10 Power-Tricks zur Verwendung von Word-Feldschaltern

Obwohl die integrierten Funktionen von Word erstaunlich sind, gibt es nicht für alles ein Format. Und wenn diese integrierten Funktionen nicht ausreichen, können Sie sich auch Makros zuwenden. Wenn Sie jedoch versuchen, eine komplexe Formatierung zu erreichen, sollten Sie stattdessen Felder berücksichtigen. Wortfelder sind extrem leistungsfähig und wenn Sie sie mit Schaltern kombinieren, können Sie fast alles damit machen. Ich werde die Schalter vorstellen, auf die ich mich am meisten verlasse, um einzigartige Formatierungsanforderungen zu lösen.

In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie Word-Felder verstehen - wie Sie sie einfügen, wie Sie auf sie verweisen und wie Sie sie aktualisieren. Wenn nicht, hier ein Crashkurs:

Sie können Felder im Dialogfeld Feld eingeben. Wählen Sie in Word 2003 im Menü Einfügen die Option Feld. Klicken Sie in Word 2007 und 2010 auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie Feld aus der Dropdown-Liste Quick Parts in der Gruppe Text. Ich finde es einfacher, Feldausdrücke manuell einzufügen. In den Beispielen, die wir uns ansehen werden, geben Sie einfach den Text ein (z. B. PAGE \ * Cardtext ) und konvertieren Sie ihn in ein Feld, indem Sie den Text auswählen und Strg + F9 drücken. Viele der Beispiele kombinieren Felder. Wenn dies der Fall ist, konvertieren Sie jedes Feld einzeln. Wählen Sie dann den gesamten Ausdruck aus und konvertieren Sie ihn.

Darüber hinaus beziehen sich viele der Ausdrücke auf ein Textfeld (z. B. # 1). Um ein solches Feld zu benennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie Eigenschaften und geben Sie den Namen in das Textfeld Lesezeichen ein. Diese benannten Felder sind in den Beispielen leicht zu erkennen, da sie alle mit dem Präfix tf beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Option Beim Beenden berechnen klicken, wenn Sie diese Technik zum Aktualisieren von Feldausdrücken verwenden.

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1: 0 in einem berechneten Feld unterdrücken

Wenn Sie in einer Word-Form ein wenig rechnen müssen, können Sie ein berechnetes Feld verwenden. Trotz seiner Einschränkungen ist die Funktion leistungsstark und einfach zu implementieren. Wenn die integrierten Formate für die Anzeige der berechneten Ergebnisse nicht ausreichen, verwenden Sie den Schalter \ #. Beispielsweise unterdrückt der in Abbildung A gezeigte Schalter 0 in einem berechneten Feld. Abbildung B zeigt die Ergebnisse der Verwendung dieses Schalters. Wenn das Ergebnis der Berechnung 0 ist, wird im Feld überhaupt nichts angezeigt. Tatsächlich zeigt dieser spezielle Formatierungsschalter auch keine negative Zahl an.

Abbildung A.

Dieser Formatierungsschalter unterdrückt den Wert 0.

Abbildung B.

Item Total ist ein berechnetes Feld, in dem dank eines Formatierungsschalters keine 0 angezeigt wird.

2: Zahlen buchstabieren

Der Schalter \ * Cardtext gibt Werte an. Für mich ist die häufigste Verwendung für diesen Schalter die Seitennummerierung. Abbildung C zeigt ein typisches Seitennummerierungsschema in einem Dokumentkopf. Word kombiniert zwei Felder und Text, um diese Anordnung zu erfüllen:
 Seite {SEITE} von {NUMPAGES} 

Abbildung C.

Diese Kombination aus normalem Text und Feldern schafft ein nützliches Seitennummerierungsschema, das für fast jedes Dokument geeignet ist.
Die Textkomponenten Page und of sind regulärer Text. Das Feld {PAGE} gibt die aktuelle Seitenzahl zurück und {NUMPAGES} gibt die Anzahl der Gesamtseiten zurück. Fügen Sie den Schalter \ * Cardtext wie folgt zu einem oder beiden Feldern hinzu, um die aktuelle und die Gesamtseitenzahl als Wörter anstelle von Ziffern anzuzeigen ( Abbildung D ):
 Seite {PAGE \ * Cardtext} von {NUMPAGES \ * Cardtext} 

Abbildung D.

Durch Hinzufügen des \ * Cardtext-Schalters werden Wörter anstelle von Ziffern angezeigt.
Was Sie in Abbildung D sehen, ist je nach Ihren Anforderungen möglicherweise nicht fertig. Wenn Sie beispielsweise den Schalter \ * Caps hinzufügen, werden die konvertierten Wortwerte gezwungen, die richtige Groß- und Kleinschreibung zu verwenden, wie in Abbildung E dargestellt .
 Seite {SEITE \ * Cardtext \ * Caps} von {NUMPAGES \ * Cardtext \ * Caps} 

Abbildung E.

