Ergebnisse anzuzeigen. In einigen Fällen werden sie möglicherweise automatisch mit diesem Konto angemeldet. Dies sollte sich nicht auf Bing-Dienste wie das Sammeln von Punkten mit Bing Rewards auswirken, aber die Option, für die Bing-Site wieder zu ihrem Microsoft-Konto zu wechseln, funktioniert nicht immer gut. Daher sollten Suchadministratoren damit rechnen, Feedback dazu zu erhalten.

Sie können das Erscheinungsbild von Suchergebnissen in Ihrem Unternehmen anpassen.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Einige Informationen werden automatisch in bing.com/business angezeigt, sobald der Dienst aktiviert ist. Wenn Sie nach einem anderen Mitarbeiter suchen, werden die Details, die Azure Active Directory über ihn enthält, im Adressbuch des Unternehmens angezeigt, z. B. in welchem ​​Büro sie arbeiten, zu welchen Gruppen sie gehören, wo sie sich im Organigramm befinden und welche Dateien sie enthalten Sie haben über Office 365 für Sie freigegeben. Sie können in SharePoint und OneDrive for Business gespeicherte Dokumente finden, sofern Sie über die Zugriffsrechte verfügen, um sie anzuzeigen. Wenn Sie zur Microsoft-Suchseite oder gehen, erhalten Sie dieselben Ergebnisse Suchen Sie über die neue Office-App oder die mobile SharePoint-App oder das neue Suchfeld oben in den Office-Desktopanwendungen.

Sie sehen nur Dateien, auf die Sie Zugriff haben.

Bild: Microsoft

Wenn Sie in einer Anwendung wie Word suchen, erhalten Sie möglicherweise Ergebnisse, die die Verwendung von Funktionen im Programm enthalten, und Word-Dokumente stehen ganz oben auf der Liste als die PowerPoint-Präsentation, an der Sie letzte Woche gearbeitet haben. Die Idee ist jedoch, dass Sie von überall aus auf alles zugreifen können, wonach Sie suchen müssen.

Zukünftig erhalten Administratoren auch Zugriff auf Konnektoren für Anwendungen von Drittanbietern, und es wird APIs geben, um die Erweiterbarkeit zu erhöhen, obwohl diese noch in der Entwicklung sind (und der Microsoft-Suchdienst selbst noch in der Vorschau ist).

Informationen zum Organigramm stammen aus Azure Active Directory.

Bild: Microsoft

Passen Sie Ihre Suche an

Andere Informationen sind leichter zu finden, wenn Ihr Unternehmen sie speziell über das Admin-Portal in die Microsoft-Suche einfügt.

Sie müssen kein Administrator sein, um alles zu erledigen. Mit der Editor-Rolle können Sie internen und externen Webseiten Lesezeichen hinzufügen, die oben in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen. Bei der Suche sind einige davon bereits ausgefüllt, um Benutzer zu wichtigen Office-Eigenschaften wie dem Office-Client-Download und Outlook Online zu führen. Seltsamerweise beinhaltet dies keine Suche nach den Edge- und Chrome-Erweiterungen, um die Verwendung der Microsoft-Suche in Ihrem Browser zu vereinfachen.

Wenn Sie ein Lesezeichen erstellen, wählen Sie die URL und die Suchbegriffe aus, die es finden sollen. Wenn Sie es wirklich priorisieren möchten, können Sie ein Schlüsselwort reservieren, damit dieser Link immer ganz oben auf der Liste steht. Sie können dies fein einstellen, indem Sie festlegen, für wen und wann es gilt. Sie können etwas für eine begrenzte Zeit zum Top-Ergebnis machen, wenn Sie eine Wohltätigkeitsaktion für Unternehmen durchführen oder wenn Sie Personen benötigen, die ein Formular bis zu einem bestimmten Datum zurücksenden. Sie können auch bestimmte Länder, Gruppen oder Gerätetypen auswählen, in denen dies relevant ist. Wenn Sie also eine mobile Version eines internen Tools haben, das nur unter iOS in den USA funktioniert, können Sie es als Top-Ergebnis für Benutzer unter iOS anzeigen lassen Gerät in den USA und sonst niemand. Gezielte Variationen erleichtern die Verwaltung. Wenn Sie über mehrsprachige Versionen Ihrer HR-Site oder Apps für verschiedene Plattformen verfügen, können Sie die URLs für Variationen nach Gerät oder Standort oder beides hinzufügen.

PowerApps können auch Informationen aus der App direkt in den Suchergebnissen als Widget anzeigen. Wenn Sie also ein Unternehmenstool für die Buchung von Freizeit haben, können Sie ein Lesezeichen erstellen, um sicherzustellen, dass es das erste Ergebnis für Suchanfragen wie "Freizeit" und "Urlaub anfordern" ist. Wenn Sie die PowerApp zum Lesezeichen hinzufügen, können die Ergebnisse beispielsweise anzeigen, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter, der die Suche durchführt, noch übrig hat. Zum Hinzufügen einer PowerApp benötigen Sie deren App-ID (die Sie im Detailbereich für die App auf der PowerApps-Site abrufen können).

Möglicherweise möchten Sie einige Ihrer eigenen Lesezeichen als die vorgeschlagenen Abfragen anzeigen, die die Suche den Benutzern anzeigt. Wenn Sie in SharePoint die besten Wetten für empfohlene Ergebnisse eingerichtet haben, können Sie diese in großen Mengen als Lesezeichen aus dem Abschnitt "Tools" des Portals mithilfe eines Online-Tools oder eines PowerShell-Skripts importieren. Es gibt auch Edge- und Chrome-Erweiterungen, mit denen Sie besuchte Websites einfach als Lesezeichen speichern können.

Sie können auch Q & A-Tipps mit Antworten auf häufig gestellte Fragen hinzufügen, die Sie in großen Mengen importieren können, wenn Sie einen FAQ-Bereich im Unternehmenshandbuch oder auf Ihrer HR-Site haben - sowie Standortinformationen für Ihre verschiedenen Unternehmensgebäude. Hier werden sowohl die Adresse als auch eine Karte angezeigt. Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, um die Stecknadeln zu ziehen, um sicherzustellen, dass sie sich an der hilfreichsten Stelle befinden - wie der Rezeption für ein großes Bürogebäude oder der Empfangsstelle für ein Lagerhaus mit mehreren Eingängen .

Bisher ist Microsoft Search eine einfache Barebone-Erfahrung, die über die vorhandenen Funktionen von Office 365 und Bing for Business hinausgeht. Wenn Sie jedoch bereits PowerApps verwenden, können Sie schnell eine sehr umfangreiche Umgebung für Benutzer erstellen.

Langfristig verspricht Microsoft mehr KI für Microsoft Search, um Unternehmensdokumente zu untersuchen und Fragen zu beantworten, wie Power BI es für Datensätze kann. Wenn Sie eine Personalrichtlinie für die Einstellung von Familienmitgliedern haben, sollte Microsoft Search in der Lage sein, diese mit Details zu Jobrollen und Verantwortlichkeiten zu kombinieren, damit jemand eine Frage wie "Kann mein Bruder in meinem Unternehmen für mich arbeiten?" Eingebt. Sie erhalten die angemessene und rechtliche Antwort, auch wenn das Wort Bruder nicht im HR-Richtliniendokument enthalten ist.

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