Wie kann ich ... einer PowerPoint-Präsentation Musik und Erzählungen hinzufügen?

Die besten Präsentationen binden das Publikum mit einer Reihe kreativer Tools ein. Soundeffekte wie Musik und Sprachaufnahmen können den Unterschied zwischen einer guten und einer hervorragenden Präsentation ausmachen. Sie können Ihr Publikum mit einem schnellen Tempo anregen, den neuesten Jingle Ihres Unternehmens spielen oder einer On-Demand-Präsentation eine Erzählung hinzufügen. Zumindest können Sie zu Beginn und am Ende einer Präsentation Musik abspielen, wenn das Publikum den Raum betritt und verlässt. Die einzigen Grenzen sind guter Geschmack und Ihre Fantasie.

Hinweis: Dieser Blog-Beitrag wurde ursprünglich im März 2008 veröffentlicht. Er ist auch in PDF-Form als TechRepublic-Download verfügbar.

Über Audiodateien

Microsoft PowerPoint unterstützt Medienclips, die Sound- und Videodateien enthalten. Der Computer, auf dem Ihre Präsentation abgespielt wird, benötigt eine Soundkarte und Lautsprecher. Dies bedeutet nicht nur das System, mit dem Sie die Präsentation erstellen, sondern jedes System, auf dem Sie die Präsentation abspielen können. Heutzutage enthalten die meisten Systeme alles, was Sie benötigen, ältere Systeme müssen jedoch möglicherweise aktualisiert werden. (Es ist höchst unwahrscheinlich, dass Sie auf ein so altes System stoßen, aber verlassen Sie sich nicht darauf - probieren Sie es zuerst aus!)

In Tabelle A sind die von PowerPoint unterstützten Mediendateien aufgeführt, obwohl dieser Artikel nur Audiodateien behandelt.

Tabelle A: Medienunterstützung

Datei

Erläuterung

Attribute

MIDI Musikinstrument Digital Interface Klang
WAV Microsoft Windows-Audioformat Klang
MPEG Film übt Gruppen aus Standardvideoformat mit einer konstanten Bildrate pro Sekunde
AVI Microsoft Windows-Videoformat Videoformat mit konstanter Bildrate pro Sekunde
GIF Grafisches Schnittstellenformat 256-Farben-Bild, das Animation unterstützt.

Wie die meisten Spezialeffekte kann Ton die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen und eine Botschaft oder Emotion auf eine Weise vermitteln, die Wörter oder Bilder nicht können. Bei schlechter Verwendung kann der Ton jedoch ablenken oder sogar stören. Wie immer bestimmt Ihr Zweck, wie viel, wenn überhaupt, Ihre Präsentation benötigt.

Die Grundlagen - Einfügen von Sound

Das Einfügen von Sound ist so einfach wie das Auswählen einer Datei:

Verwenden Sie vorhandene Clips, indem Sie im Aufgabenbereich Folienlayout auf eines der Layouts für Titel-, Text- und Medienclips doppelklicken. Doppelklicken Sie auf das in Abbildung A gezeigte Medienclip-Symbol, um das Dialogfeld Medienclip zu öffnen.

Abbildung A.

Wählen Sie im Aufgabenbereich Folienlayout eine Medienfolie aus
Wenn Sie auf eine WAV- oder MIDI-Datei doppelklicken, zeigt PowerPoint die in Abbildung B gezeigte Eingabeaufforderung an. Die Optionen Automatisch und Beim Klicken sind selbsterklärend.

Abbildung B.

PowerPoint spielt die Audiodatei ab, wenn die Folie aktuell ist, oder Sie können auf das Symbol klicken, um sie abzuspielen

Arbeiten Sie mit eindeutigen Audiodateien, indem Sie im Menü Einfügen die Option Filme und Ton auswählen und dann Ton aus Datei oder Ton aus Clip Organizer auswählen. Sie können auch Ton aufnehmen oder einen Titel von einer CD abspielen. Nach der Auswahl einer Datei werden Sie in PowerPoint aufgefordert, anzugeben, wie die Datei ausgeführt werden soll (siehe Abbildung B).

