Zeigen Sie bedingte Daten in einem Zugriffsbericht an

Das Umwandeln von Daten in Informationen mag die wichtigste Aufgabe beim Erstellen eines Berichts sein, aber ein wirklich guter Bericht geht noch einen Schritt weiter. Der umfassendste Bericht bietet alles, was der Leser benötigt.

Angenommen, Sie generieren einen Verkaufsbericht ähnlich dem Top-Ten-Bericht in Northwind (der mit Access gelieferten Beispieldatenbank). Der Bericht ist zwar gut, aber nehmen wir an, Sie wissen, dass Ihr Manager Kunden mit einem Umsatz von mehr als 10.000 US-Dollar anruft, um sich für ihr Geschäft zu bedanken. Jetzt wissen Sie, dass Ihr Manager die Telefonnummern des Kunden irgendwo hat, aber es wäre hilfreich, diese Telefonnummern beim Lesen des Berichts direkt zur Hand zu haben, nicht wahr?

Der erste Schritt zur Verbesserung dieses Berichts besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten (die Telefonnummer des Kunden) dem Bericht über die zugrunde liegende Datenquelle zur Verfügung stehen. Im Fall des Top-Ten-Berichts würden Sie das Telefonfeld (Geschäftstelefon) zur Abfrage der Top-Ten-Bestellungen nach Verkaufsbetrag hinzufügen. (Stellen Sie sicher, dass Sie die Abfrage speichern und schließen, wenn Sie fertig sind.)

Fügen Sie als Nächstes das Feld Geschäftstelefon zum Top-Ten-Bericht hinzu. Ziehen Sie mit dem Bericht in der Entwurfsansicht das Feld aus der Feldliste. Klicken Sie in Access 2003 in der Symbolleiste für das Berichtsdesign auf Feldliste. Klicken Sie in späteren Versionen auf die Registerkarte Design (kontextsensitiv) und dann in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen. Ziehen Sie als Nächstes einfach das Feld Geschäftstelefon aus der Feldliste in den Bericht.

Im Bericht wird die Telefonnummer für jeden Kunden im Bericht angezeigt. Durch die Anzeige unnötiger Telefonnummern - die für Kunden, die die Manager nicht anrufen - werden zusätzliche Daten angezeigt, die der Leser durchlaufen muss, um das zu erhalten, was er wirklich benötigt. Glücklicherweise macht die bedingte Formatierung von Access 2010 eine solche Aufgabe einfach.

Bevor Sie jedoch eine bedingte Formatierung anwenden können, müssen Sie das SaleAmount-Steuerelement umbenennen. Das bedingte Format basiert auf einem Ausdruck, der auf SaleAmount verweist, und Access kann keine Ausdrücke in Formularen und Berichten auswerten, wenn der Name des Steuerelements und das zugrunde liegende Feld identisch sind. Access weiß nicht, ob sich der Ausdruck auf das Steuerelement oder das zugrunde liegende Feld bezieht. Diese Grundregel gilt für alle Berichts- (und Formular-) Ausdrücke - jedes Mal, wenn Sie einem Bericht (oder Formular) Ausdrücke hinzufügen. Sie müssen die Steuerelemente umbenennen, auf die der Ausdruck verweist. In diesem Fall bedeutet dies, dass Sie SaleAmount in txtSaleAmount umbenennen müssen. (Sie können das Steuerelement fast nach Belieben umbenennen, aber das Hinzufügen des txt-Präfix ist einfach und folgt den Richtlinien der Standard-Namenskonvention.)

Wenden Sie nach dem Umbenennen des Steuerelements die bedingte Formatierung wie folgt an:

  1. Wählen Sie mit dem Bericht in der Entwurfsansicht das Business Phone-Steuerelement aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format (Kontext) in der Gruppe Steuerformatierung auf Bedingte Formatierung. Wählen Sie in Access 2003 im Menü Format die Option Bedingte Formatierung.
  3. Klicken Sie auf Neue Regel. (Überspringen Sie diesen Schritt in Access 2003.)
  4. Die Standardeinstellung "Regeltyp auswählen" lautet "Werte im aktuellen Datensatz prüfen" oder "Ausdruck verwenden". Das ist es, was Sie wollen, also ändern Sie diese Einstellung nicht. (Diese Option wird in Access 2003 nicht angezeigt.)
  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Nur Zellen formatieren die Option Ausdruck ist aus. (Klicken Sie in Access 2003 auf die Dropdown-Liste Bedingung 1).
  6. Geben Sie den Bedingungsausdruck txtSaleAmount> = 10000 ein.
  7. Geben Sie nun das Format an. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Schriftfarbe (unter dem Ausdruckssteuerelement), um die Palette anzuzeigen. Wählen Sie Rot und klicken Sie auf OK.
  8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5.
  9. Geben Sie den Ausdruck txtSaleAmount <10000 ein. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Schriftfarbe, wählen Sie Weiß und klicken Sie auf OK. |
  10. Klicken Sie erneut auf OK. In den bedingten Formaten werden Telefonnummern für Kunden mit hohem Umsatz rot angezeigt. Der Bericht zeigt keine Telefonnummern für die anderen Kunden an.

Die besten Berichte sind mehr als nur formatierte Daten. Das Anzeigen von Daten unter bestimmten Bedingungen ist eine recht einfache Technik - es könnte die eigentliche Herausforderung sein, sie anzuwenden.

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