So erstellen Sie mit 365 Microsoft Forms ein schnelles und einfaches Online-Formular

Bild: iStock / vladwel

Sie benötigen keine Webdesign- oder Entwicklerkenntnisse, um mithilfe von Online-Formularen Informationen einzuholen. Der Prozess ist einfach, aber die meisten Leute wissen nicht, dass diese Optionen verfügbar sind. Wenn Sie ein Abonnement für Office 365 haben, können Sie Microsoft Forms ohne spezielle Kenntnisse einsetzen. Nach dem Erstellen des Formulars teilen Sie einfach einen Link. Über den Link können Empfänger dann über einen PC, einen Laptop oder sogar ein mobiles Gerät auf das Formular zugreifen. In diesem Artikel stelle ich Ihnen 365 Microsoft Forms vor.

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Ich verwende Edge und OneDrive for Business mit einem Office 365-Abonnement (2016) unter einem Windows 10-Betriebssystem (64-Bit). Es gibt keine herunterladbare Demonstrationsdatei. Wenn Sie kein 365-Abonnement haben, sollten Sie Google Text & Tabellen verwenden. In diesem Artikel finden Sie jedoch keine Anweisungen für Google Text & Tabellen.

Planung

Sie möchten mit einem guten Plan beginnen: Was sind Ihre Bedürfnisse? Welche Datentypen müssen Sie speichern? Wie möchten Sie Entscheidungen präsentieren? Dies sind Fragen, die Sie vorab beantworten möchten. In unserem Beispiel erstellen wir ein einfaches Formular, mit dem Empfänger freiwillige Stunden melden können. Sie werden die folgenden Fragen beantworten:

  • Nachname: Text
  • Vorname: Text
  • Datum der Freiwilligenarbeit: Datum
  • Beschreibung: Text
  • Kategorie: Option
  • Stunden: Text
  • Vollständig: ja / nein

Beachten Sie, dass Microsoft Forms eine einfache, eingeschränkte Funktion ist. Planen Sie also nichts zu Komplexes.

Erstellen

Das Erstellen eines Schnellformulars ist mit Microsoft Forms einfach, Sie benötigen jedoch ein Office 365-Konto. Verwenden Sie zunächst Ihren Browser, um unter http://forms.microsoft.com zu Microsoft Forms zu navigieren. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, müssen Sie sich mit Ihren Office 365-Anmeldeinformationen anmelden. Klicken Sie anschließend auf Meine Formulare ( Abbildung A ) und dann auf Neues Formular.

Abbildung A.

Klicken Sie auf Neues Formular, um ein leeres Formular zu öffnen.

Geben Sie dem Formular zunächst einen aussagekräftigen Namen mit bis zu 90 Zeichen, indem Sie auf das Formular ohne Titel klicken. Sie können auch einen Untertitel für das Formular eingeben, der bis zu 1.000 Zeichen enthalten kann. Durch Klicken auf + Frage hinzufügen ( Abbildung B ) werden die in Abbildung C gezeigten Optionen angezeigt. Wenn Sie auf Mehr klicken, werden zwei weitere Optionen angezeigt: Ranking und Likert. (Microsoft Forms verwendet den Begriff Frage anstelle von Kontrolle oder Feld, und ich werde diesem Beispiel folgen.)

Abbildung B.

Geben Sie dem Formular einen aussagekräftigen Namen.

Abbildung C.

Sie haben sechs Optionen für Fragetypen.

Klicken Sie auf Text und geben Sie eine Frage oder Beschreibung der Daten ein, die Benutzer eingeben sollen. Geben Sie in diesem Fall den Nachnamen ein (siehe Abbildung D) . Klicken Sie auf Erforderlich, um Benutzer zu zwingen, einen Wert für diese Frage einzugeben. Beachten Sie auch die Option Lange Antwort. Textfragen können bis zu 4.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) verarbeiten. Wenn Sie auf die lange Antwort klicken, wird die Antwortfrage erweitert, um die längeren Einträge anzuzeigen. Erstellen Sie eine zweite Textfrage für Vornamen. Klicken Sie anschließend auf Frage hinzufügen, um sowohl eine freiwillige als auch eine Beschreibungsfrage einzugeben.

