So halten Sie virtuelle Besprechungen mit TeamViewer ab

TeamViewer ist eine Anwendung für die Remoteverbindung mit einem anderen Computer, um auf Dateien zuzugreifen oder ein Problem zu beheben. Es ist auch eine praktische und effektive Möglichkeit, virtuelle Besprechungen mit Benutzern, Kunden, Kunden und anderen Personen abzuhalten. Mit TeamViewer können Sie alle üblichen virtuellen Besprechungsaufgaben ausführen - Besprechungen planen, Ihren Bildschirm freigeben, über eine Telefonkonferenz sprechen, Videokonferenzen verwenden und Dateien freigeben.

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Die Software ist für persönliche virtuelle Besprechungen kostenlos, für Unternehmen fallen jedoch monatliche Kosten an. Auf der Unternehmensseite bietet TeamViewer drei Optionen: Der Einzelbenutzerplan kostet 49 USD pro Monat für eine einzelne Lizenz für jeweils eine Sitzung. Der Multi-User-Plan kostet 99 USD pro Monat für mehrere Lizenzen für jeweils eine Sitzung, und der Teams-Plan kostet 199 USD pro Monat für mehrere Lizenzen mit jeweils bis zu drei Sitzungen. Je teurer die Option, desto mehr Funktionen bietet sie.

TeamViewer ist für Windows, MacOS, Linux, Chrome OS, iOS und Android verfügbar. In diesem Artikel werde ich die Windows-Version behandeln.

Laden Sie die entsprechende Version von der TeamViewer-Download-Seite herunter. Um die Software zu installieren, wählen Sie die gewünschte Installationsart aus und wählen Sie aus, ob Sie das Programm für persönliche oder geschäftliche Besprechungen verwenden möchten. Während des Setups können Sie ein TeamViewer-Meeting-Plug-In für Microsoft Outlook installieren. Nach der Installation wird TeamViewer automatisch angezeigt. Klicken Sie auf das Profilsymbol. Wenn Sie bereits ein TeamViewer-Konto haben, melden Sie sich an. Wenn nicht, klicken Sie auf den Link Anmelden, um ein Konto einzurichten ( Abbildung A ).

Abbildung A.

TeamViewer sendet Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail, um Ihren Computer als vertrauenswürdiges Gerät zu autorisieren. Aus Sicherheitsgründen identifiziert die Software Ihr Gerät anhand des Standorts und der IP-Adresse und muss es genehmigen. Nachdem Sie auf diese E-Mail geantwortet haben, melden Sie sich an und los geht's. Klicken Sie im TeamViewer-Fenster auf das Besprechungssymbol. Sie haben einige Optionen ( Abbildung B ).

Abbildung B.

Klicken Sie auf den Link zum Planen einer Besprechung, um eine Besprechung für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit zu planen. Geben Sie im Fenster einen Betreff, Start- und Enddaten und -zeiten sowie gegebenenfalls ein Kennwort ein. Beachten Sie, dass das Steuerelement Zeiten nur in Intervallen von 30 Minuten anbietet. Sie können jedoch manuell eine bestimmte Zeit hinzufügen. Wenn Sie zusätzliche Besprechungen mit denselben oder ähnlichen Informationen abhalten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Besprechung für eine spätere Wiederverwendung zu speichern.

Wenn Sie eine Telefonkonferenz einrichten müssen, klicken Sie auf den Link zum Konfigurieren der Telefonkonferenz. Sie können sich für einen normalen Anruf oder Voice over IP entscheiden und Konferenzen von TeamViewer oder von Ihrer Organisation aus verwenden ( Abbildung C ).

Abbildung C.

Klicken Sie nach dem Speichern der Telefonkonferenz und der Besprechungsdetails auf den Link für Meine Besprechungen. Wählen Sie das gerade erstellte Meeting aus. Sie können das Meeting bearbeiten, wenn Sie Informationen ändern müssen, oder es löschen, wenn Sie Ihre Meinung ändern. Andernfalls klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen, um die anderen Teilnehmer einzuladen ( Abbildung D ).

Abbildung D.

Im Fenster Teilnehmer einladen wird eine Beispiel-E-Mail angezeigt, die an die anderen Teilnehmer gesendet werden soll. Bearbeiten Sie die Einladung nach Bedarf. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als E-Mail öffnen, um die Einladung als Nachricht in Ihrem Standard-E-Mail-Programm einzurichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche In Zwischenablage kopieren, um die Einladung zu kopieren und an einer anderen Stelle einzufügen. ( Abbildung E ).

Abbildung E.

Schließen Sie die verschiedenen Besprechungsfenster und senden Sie Ihre Einladung. Wenn Ihre geplante Besprechung fällig wird, wählen Sie sie im Fenster mit den Besprechungsdetails aus und klicken Sie auf Start. Alternativ können Sie eine Besprechung sofort starten. Wenn Sie es bereits geplant haben, öffnen Sie die Besprechungsdetails und klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Wenn Sie es nicht geplant haben, klicken Sie in TeamViewer auf das Präsentationssymbol. Der TeamViewer-Besprechungsbereich wird geöffnet. Wählen Sie hier die Option zum Einladen von Kontakten, Senden von E-Mails oder Kopieren in die Zwischenablage, um die Besprechungsteilnehmer zu benachrichtigen ( Abbildung F ).

Abbildung F.

Nach dem Start des Meetings wird der TeamViewer-Bereich angezeigt. Sie sehen den Namen jedes Teilnehmers, wenn Einzelpersonen an der Besprechung teilnehmen. Wenn Sie zum Sprechen bereit sind, schalten Sie das Mikrofon aus. Sie können dann die Lautstärke steuern.

TeamViewer bietet verschiedene Optionen zum Teilen. Standardmäßig wird Ihr gesamter Bildschirm freigegeben. Um dies zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger über das Bildschirmfreigabefenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Pause, wenn Sie die Bildschirmfreigabe anhalten möchten. Klicken Sie auf die Stopp-Schaltfläche, um es vollständig zu stoppen. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche für den Präsentationsbildschirm, um ein anderes Fenster freizugeben ( Abbildung G ).

Abbildung G.

Sie können eine Datei für die anderen Besprechungsteilnehmer freigeben. Klicken Sie auf den Eintrag für File Box. Ziehen Sie die Datei oder Dateien, die Sie freigeben möchten, in diesen Bereich und legen Sie sie dort ab. Ihre Empfänger doppelklicken auf die Datei, um sie am Ende zu öffnen ( Abbildung H ).

Abbildung H.

Um Ihrer Besprechung Videokonferenzen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Eintrag für Video und deaktivieren Sie das Kamerasymbol, um den Video-Feed zu aktivieren. Jetzt können die anderen Teilnehmer Sie sehen. Jeder Teilnehmer, der gesehen werden möchte, muss das Kamerasymbol deaktivieren, um den Feed zu aktivieren ( Abbildung I ).

Abbildung I.

Sie können ein Whiteboard zum Schreiben, Zeichnen, Notieren und für ähnliche Aufgaben anzeigen. Klicken Sie auf den Eintrag für Whiteboard. Klicken Sie auf das gewünschte Werkzeug, z. B. Stift, Textmarker, Text oder Sprechblase. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Symbol, um dessen Größe, Form, Farbe und andere Attribute zu steuern. Sie können alle Markups löschen, die Sie entfernen müssen. Klicken Sie zum Speichern Ihrer Markups auf die Schaltfläche Speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um alle Markups zu entfernen ( Abbildung J ).

Abbildung J.

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