Was ist neu in OneDrive for Business?

Video: Verwenden von OneDrive Files On-Demand unter Windows 10 Eine schrittweise Anleitung, um das Upgrade von Microsoft auf seinen Cloud-Speicherdienst optimal zu nutzen.

OneDrive ist zu einem wichtigen Bestandteil der Arbeitsabläufe vieler Benutzer geworden, und Microsoft hat daran gearbeitet, es im Web, unter Windows und auf anderen Plattformen zu verbessern. Manchmal ist das ärgerlich, wie ein neues Dialogfeld zum Speichern von Dateien in Word, das versucht, Benutzer zu zwingen, Dateien in OneDrive abzulegen, aber auf das Stammverzeichnis ihrer Dateien zeigt und nicht auf die Ordner, die sie am häufigsten verwenden. Aber meistens sind es hilfreiche Funktionen und mehr Admin-Tools.

Intelligenter synchronisieren

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Der vielleicht größte Neuzugang ist die Unterstützung der Files on Demand-Funktion unter macOS Mojave und höher. Wenn Sie einen Mac verwenden, ist der Zugriff auf OneDrive ohne Synchronisierung aller Inhalte ein willkommenes Update, insbesondere wenn Sie einen älteren Mac mit einer kleinen SSD verwenden, bei dem das Kopieren eines gesamten OneDrive problematisch gewesen sein könnte. Sobald Files on Demand aktiviert wurde, können Sie Remote-Dateien so anzeigen, als wären sie Teil des macOS-Dateisystems (auch wenn Sie nicht online sind). Aktuelle Dateien sind automatisch offline verfügbar, und Sie können bestimmte Dateien auswählen, die immer verfügbar sind .

Microsoft hat Files on Demand im Rahmen der Desktop-Erfahrung auf Windows Server 2019 erweitert. Wenn Sie VDI verwenden, bedeutet dies, dass Benutzer, die auf Windows Server gehostet werden, Zugriff auf ihre OneDrive-Dateien erhalten und Administratoren wichtige Dateien und Tools auch zwischen Computern austauschen können.

Files on Demand wird von Storage Sense auf Windows-PCs verwaltet, was beim Bereinigen von Dateien aggressiver sein kann, als Sie vielleicht möchten. Microsoft bietet jetzt eine Reihe von Gruppenrichtlinien an, die steuern, wie in der Cloud gespeicherte Dateien auf PCs entfernt werden, sodass Sie sich nicht in einem Flugzeug mitten im Atlantik befinden und nicht auf eine Datei zugreifen können, von der Sie erwartet hatten, dass sie verfügbar ist. Administratoren können jetzt auch Team-Site-Bibliotheken festlegen, die automatisch über OneDrive synchronisiert werden sollen (sie werden in der Liste der freigegebenen Bibliotheken angezeigt): Verwenden Sie die Option "Team-Site-Bibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren". Gruppenrichtlinie (und denken Sie daran, dass dies für lokale SharePoint-Websites nicht funktioniert).

Die differenzielle Synchronisierung funktioniert jetzt mit allen Arten von Dateien, nicht nur mit Office-Dokumenten. Wenn Sie also eine kleine Änderung an einer großen Videodatei vornehmen, muss die gesamte Datei nicht erneut hochgeladen werden. Wenn Ihr Laptop mit Akku betrieben wird, wird die OneDrive-Synchronisierung angehalten. Dies bedeutet jedoch, dass keine neuen Dateien hochgeladen werden und keine Online-Dateien verfügbar sind. Das ist unpraktisch und wird sich wieder ändern. In der Zwischenzeit können Sie in den OneDrive-Einstellungen auf Ihrem PC auswählen, was angehalten werden soll und was weiter funktioniert, wenn Sie im Akkubetrieb sind. Sie erhalten auch Warnungen, wenn Dateien nicht hochgeladen wurden, bevor Sie Ihren PC herunterfahren.