Ein zweiter Schalter zeigt die Seitenzahlen, jetzt Wörter, im richtigen Fall an.

3: Datumsangaben formatieren

Das Anzeigen von Datumsangaben ist eine häufige Aufgabe. Oft geben Sie das Datum nur manuell ein. Das Datumsfeld zeigt das aktuelle Datum an und ist nützlich für Vorlagen und andere automatisierte Prozesse. Es gibt eine Reihe von Formatierungsschaltern, mit denen Sie die Ergebnisse steuern können. Das Datum in Abbildung F ist beispielsweise das Ergebnis des folgenden Felds und Formatierungsschalters:
 {DATE \ @ "TTTT, MMMM TT, JJJJ"} 

Abbildung F.

Ein Formatierungsschalter zeigt dieses lange Datumsformat anstelle des Standardformats MM / TT / JJ an.
In Tabelle A werden die Datumsformatcodes angezeigt. Sie müssen ein Großbuchstaben M verwenden, da das Kleinbuchstaben m Minutenformate bezeichnet. Verwenden Sie Kommas oder andere geeignete Satzzeichen, um Komponenten zu trennen.

Tabelle A.

Code

Ergebnis

d Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null für einstellige Tage an
dd Zeigt den Tag als Zahl an, mit einer führenden Null für einstellige Tage
ddd Zeigt den Tag als dreistellige Abkürzung an
dddd Zeigt den Tag mit seinem vollständigen Namen an
M. Zeigt den Monat als Zahl an, ohne führende Null für einstellige Monate
MM Zeigt den Monat als Zahl an, mit einer führenden Null für einstellige Monate
MMM Zeigt den Monat als dreistellige Abkürzung an
MMMM Zeigt den Monat mit seinem vollständigen Namen an
yy Zeigt das Jahr zweistellig an, mit einer führenden Null für einstellige Jahre
JJJJ Zeigt die vier Ziffern eines Jahres an

4: Konvertieren von Text in Groß- und Kleinschreibung

Manchmal haben Schalter nicht den gewünschten Effekt und die Fehlerbehebung ist schwieriger als es sich lohnt. Das Hinzufügen des Schalters \ * Caps zum Konvertieren einer Zeichenfolge in Groß- und Kleinschreibung in eine Groß- und Kleinschreibung funktioniert beispielsweise nicht immer. Abbildung G zeigt ein Beispiel, in dem dieser Schalter allein den Job einfach nicht erledigen konnte.

Abbildung G.

Der Schalter \ * Caps kann nicht alle Zeichen in dieser Zeichenfolge konvertieren.

Natürlich ist dieses Beispiel etwas extrem, aber wenn Sie nicht die Kontrolle über die Originaldaten haben, sollten Sie alle Vorsichtsmaßnahmen treffen. Wenn Sie unbekannte Groß- und Kleinschreibung mit \ * Caps oder \ * FirstCap konvertieren, konvertieren Sie die Zeichenfolge zuerst wie folgt in alle Kleinbuchstaben:

 {tfTitle \ * lower \ * Caps} 

Diese Kombination konvertiert zuerst die Zeichenfolge in Kleinbuchstaben. Dann funktioniert der Schalter \ * Caps konsistent.

5: Dollarbeträge buchstabieren

Wenn Sie in einer Notlage sind, ist der \ * Dollartext-Schalter vielleicht genau das, was Sie brauchen, aber er ist alles andere als perfekt. Dieser Schalter wertet einen Wert aus und gibt fast dieselbe Textart zurück, die Sie auf einen Scheck geschrieben haben. Werfen wir einen kurzen Blick auf diesen Schalter und betrachten dann seine Einschränkungen. Sie können entscheiden, ob es nah genug für Ihre Bedürfnisse ist. Abbildung H zeigt den folgenden Ausdruck, der den Wert 133, 98 bewertet:
 {tfValue1 \ * Dollartext \ * FirstCap} 

Abbildung H.

Der Schalter \ * Dollartext wertet einen Wert als Dollar- und Centbetrag aus.

Durch Hinzufügen des Schalters \ * FirstCap wird das erste Wort mit einem Großbuchstaben gestartet. Es gibt nur eine wirkliche Einschränkung und das ist das Fehlen des Wortes Dollar . Es ist ein kleines Detail und ehrlich gesagt etwas, ohne das man wahrscheinlich leben kann.

