Verwendung der Excel-Suchfunktion zum Hervorheben oder Löschen übereinstimmender Werte

Bild: claudiobaba, Getty Images / iStockphoto

Wenn Sie mit einer großen Arbeitsmappe oder einem Blatt mit Dutzenden von Spalten und Hunderten von Zeilen arbeiten, ist es ein Muss, bestimmte Werte schnell zu finden. Nachdem Sie die Grundlagen dieser Funktion überprüft haben, werde ich Ihnen zeigen, wie Sie diese Funktion etwas weiter vorantreiben können, als Sie vielleicht erwarten. Insbesondere zeige ich Ihnen, wie Sie übereinstimmende Werte formatieren und sogar löschen.

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Ich verwende Office 365 (Desktop) Excel auf einem Windows 10 64-Bit-System, aber Sie können das verwenden, was Sie mit früheren Versionen gelernt haben. Sowohl das Hervorheben als auch das Löschen von Aufgaben hängen von der Option Alle suchen dieser Funktion ab, die vom Browser nicht unterstützt wird. Sie können mit Ihrer eigenen Datei arbeiten oder die .xlsx- und .xls-Demonstrationsdateien herunterladen.

Grundlagen finden

Es ist wahrscheinlich, dass Sie die Suchfunktion von Excel untersucht haben, sich aber möglicherweise nicht auf etwas verlassen mussten, das über eine einfache Suchaufgabe hinausgeht - die viele Benutzer beschreibt. Zum Glück sind die Grundlagen einfach.

Bevor Sie eine Suchaufgabe starten, müssen Sie eine Entscheidung treffen: Möchten Sie die gesamte Arbeitsmappe oder einen bestimmten Bereich durchsuchen? Wenn Sie einen Bereich suchen, wählen Sie ihn zuerst aus. Wenn Sie die gesamte Arbeitsmappe durchsuchen möchten, durchsuchen Sie eine beliebige Zelle auf dem aktiven Blatt. Die Suche nach einem bestimmten Bereich ist effizienter und bei Bedarf immer die beste Wahl.

Sie starten den Vorgang, indem Sie Strg + F drücken, um das Dialogfeld Suchen und Ersetzen zu öffnen. Oder klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Startseite auf Suchen und Auswählen. In der resultierenden Dropdown-Liste können Sie Suchen oder Ersetzen auswählen - beide Registerkarten befinden sich im selben Dialogfeld.

Optionen finden

Kürzlich wurde ich gebeten, eine Excel-App zu "reparieren", die sich stark auf einfache Suchaufgaben stützte - sie funktionierte einfach nicht mehr und die Benutzer waren ratlos. "Es ist pleite!" Die Akte war nicht kaputt; Irgendwie wurde eine Option geändert und Excel suchte nicht mehr nach Werten, sondern nach Werten innerhalb von Formeln. Diese Datei hatte keine Formeln, es war ein einfaches Datenverfolgungsblatt. Selbst wenn das Blatt Formeln enthalten hätte, würde jede Suchaufgabe unerwartete und fehlerhafte Ergebnisse liefern. Sie bekamen nicht das, was sie brauchten, aber Excel war nicht kaputt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um auf die in Abbildung A gezeigten Optionen zuzugreifen. Diese Optionen helfen Ihnen bei der Feinabstimmung der Aufgabe:

  • Innerhalb von können Sie bestimmen, wo Sie suchen - das aktive Blatt oder die gesamte Arbeitsmappe. Blatt ist die Standardeinstellung. Sie müssen diese Option ändern, um die gesamte Arbeitsmappe zu durchsuchen.
  • Die Suche bestimmt die Suchrichtung (Art) - nach Spalten oder Zeilen. Sie werden keine Daten verpassen, wenn Sie diese Option nicht ändern, aber Sie könnten die Dinge etwas beschleunigen. Nach Zeilen ist die Standardeinstellung.
  • Mit Look in können Sie eine Suche auf Formeln, Werte oder Kommentare beschränken. Wie ich bereits erwähnt habe, kann die falsche Option die Dinge wirklich durcheinander bringen. Formeln (seltsamerweise) sind die Standardeinstellungen. Verwenden Sie Formeln, um eine Referenz schnell zu aktualisieren.
  • Match case findet nur die Werte, die mit dem im Feld Find what verwendeten Fall übereinstimmen. Deaktiviert ist die Standardeinstellung.
  • Bei Übereinstimmung mit dem gesamten Zelleninhalt werden nur die Werte gefunden, die nur mit den im Feld Suchen nach eingegebenen Zeichen übereinstimmen. Abhängig von Ihrer Einstellung können Sie auf diese Weise genaue oder ähnliche Übereinstimmungen finden. Deaktiviert ist die Standardeinstellung.
  • Mit Format können Sie nach bestimmten Formaten suchen. Dies ist äußerst praktisch, wenn Sie nicht von Stilen abhängig sind. Mit Ersetzen können Sie Formate mit einer einfachen Suchaufgabe aktualisieren. Deaktiviert ist die Standardeinstellung.

Abbildung A.

Die Verwendung der richtigen Optionen ist der Schlüssel zu effizienten Suchaufgaben.