Wenn PowerPoint das Format eines Clips nicht unterstützt, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Objekt und anschließend den entsprechenden Objekttyp. Alternativ können Sie die Datei in einen unterstützten Typ konvertieren. Verwenden Sie eine Suchmaschine, um nach "Videodateikonvertierung" zu suchen. Seien Sie jedoch nicht überrascht, wenn die konvertierte Datei nicht zufriedenstellend ist. Beim Konvertieren von Mediendateien ist es schwierig, die Qualität aufrechtzuerhalten.

In PowerPoint 2007 finden Sie die Option Sound in der Gruppe Medienclips auf der Registerkarte Einfügen.

PowerPoint zeigt einen Soundclip als kleines Symbol an, das während der Diashow angezeigt wird. Wenn die Präsentation den Clip automatisch wiedergibt, möchten Sie möglicherweise das Symbol ausblenden. Es gibt wirklich keinen guten Grund, es anzuzeigen.

Um das Symbol auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie im daraufhin angezeigten Untermenü die Option Soundobjekt bearbeiten. Aktivieren Sie im Dialogfeld Soundoptionen (siehe Abbildung C) die Option Sound-Symbol während Diashow ausblenden und klicken Sie auf OK. Doppelklicken Sie in PowerPoint 2007 auf das Symbol, um diese Optionen zu finden.

Abbildung C.

Bearbeiten Sie die Attribute der Datei

Wenn Sie die Klickoption wählen, ist es erwähnenswert, dass ein zweites Klicken auf das Symbol den Sound nicht deaktiviert - die Datei wird von Anfang bis Ende abgespielt, sobald Sie darauf klicken. Wenn Sie in PowerPoint 2007 auf das Symbol klicken, wird die Datei neu gestartet.

Um zu erfahren, wie lange eine Datei dauert, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie Soundobjekt bearbeiten. Die Wiedergabezeit der Datei finden Sie im Abschnitt Informationen unten (siehe Abbildung C). Wenn die Datei kontinuierlich abgespielt werden soll, während die Folie aktuell ist, aktivieren Sie die Option Schleife bis zum Stoppen. Wenn Sie zur nächsten oder vorherigen Folie wechseln, wird die Schleife abgebrochen.

Eine Präsentation erzählen

Um einen einzigartigen Ton oder eine Nachricht aufzunehmen, benötigen Sie ein Mikrofon. Leider sind einige Mikrofone, die mit heutigen Systemen geliefert werden, nicht sehr ausgefeilt. Wenn Sie jemanden aufnehmen, der spricht, klingt dies möglicherweise beim Spielen verzerrt. Plötzlich haben Sie vielleicht ein Lispeln oder einen Akzent! Spezialisierte Software kann einige Probleme lösen, aber sie sind teuer und das ist nur eine weitere Software, die Sie lernen müssen. Es könnte effizienter sein, in ein besseres Mikrofon zu investieren.

Mit PowerPoint ist es einfach, eine Präsentation zu erzählen. Dies ist ein Plus in einer webbasierten, automatisierten oder On-Demand-Präsentation. Sie können diese Funktion auch verwenden, um eine Aussage einer Person, z. B. einer Berühmtheit oder des CEO Ihres Unternehmens, aufzunehmen.