Der OneDrive-Synchronisierungsclient enthält außerdem neue Warnungen, die Ihnen helfen, zu verstehen, warum eine Datei nicht synchronisiert wird. Der erste behandelt Dateinamen, die auf Ihrem PC funktionieren, in OneDrive oder SharePoint jedoch nicht zulässig sind. Wenn Sie mehr als 200 OneDrive- oder Team Site-Dateien von Ihrem Gerät löschen, werden Sie vom Synchronisierungsclient aufgefordert, dies zu bestätigen, falls es sich um einen Unfall handelt. Wenn Sie häufig eine große Anzahl von Dateien löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dateien immer entfernen", um zukünftige Warnungen zu überspringen. Wenn eine ungewöhnlich große Anzahl von Dateien von Ihrem OneDrive gelöscht wird, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Papierkorb, falls Malware Ihre Dateien entfernt. Sie können diese Nachrichten jedoch auch dann deaktivieren, wenn Sie entfernen routinemäßig Dateien.

Teilen aber mit Sicherheit

Neben der Synchronisierung besteht der große Vorteil von Cloud-Speicher wie OneDrive darin, dass die gemeinsame Nutzung von Dateien vereinfacht wird - insbesondere bei großen Dateien in speziellen Dateiformaten wie CAD-Dateien und anderen komplexen Abbildungen, für die eigene Viewer (oder die teure Originalsoftware) erforderlich sind. Das Web-Front-End von OneDrive löst dieses Problem mit den integrierten Vorschau-Tools, mit denen Dateien überall angezeigt und an Kollegen weitergegeben werden können. Sie müssen die Software nicht installiert haben oder Ihren Browser verlassen. Microsoft fügt seinem Vorschau-Tool regelmäßig neue Dateiformate hinzu, und die neuesten Versionen unterstützen AutoCAD und 360-Grad-Bilder. Bei diesen Dateien handelt es sich in der Regel um große Dateien. Durch das direkte Rendern in OneDrive werden die Bandbreitenanforderungen auf ein Minimum reduziert und sichergestellt, dass Sie den Festplattenspeicher nicht mit Kopien von Dateien füllen, die Sie nur ansehen möchten.

Die Vorschau-Tools von OneDrive gehen weit über das Anzeigen von Dateien hinaus. Jetzt bieten sie auch grundlegende Bearbeitungsfunktionen, mit denen Sie Dateien Kommentare hinzufügen und sogar PDFs mit Anmerkungen versehen können. Es ist oft einfacher, einen Kommentar inline als in einer E-Mail zu erklären, und diese Funktion hält alles in einem Workflow zum Anzeigen von Dateien. Office unterstützt jetzt @ Erwähnungen und benachrichtigt Benutzer, wenn sie in einem auf OneDrive gespeicherten Office-Dokument erwähnt werden. Benachrichtigungen werden per E-Mail mit dem entsprechenden Abschnitt einer Datei gesendet. Sie erhalten auch einen Link zu OneDrive, über den Sie das Dokument herunterladen oder bearbeiten können.

Administratoren können bereits OneDrive-Freigabelinks festlegen, die jeder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen (bis zu 720) öffnen kann. Wenn Sie dies für jede Teamwebsite anpassen möchten, können Sie dies jetzt über die SharePoint Online-Verwaltungsshell tun (diese wird bald im SharePoint-Verwaltungsportal verfügbar sein). Wenn Sie jedoch mehr Sicherheitskontrollen für die Freigabe von OneDrive festlegen und gleichzeitig die Freigabe vereinfachen möchten, können Sie dies mit Azure AD B2B tun.

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Dies ist die neue Version von AD Federation und ermöglicht Ihnen die Verbindung zu Partnern, Lieferanten, Auftragnehmern und anderen Organisationen in Ihrer Lieferkette. Die Personen, mit denen Ihre Mitarbeiter zusammenarbeiten, erhalten ein Gastkonto in Azure AD. Sie können sich damit anmelden und alle für sie freigegebenen Inhalte anzeigen. Mitarbeiter können ihnen jedoch auch Freigabelinks mit einem Einmalkennwort senden, selbst wenn sie nicht über das normalerweise erforderliche Microsoft-Konto verfügen.

Dies unterscheidet sich von den neuen kennwortgeschützten Links, bei denen Sie ein benutzerdefiniertes Kennwort festlegen und eine Datei markieren können, die für jeden freigegeben werden soll, der über die URL verfügt. Auf diese Weise können Sie auch dann nur Personen angeben, die Sie angegeben haben, wenn der Link weiter verbreitet ist als erwartet das Passwort, um Zugriff zu erhalten. OTP Secure Links dienen zum Teilen mit bestimmten Personen, und Sie können sogar MFA erzwingen.

