Verwalten, Schützen und Überwachen von Google Team Drive-Daten

Video: Googles Vision für maschinelles Lernen in seiner G Suite Prabhakar Raghavan, VP von G Suite für Google Cloud, darüber, was Sie von seiner Cloud-basierten Suite von Arbeits-Apps erwarten können.

Google bietet Personen, die G Suite Business-, Enterprise-, Education- oder Nonprofit-Editionen verwenden, zwei verschiedene Arten von Google Drive-Speicher: My Drive und Team Drives. Beide dienen als zuverlässiger Ort zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dateien. Es gibt jedoch einen großen Unterschied zwischen den beiden: Wenn Sie eine Datei zu einem Team Drive hinzufügen, erhalten alle Mitglieder des Team Drive Zugriff auf die Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei zu My Drive hinzufügen, bleibt Ihre Datei standardmäßig privat.

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Google bietet G Suite-Administratoren außerdem die Möglichkeit, die Standardeinstellungen für Dateizugriff und Freigabe für Google Drive und Team Drives anzupassen. Die meisten G Suite-Administratoren überprüfen und konfigurieren die Google Drive-Einstellungen während der ersten G Suite-Bereitstellung. Google hat jedoch Mitte 2018 weitere Einstellungen hinzugefügt, um die Sicherung von Team Drive-Daten zu unterstützen.

Überprüfen Sie die folgenden Einstellungen, um die Teamlaufwerke Ihres Unternehmens zu verwalten, zu schützen und zu überwachen. Sie benötigen ein G Suite-Administratorkonto für Ihre Organisation, um auf die Admin-Konsoleneinstellungen zugreifen zu können.

Überprüfen Sie die Steuerelemente für die Team Drive-Erstellung und passen Sie sie an, um unerwünschte Freigabe, Zugriff oder Aktionen zu verhindern.

1. Team Drives verwalten

In vielen Fällen dienen die Standardeinstellungen für die Google Drive-Freigabe Ihres Unternehmens auch als Standardeinstellungen für die Team Drive-Freigabe. Melden Sie sich bei der G Suite-Administratorkonsole (unter admin.google.com) an und navigieren Sie zu Apps> G Suite> Laufwerk und Dokumente> Freigabeeinstellungen. Überprüfen Sie diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass die externe Freigabe zulässig oder entsprechend eingeschränkt ist.

Unmittelbar unterhalb des Abschnitts "Freigabeeinstellungen" werden Steuerelemente für die Team Drive-Erstellung angezeigt. Jede dieser fünf Optionen verhindert eine andere Aktion. Jede hier getroffene Auswahl gilt für ALLE Team Drives der Organisation. Beispielsweise könnte ein G Suite-Administrator in einer Organisation, die sich besonders mit Sicherheit befasst, alle fünf dieser Optionen auswählen. Dies würde dazu führen, dass der Zugriff auf Team Drive nur auf Personen innerhalb einer Organisation beschränkt ist und nur Mitglieder eines Team Drive darauf zugreifen können Dateien auf diesem Team Drive. Eine solche Konfiguration würde auch das Herunterladen, Kopieren und Drucken von Dateien vom Team Drive einschränken.

Eine häufig verwendete Konfiguration besteht möglicherweise darin, nur die Option "Vollzugriffsmitglieder daran hindern, die Team Drive-Einstellungen zu ändern" zu aktivieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein G Suite-Administrator die zulässigen Optionen für Freigabe, Mitgliedschaft und Inhaltsaktion (dh Zugriff zum Herunterladen, Kopieren oder Drucken) für jedes Team Drive auswählen kann, ohne dass das Risiko besteht, dass ein Mitglied mit Vollzugriff diese Einstellungen ändert.

Überprüfen und verwalten Sie die Einstellungen für Team Drive-Freigabe und Inhaltsaktionen für alle Teamlaufwerke Ihres Unternehmens.

2. Schützen Sie Team Drive-Inhalte

Der Administrator der AG Suite kann auch die Einstellungen für Mitgliedschaft, Freigabe und Inhaltsaktionen für alle Teamlaufwerke überprüfen und anpassen. Melden Sie sich erneut bei der Admin-Konsole (admin.google.com) an und navigieren Sie zu Apps> G Suite> Laufwerk und Dokumente> Teamlaufwerk> Teamlaufwerke verwalten.

Für jedes Team Drive kann ein Administrator Folgendes aktivieren oder deaktivieren:

  • Teilen außerhalb der Organisation
  • Teilen mit Nichtmitgliedern
  • Die Fähigkeit von Personen, Dateien vom Team Drive herunterzuladen, zu kopieren und zu drucken

Für jedes Team Drive kann der Administrator auch verhindern, dass Team Drive-Mitglieder mit vollem Zugriff diese Einstellungen ändern.

Der AG Suite-Administrator kann viele Team Drive-Freigabe-, Mitgliedschafts- und Inhaltsaktionen einschränken (siehe Abbildung links). Mit mehr zulässigen Optionen können Team Drive-Mitglieder extern freigeben, Mitglieder hinzufügen oder Dateien kopieren, herunterladen und drucken (siehe Abbildung rechts).

Da diese Einstellungen für jedes Team Drive gelten, können Sie sehr flexible und offene Optionen konfigurieren, die externe Freigabe- und Inhaltsaktionen für einige Team Drives ermöglichen, und gleichzeitig viel mehr gesperrte Optionen auswählen, die externe Freigabe- und Inhaltsaktionen für andere Team Drives verbieten.

Wichtig ist, dass Mitglieder eines Team Drive, die über Vollzugriffsberechtigungen verfügen, die Team Drive-Einstellungen anpassen können, solange ein G Suite-Administrator dies nicht verbietet.

Überwachen Sie Änderungen an den Team Drive-Einstellungen mit Filtern und Berichten der G Suite Admin-Konsole.

3. Überwachen Sie die Änderungen am Team Drive

Mit G Suite können Administratoren auch Änderungen an Team Drive überprüfen. Melden Sie sich bei der Admin-Konsole an, gehen Sie zu Berichte> Audit> Laufwerk>, suchen Sie nach dem Filter Elementtyp (in der linken Spalte) und wählen Sie "Team-Laufwerk" aus den Optionen. Gehen Sie zum Ende dieser Spalte und wählen Sie "Suchen", um den Filter anzuwenden. Anschließend wird ein Bericht über alle administrativen Aktivitäten von Team Drive für Ihre Organisation angezeigt.

Sie können diesem Bericht auch zusätzliche Filter hinzufügen. Zusätzlich zur Auswahl von "Team Drive" -Elementen können Sie beispielsweise auch nach der Option "Änderung der Sichtbarkeit von Elementen" suchen, "Intern zu Extern" auswählen und dann "Suchen" auswählen. Daraufhin wird ein Bericht mit Team Drive-Elementen angezeigt, die jetzt Personen außerhalb der Organisation zur Verfügung stehen, die zuvor nur intern verfügbar waren.

Deine Gedanken zu Team Drive?

Welche Einstellungen verwenden Sie am häufigsten, wenn Sie Team Drives für Dateien in Ihrer Organisation verwenden? Haben Sie als G Suite-Administrator die Team Drive-Einstellungen eingeschränkt - oder lassen Sie die meisten Aktionen zu? Lass es mich in den Kommentaren unten oder auf Twitter (@awolber) wissen.

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Bild: Andy Wolber / TechRepublic

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