6: Formatieren von Postleitzahlen

Wenn Sie Adressdaten zusammenführen, ist wahrscheinlich ein kleines Problem aufgetreten. Einige Postleitzahlen sind neunstellig und einige nur fünf. Keines der beiden Formate ist obligatorisch, daher haben Sie häufig eine Mischung aus beiden im selben Datensatz. Ein paar Schalter für das Zahlenformat können dies mithilfe des folgenden Feldausdrucks recht ordentlich erledigen:

 {IF {tfZIPCode}> 99999 {tfZIPCode \ # "00000 '-' 0000"} {tfZIPCode \ # "00000"} 

Dieser Ausdruck verwendet Schalter, um einen Postleitzahlwert zu formatieren: 12345-1234 oder 12345. Solange der ursprüngliche ZIP-Wert nur aus Ziffern besteht, funktioniert dieser einfache Ausdruck einwandfrei. Es gibt einen Fehler: Sie müssen vor dem Formatieren überprüfen, ob der Wert neun oder nur fünf Stellen hat. Wenn ein Dateneingabefehler auftritt, z. B. eine Postleitzahl mit acht statt neun Ziffern, wird dieser Ausdruck durch Einfügen einer führenden Null berücksichtigt. Es wäre wahrscheinlich einfacher, eine validierende UDF anzuhängen, als einen Feldausdruck zu erstellen, der diese Möglichkeit handhabt.

7: Hinzufügen von Text

Abhängig von den Umständen benötigen Sie keinen Schalter, um Text hinzuzufügen. Der folgende Feldausdruck zeigt beispielsweise den Text Das Ende auf der letzten Seite eines Dokuments an, ohne dass ein spezieller Schalter erforderlich ist:

 {IF {PAGE} <{NUMPAGES} {PAGE} "Das Ende" 
Es gibt zwar kein explizites Schaltzeichen für Text, aber es ist gut zu wissen, dass Sie Text auf folgende Weise hinzufügen können: Fügen Sie einfach die begrenzte Zeichenfolge zum numerischen Format hinzu, wie in Abbildung I dargestellt . Der folgende Ausdruck würde beispielsweise eine Umsatzsteuer von 6% anzeigen und als Steuer bezeichnen:
 {tfSubtotal * .06 \ # "$ #. 00 'tax'"} 

Abbildung I.

Sie können einem numerischen Format Text hinzufügen.

Die Verwendungsregel ist einfach: Fügen Sie die Zeichenfolge in Apostrophzeichen in Anführungszeichen des Formats ein.

8: Ordnungswerte anzeigen

Sie können einen Ordnungswert mit dem Ordnungsschalter \ * anzeigen, mit einer geringfügigen Einschränkung: Es wird kein hochgestellter Wert verwendet. Es ist eine kleine Sache und wird für die meisten wahrscheinlich keine Rolle spielen. Die Kombination der Datumsfelder zeigt ein langes Datum an (siehe Abbildung J), wobei \ * Ordinal zum Formatieren des Monats verwendet wird:
 {DATE \ @ "dddd ', the'"} {CREATEDATE \ @ "d" \ * Ordinal} {DATE \ @ "'von' MMMM, yyyy"} 

Abbildung J.

Verwenden Sie den Schalter \ * Ordinal, um Ordnungszahlen ohne das hochgestellte Format anzuzeigen.

Beachten Sie die Verwendung der Textschalter (Nr. 7) zum Erstellen der vollständigen Zeichenfolge.

9: Anzeigen von Text-Ordnungswerten

Abbildung K zeigt ein ähnliches Ergebnis wie Abbildung J in Nr. 8, jedoch mit einem geringfügigen Unterschied. Die Ordnungszahl wird als Textwert angezeigt. Alles ist gleich, außer dass ich den \ * Ordinal-Schalter wie folgt durch \ * OrdText ersetzt habe:
 {DATE \ @ "dddd ', the'"} {DATE \ @ "d" \ * OrdText} {DATE \ @ "'von' MMMM, yyyy"} 

Abbildung K.

Der Schalter \ * Ordtext zeigt einen Text-Ordnungswert an.

10: Anzeigen alphabetischer Seitenzahlen

Es ist nicht ungewöhnlich, Teile komplexer Dokumente zu finden, die alphabetisch statt numerisch nummeriert sind. Mit den Schaltern \ * alphabetisch und \ * ALPHABETISCH können Sie diese Anforderung schnell ausschalten. Abbildung L zeigt das Ergebnis des folgenden einfachen Feldausdrucks in der Kopfzeile eines Dokuments:
 {SEITE \ * alphabetisch} 

Abbildung L.

Sie können Seiten alphabetisch nummerieren - es ist nicht so seltsam, wie es sich anhört.

Verwenden Sie \ * ALPHABETIC, um Großbuchstaben zurückzugeben. Oder verwenden Sie eine Kombination aus \ * alphabetisch und \ * FirstCap, um nur den ersten Buchstaben in Großbuchstaben zu schreiben.

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