Abbildung D.

Erstellen Sie die Nachname Frage.

Die nächste Frage hat Optionen. Klicken Sie wie zuvor auf Frage hinzufügen und dann auf Auswahl. Geben Sie die Kategorie ein und geben Sie dann die in Abbildung E gezeigten Optionen ein. Klicken Sie auf die Option Hinzufügen, um weitere hinzuzufügen.

Abbildung E.

Fügen Sie eine Frage hinzu, in der bestimmte Optionen aufgeführt sind.

Du bist fast fertig. Fügen Sie die Stundenfrage hinzu. Schließlich ist die vollständige Frage eine Ja / Nein-Frage. Microsoft Forms bietet keinen Ja / Nein-Typ an. Verwenden Sie daher den Auswahltyp.

Klicken Sie oben rechts auf Vorschau, um eine Vorschau des Formulars anzuzeigen. Abbildung F zeigt die einfache Form. Scrollen Sie nach unten, um alle Fragen und die Schaltfläche Senden anzuzeigen. Klicken Sie auf Mobil, um zu sehen, wie das Formular auf Mobilgeräten gerendert wird.

Abbildung F.

Vorschau des Formulars.

An dieser Stelle möchten Sie möglicherweise einige Änderungen vornehmen. Um eine Frage zu löschen, klicken Sie darauf und dann auf die Option Frage löschen (das Papierkorbsymbol). Rechts neben Frage löschen können Sie auf Frage nach oben oder Frage nach unten verschieben klicken, um Fragen neu zu ordnen. Klicken Sie auf Weitere Optionen (die Schaltfläche mit den Ellipsen in der unteren rechten Ecke), um auf zwei weitere Optionen zuzugreifen: Untertitel und Einschränkungen.

Verwenden Sie Untertitel, wenn Sie einen Bildschirmtipp anzeigen oder den Zweck der Frage näher erläutern möchten. Verwenden Sie Einschränkungen, um einige Grenzwerte für Eingabewerte festzulegen. Bearbeiten Sie beispielsweise die Stundenfrage, um etwas anderes als eine numerische Ziffer abzulehnen. Klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen Sie Einschränkungen. Dadurch wird eine neue Dropdown-Liste angezeigt. Nummer ist die Standardeinstellung. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die verschiedenen in Abbildung G gezeigten Einschränkungen anzuzeigen, die Sie anwenden können . Im weiteren Verlauf möchten Sie möglicherweise ein Thema hinzufügen, wie in Abbildung H dargestellt . Klicken Sie einfach auf Thema (oben rechts) und wählen Sie eine der vordefinierten Themenoptionen aus. (Themen sind auf Mobilgeräten nicht sichtbar.)

Abbildung G.

Beschränken Sie die Eingabe.

Abbildung H.

Fügen Sie ein Thema hinzu.

Teilen

Möglicherweise haben Sie die Registerkarte Antworten bemerkt. Wenn Sie darauf klicken (in der Entwurfsansicht), werden keine Antworten auf Ihr Online-Formular angezeigt. Das liegt daran, dass Sie es noch nicht geteilt haben. Klicken Sie zum Freigeben des Formulars auf Freigeben (oben rechts in der Vorschau).

Der Zweck Ihres Formulars bestimmt die Art der von Ihnen verwendeten Freigabeeinschränkungen. Bevor Sie das Formular freigeben, klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen Sie Einstellungen. Die Optionen sind selbsterklärend, aber Sie sollten wissen, wie Sie darauf zugreifen können. Sie können das Formular für andere Personen freigeben oder auf Personen in Ihrer Organisation beschränken. Sie können die Antworten auch zeitlich begrenzen. Mit der Option "Mischen" werden die Fragen für jeden Befragten nach dem Zufallsprinzip neu angeordnet.