Springe nicht direkt in die Aufnahme. Schreiben Sie zuerst ein Skript und proben Sie es. Sobald Sie mit Ihrem sprechenden Teil vertraut sind, können Sie Ihre Erzählung aufzeichnen:

  1. Wählen Sie im Menü "Diashow" die Option "Narration aufzeichnen", um das Dialogfeld "Narration aufzeichnen" zu öffnen. In PowerPoint 2007 befindet sich diese Option in der Gruppe Einrichten auf der Registerkarte Diashow.
  2. Klicken Sie auf Mikrofonpegel einstellen, um Ihr Mikrofon zu überprüfen. Lesen Sie den Satz im Dialogfeld "Mikrofonprüfung" und lassen Sie den Mikrofon-Assistenten Ihr Mikrofon automatisch anpassen. OK klicken.
  3. Wenn Sie die Qualität an CD, Radio oder Telefon anpassen müssen, klicken Sie auf Qualität ändern, um das Dialogfeld Tonauswahl zu öffnen. Denken Sie daran, dass die Qualität die Dateigröße erhöht. Wenn die Dateigröße ein Problem darstellt, müssen Sie möglicherweise die Qualität nur geringfügig beeinträchtigen.
  4. Standardmäßig speichert PowerPoint den Kommentar zusammen mit der Präsentation. Um die Audiodatei in einer separaten WAV-Datei (im selben Ordner) zu speichern, aktivieren Sie Link Narrations In. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort der separaten WAV-Datei zu ändern. Gehen Sie dabei jedoch vorsichtig vor. Speichern Sie die beiden Dateien nur dann separat, wenn Sie einen guten Grund dafür haben. Wenn eine Audiodatei mehr als 50 MB groß ist, müssen Sie sie verknüpfen.
  5. Klicken Sie auf OK und starten Sie die Aufnahme. Während PowerPoint Ihre Präsentation anzeigt, erzählen Sie genau so, wie Sie die Nachricht abspielen möchten. Erzählen Sie jede Folie weiter, bis Sie fertig sind.
  6. Am Ende der Präsentation werden Sie in PowerPoint aufgefordert, die Timings für jede Folie zu speichern. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie nicht jede Folie genau richtig gemacht haben und mehr Übung benötigen.

Schritt fünf erwähnt verknüpfte Dateien. Wenn Sie dasselbe System zum Erstellen und Anzeigen der Präsentation verwenden, sind verknüpfte Dateien in Ordnung, aber nicht erforderlich. Verknüpfte Dateien sind eine gute Wahl, wenn die Audiodateien groß sind oder wenn Sie die Quelldatei ändern möchten. Standardmäßig verknüpft PowerPoint automatisch Audiodateien, die größer als 100 KB sind.

Um diese Einstellung zu ändern, wählen Sie im Menü "Extras" die Option "Optionen", klicken Sie auf die Registerkarte "Allgemein" und aktualisieren Sie die Option "Sounds mit Dateigröße größer als" verknüpfen. PowerPoint 2007-Benutzer finden diese Option, indem sie auf die Office-Schaltfläche klicken, auf die PowerPoint-Optionsschaltfläche (unten rechts) klicken und dann Erweitert auswählen. Die Option befindet sich im Abschnitt Speichern.

Verwenden Sie das Paket für CD (PowerPoint 2003) oder den Pack And Go-Assistenten (PowerPoint 2002), um sicherzustellen, dass Sie verknüpfte Dateien mit der Präsentation speichern. Namen können problematisch sein: Der Pfadname einer verknüpften Datei darf maximal 128 Zeichen lang sein.

Mehr Optionen

Narration ist nur eine Art der Neukodierung, die Sie in Betracht ziehen könnten. Wenn Sie es aufzeichnen können, können Sie es in Ihre Präsentation aufnehmen. Um eine einzelne Nachricht oder einen eindeutigen Ton aufzunehmen, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Filme und Ton und dann Ton aufnehmen. In PowerPoint 2007 befindet sich diese Option in der Dropdown-Liste der Option Sound in der Gruppe Medienclips auf der Registerkarte Einfügen.