Die Such- und Ersetzungsfunktion von Excel speichert Ihre Einstellungen und kann zu Problemen führen. Leider gibt es keine eindeutige Option, die alles zurücksetzt. Sie müssen daran denken, diese Optionen jedes Mal zu überprüfen, wenn Sie eine Suche ausführen, um zu vermeiden, dass fehlerhafte Ergebnisse zurückgegeben werden.

Die Grundlagen sind einfach und Sie kennen sie möglicherweise bereits. Lassen Sie uns diese Grundlagen erweitern, um einige Suchaufgaben auszuführen.

Werte finden

Zu wissen, was mit dem zu tun ist, was Excel findet, ist ebenso wichtig wie zu sagen, was zu finden ist. Sie haben einige hilfreiche Optionen: Sie können Übereinstimmungen anzeigen, auswählen, hervorheben und sogar löschen. Abbildung B zeigt die Ergebnisse des Öffnens des Dialogfelds Suchen und Ersetzen, Eingeben von Talbott und Klicken auf Alle suchen. Wie Sie sehen können, gibt der Dialog abhängig von den von Ihnen festgelegten Optionen eine Liste aller Instanzen der Suchzeichenfolge zurück. In diesem Beispiel sind die Optionen alle Standardeinstellungen. Lassen Sie uns die Ergebnisse in diesem Kontext überprüfen.

Abbildung B.

Eine Suchzeichenfolge findet nicht immer das, was Sie wollen oder erwarten

Die Suche findet beide Talbott-Einträge in Zeile 4. Die Liste wäre dieselbe, selbst wenn eine der Instanzen von Talbott einen Kleinbuchstaben t-- t albott verwenden würde. Was Sie vielleicht überraschen könnte, ist, dass die Suche die E-Mail-Adresse nicht findet, weil die Suchzeichenfolge nicht gleich geschrieben ist - beachten Sie das Fehlen eines zweiten t am Ende. Talbot t passt nicht zu Talbot s . Wenn einer der Einträge in den Namensfeldern in diesem zweiten t fehlte, würde Excel ihn auch nicht finden.

Doppelklicken Sie in der Liste auf eines der gefundenen Elemente. Wenn Sie auf Weiter suchen klicken, wechselt Excel von einer Zelle zur nächsten, anstatt eine Liste im Dialogfeld anzuzeigen.

Markieren oder Löschen übereinstimmender Ergebnisse

Möglicherweise brauchen Sie nie etwas anderes als das, was wir bisher überprüft haben, aber Sie können noch mehr tun. Mithilfe einer Suchaufgabe können Sie beispielsweise übereinstimmende Einträge markieren und sogar löschen. Um dies zu veranschaulichen, wiederholen wir dieselbe Suchaufgabe und markieren und löschen diese Werte (beachten Sie, dass ich der E-Mail-Adresse das zweite Ende t hinzugefügt habe).

    1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im aktiven Arbeitsblatt und drücken Sie Strg + F, um das Dialogfeld Suchen und Ersetzen zu öffnen.
    2. Geben Sie im Feld Suchen nach Talbott ein (beide Endungen ts).
    3. Klicken Sie bei Bedarf auf Optionen und stellen Sie sicher, dass alle Optionen auf ihre Standardeinstellungen eingestellt sind.
    4. Klicken Sie auf Alle suchen, um die in Abbildung C gezeigte Liste anzuzeigen. Beachten Sie, dass die Funktion das erste übereinstimmende Element in der Liste auswählt. Fass nichts anderes an!
    5. Während die Auswahl in der resultierenden Liste aktiv ist, drücken Sie Strg + A, um eine Auswahl aller übereinstimmenden Elemente zu erstellen. Excel hebt die Elemente auch auf Zellebene hervor (obwohl es schwierig ist, dies anhand der E-Mail-Adresse zu erkennen; es ist der letzte übereinstimmende Wert und als solcher die aktive Zelle, sodass die Auswahl anders aussieht).
    6. Nachdem Sie alle übereinstimmenden Zellen ausgewählt haben, können Sie die Zellen markieren, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Option Füllen auswählen ( Abbildung D ). Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch andere Formate anwenden.
    7. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in der Mehrzellenauswahl und wählen Sie Inhalt löschen ( Abbildung E ). Natürlich warne ich Sie, dabei sehr vorsichtig zu sein. Denken Sie daran, dass Sie Strg + Z drücken können, wenn Sie Ihre Meinung ändern. (Wenn Sie auf der Tastatur auf Löschen klicken, wird die Liste im Dialogfeld gelöscht, nicht die übereinstimmenden Einträge auf Blattebene.)

    Abbildung C.

      Alle Übereinstimmungen anzeigen.

      Abbildung D.

      Verwenden Sie eine Füllfarbe, um die übereinstimmenden Einträge hervorzuheben.

      Abbildung E.

      Löschen Sie die Einträge.

      Bleib dran

      Selbst wenn Sie mit dem Hauptzweck dieser Funktion vertraut sind, haben Sie wahrscheinlich gelernt, wie Sie diese Funktion erweitern, um Formate anzuwenden oder übereinstimmende Werte zu löschen. Nächsten Monat werden wir mit einigen fortgeschritteneren Techniken fortfahren.

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