Senden Sie in unserem Beispiel einen Link zum Formular in einer E-Mail an sich selbst. Sie können den Link in einen freigegebenen Bereich einfügen, einen QR-Code senden oder das Formular in ein Blog oder eine Webseite einbetten. Alle sind recht einfach zu implementieren. Klicken Sie zunächst auf Freigeben, um loszulegen. Standardmäßig können nur Personen in Ihrer Organisation Antworten auf Ihr Formular senden. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie Jeder mit dem Link kann antworten. Dies ist wahrscheinlich die am wenigsten sichere Freigabeoption. Stellen Sie daher sicher, dass Sie mit dieser Auswahl vertraut sind.

Klicken Sie auf E-Mail, um Outlook (oder Ihren Standard-E-Mail-Client) zu starten und die Aktion zu bestätigen. Microsoft Forms füllt das Thema und den Text aus. Sie können ändern, was Sie möchten, aber den Link nicht ändern. Empfänger eingeben; Wie Sie in Abbildung I sehen können, sende ich es mir selbst. Senden Sie den Link an sich selbst. Wenn es eintrifft, klicken Sie auf den Link, um als Befragter auf das Formular zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten eingeben, damit Sie die Antwort in Microsoft Forms (später) sehen können.

Abbildung I.

Senden Sie den Link zu Ihrem Formular in einer E-Mail-Nachricht.

Kürzen Sie den Link

Jetzt ist der Link lächerlich lang und das kann den Empfängern Probleme bereiten. Sie können den Link auf zwei Arten verbessern. Sie können den langen Link in Klammern setzen. Selbst wenn der Link im E-Mail-Fenster eingeschlossen wird, erkennt ein Klick den gesamten Link. Es ist zuverlässig, aber es wird nicht immer funktionieren. Sie können stattdessen TinyURL verwenden, um einen viel kürzeren Link zu erstellen. Anstatt wie zuvor auf Mail zu klicken, klicken Sie auf Link und dann auf Kopieren. Besuchen Sie anschließend tinyurl.com, klicken Sie auf Geben Sie eine lange URL ein, um ein winziges Steuerelement zu erstellen, drücken Sie Strg + v und klicken Sie auf Make TinyURL! Taste. Klicken Sie dann auf In Zwischenablage kopieren, kehren Sie zu Outlook zurück und fügen Sie den neuen Link ein. Es klingt verworren, aber es ist einfach.

Nachdem Sie das Formular ein wenig getestet haben, möchten Sie möglicherweise Änderungen vornehmen. Zum Beispiel habe ich eine neue Kategorie, Arbeitsdetails und eine neue Option "Projekt abgeschlossen" hinzugefügt, "Fortlaufend". Um Änderungen vorzunehmen, melden Sie sich bei Microsoft Forms an und öffnen Sie das Formular "Volunteer Hours". In der Formularvorschau können Sie beliebige Änderungen vornehmen und mit dem Formular wie zuvor arbeiten.

Antworten verwenden

Um Antworten anzuzeigen, kehren Sie zu Microsoft Forms zurück und öffnen Sie die Freiwilligenformulare. Klicken Sie auf die Registerkarte Antworten. Abbildung J zeigt eine Antwort. Klicken Sie auf den Link In Excel öffnen, um die Daten als Excel-Datei herunterzuladen und die über Ihr Online-Formular gesammelten Daten zu analysieren und zu melden.

Abbildung J.

Sie können Antworten anzeigen und als Excel-Datei herunterladen.

Einpacken

Zum Guten oder Schlechten müssen Sie ein 365-Abonnent sein, um Microsoft Forms verwenden zu können. Sie sind extrem einfach zu erstellen und zu teilen, aber es hat seinen Preis. Die Fragenoptionen sind begrenzt und Sie können den Prozess nicht weiter mithilfe von Code oder Skript automatisieren. Auf der positiven Seite können Sie mit wenig Aufwand und Zeit ein Dateneingabeformular, eine Umfrage oder sogar ein Quiz erstellen, in dem die richtige Antwort angezeigt wird, nachdem der Befragte fertig ist. Sie benötigen auch keine spezielle Schulung, um diese nette Funktion in Angriff zu nehmen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden, denn in den nächsten Monaten werden wir uns weitere Online-Formularoptionen ansehen.

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