Geben Sie im daraufhin in Abbildung D gezeigten Dialogfeld Ton aufnehmen eine Beschreibung und einen Namen ein. Klicken Sie auf Aufzeichnen, wenn Sie beginnen möchten. Klicken Sie auf Stopp, wenn Sie fertig sind. Verwenden Sie Play, um die neue Aufnahme anzuhören. Klicken Sie auf OK, um den Sound mit der Präsentation zu speichern. Oder klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang zu beenden und es erneut zu versuchen. Wenn Sie einen Sound speichern, wird er als Symbol angezeigt, das Sie an einer beliebigen Stelle in der Präsentation verwenden können. Mischen Sie diese Funktion mit den Aktionseinstellungen, um einen einzigartigen Effekt zu erzielen. Mach es einfach nicht zu viel!

Abbildung D.

Sie können Sounds in PowerPoint aufnehmen

Eine CD abspielen

Das Abspielen von Musik ist eine großartige Möglichkeit, eine Präsentation zu beginnen oder zu beenden. Die Musik muss jedoch keine Top-10-Melodie sein. Es muss nur angemessen sein. Zum Beispiel könnten Sie Mendelssohns Hochzeitsmarsch spielen, wenn es in Ihrer Präsentation um Catering-Empfänge geht. Oder angenehme Abendmusik könnte der richtige Weg sein. Es liegt wirklich an dir; Denken Sie einfach an Ihr Publikum. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Lied von einer CD aufzunehmen:

  1. Legen Sie die CD ein.
  2. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Filme und Ton. Wählen Sie dann Play CD Auto Track, um das Dialogfeld CD Audio einfügen zu öffnen. Wählen Sie in PowerPoint 2007 in der Dropdown-Liste der Option Sound die Option CD-Audiospur abspielen. Sie finden diese Option in der Gruppe Medienclips auf der Registerkarte Einfügen.
    • Mit den Feldern Start At Time und End At Time können Sie nur einen Teil einer Spur erfassen, anstatt die gesamte Spur zu verwenden.
    • Verwenden Sie die Taste Sound Volume, um die Lautstärke des Audios zu steuern.
    • Aktivieren Sie die Option Während der Wiedergabe ausblenden im Abschnitt Anzeigeoptionen, wenn das Audiosymbol nicht angezeigt werden soll, wenn die Musik nicht abgespielt wird.
  3. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind. Mit PowerPoint können Sie den Titel abspielen, indem Sie auf die Folie klicken oder sie anzeigen.

Wie andere Audiodateien zeigt Power Point auf der aktuellen Folie ein CD-Symbol an. Achten Sie nur darauf, dass Sie keine Urheberrechtsgesetze verletzen, wenn Sie die Musik eines anderen in Ihre Präsentation aufnehmen.

Ein Wort zur Animation

Sie können benutzerdefinierte Animationen verwenden, um Audiodateien zu steuern und Ihrer Präsentation eine einzigartige und kreative Dimension hinzuzufügen. Wählen Sie zunächst ein Sound-Symbol aus und zeigen Sie den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation an. PowerPoint bietet eine Vielzahl von Optionen und deaktiviert unangemessene Auswahlmöglichkeiten für den ausgewählten Clip.

Das Erstellen von benutzerdefinierten Animationen kann kompliziert sein und die Wahrheit ist, dass die meisten Präsentationen nicht so viel Energie benötigen. Die Funktion ist jedoch vorhanden, und Sie können genauso gut etwas darüber lernen. In PowerPoint 2007 gibt es eine ganze Registerkarte für Animationen. Klicken Sie in der Gruppe Animationen auf die Option Benutzerdefinierte Animationen, um benutzerdefinierte Effekte zu erstellen.

Design für Wirkung

Multimediadateien können jede Präsentation beleben, und Sound ist definitiv Teil dieser Mischung. Sie können eine geeignete Melodie oder den Jingle Ihres Unternehmens spielen. Mit einem Klick können Sie die neueste Radiowerbung Ihres Unternehmens für die Head Honchos abspielen. Egal, ob Sie ein neues Produkt aufstellen oder Fotos Ihres neuen Babys teilen, verwenden Sie den Ton, um die Stimmung einzustellen.

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