Mit AAD B2B können Benutzer nicht nur Dateien für externe Kollegen freigeben, sondern diese auch mit ihrem eigenen OneDrive synchronisieren. Dies bedeutet, dass sie in ihren normalen Windows-Anwendungen wie ihren eigenen OneDrive-Dateien bearbeitet werden können. Dadurch wird das Hin und Her in E-Mails gespeichert, in denen versucht wird, die freigegebene Datei zu finden.

Kommt bald

Die Updates für OneDrive vom Oktober 2019 bieten einige nützliche Optionen für Administratoren. Bisher mussten sich die Ordner auf demselben Volume wie der OneDrive-Ordner befinden, um bekannte Ordner wie Dokumente nach OneDrive zu verschieben, damit sie nicht nur lokal gespeichert werden. Jetzt können sie sich auf verschiedenen Volumes befinden. Anstatt den OneDrive-Synchronisierungsclient für jedes Benutzerkonto zu installieren, können Administratoren festlegen, dass er im Verzeichnis "Programme" (x86) installiert wird. Dies ist einfacher für Mehrbenutzersysteme wie Schulcomputer oder VDI (und den neuen Windows Virtual Desktop-Dienst) oder wenn Sie EXE-Dateien blockieren, die über das Benutzerprofil ausgeführt werden.

Der neue OneDrive-Synchronisierungsclient pro Maschine kann von alten Synchronisierungsversionen (GROOVE.EXE) aktualisiert und vorhandene Benutzersysteme konvertiert werden (dies wird in Zukunft der bevorzugte Client sein). Anfang 2020 wird OneDrive endlich in der Lage sein, OneNote-Dateien als Teil einer bekannten Ordnerverschiebung zu migrieren. Bisher mussten sie auf dem Desktop bleiben und über das OneNote-eigene Synchronisierungstool mit OneDrive synchronisiert werden.

In der Shared With Me-Ansicht von OneDrive ist seit langer Zeit ein Fehler aufgetreten. Wenn Sie viele Dateien und Ordner für sich freigegeben haben, können Sie nur die ersten Links sehen. Durch Klicken wird eine leere Liste angezeigt. Mit der Liste "Für später speichern" im nächsten Jahr können Sie Ihre eigenen Dateien und mit Ihnen freigegebenen Dateien als praktische Referenz mit einem Lesezeichen versehen (und hoffentlich auch den Fehler beheben). Und wenn Sie nicht über die Datei verfügen, die Sie benötigen, können Sie die Benutzer endlich bitten, die Datei in Ihr eigenes OneDrive zu kopieren, indem Sie ihnen einen Link nur zum Hochladen senden.

Automated transcription services will be available in 2020 for video and audio files in OneDrive, using the same AI technology available in Microsoft Stream.

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Automatisierte Transkriptionsdienste werden 2020 für Video- und Audiodateien in OneDrive verfügbar sein, wobei dieselbe in Microsoft Stream verfügbare KI-Technologie verwendet wird.

Bild: Microsoft

Später, im zweiten Quartal 2020, erhält OneDrive eine wirklich leistungsstarke neue Funktion: Speichern Sie eine Audio- oder Videodatei in OneDrive, und Sie erhalten eine automatische Abschrift davon (mit demselben Dienst, der die Spracherkennung verwendet, um Abschriften für den Stream-Videodienst zu erstellen ). Wir wissen noch nicht genau, mit welchen Dateiformaten es funktionieren wird (hoffentlich enthält es Aufzeichnungen in OneNote), und das Transkript ist zunächst nur online im OneDrive-Viewer verfügbar - und wie alle automatisierten Transkripte möglicherweise nicht perfekt, besonders wenn einer der Lautsprecher einen starken Akzent hat. OneDrive kann bereits Bilder markieren und Text darin durchsuchbar machen. Die Möglichkeit, Audio und Video in Text umzuwandeln, den Sie suchen oder lesen können, ist ein hervorragender Grund, diese Dateien in OneDrive und nicht anderswo zu speichern.

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