Verwenden Sie einen temporären Standardwert, um die Dateneingabe in Access zu optimieren

Es gibt viele Möglichkeiten, die Dateneingabe zu reduzieren, aber hier ist eine, die Sie möglicherweise nicht in Betracht gezogen haben - die Eingabe temporärer Standardwerte. Dadurch werden Tastenanschläge reduziert, wenn Datensätze denselben Wert wie dieselbe Postleitzahl, dieselbe Stadt, denselben Kunden usw. haben, sich dieser gemeinsame Wert jedoch von Zeit zu Zeit ändert.

Diese Situation entsteht wahrscheinlich mehr als Sie denken. Angenommen, ein Dateneingabebetreiber gibt Bestellungen ein, die von Vertriebsmitarbeitern verarbeitet werden, die bestimmte Postleitzahlen, Städte oder Regionen unterstützen. Der Dateneingabebetreiber weiß, dass jede Bestellung in einem bestimmten Stapel dieselbe Postleitzahl, Stadt usw. hat. Oder Ihr Dateneingabebetreiber erhält möglicherweise Stapel von Arbeitsauftragsformularen von Servicemanagern, die nur ein Unternehmen bedienen. In diesem Fall hat jedes Formular auf dem Stapel den gleichen Kundennutzen.

Wenn ein Dateneingabeoperator mehrere Datensätze mit demselben Wert nacheinander eingibt, können Sie die Dateneingabe nur geringfügig vereinfachen, indem Sie diesen zugehörigen Wert vorübergehend zum Standardwert für dieses Feld machen. Auf diese Weise muss der Bediener den Wert nicht für jeden neuen Datensatz erneut eingeben - er ist bereits vorhanden!

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Das Einrichten dieser Lösung ist einfacher als Sie vielleicht denken - im AfterUpdate- Ereignis des Steuerelements ist nur ein wenig Code erforderlich . Anhand des folgenden Beispielformulars erstellen wir mit dieser Technik temporäre Standardeinstellungen für drei Steuerelemente mit den Namen txtCustomer, txtCreatedBy und dteSubmittedDate . Auf Tabellenebene lautet der Standardwert des SubmittedDate- Felds Date (). (Sie können mit fast jedem Formular arbeiten. Aktualisieren Sie die Kontrollnamen unbedingt entsprechend.)

Um die Ereignisprozeduren für die drei Steuerelemente hinzuzufügen, öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht und klicken Sie dann in der Gruppe Extras auf die Schaltfläche Code, um das Modul des Formulars zu öffnen. Geben Sie den folgenden Code ein:

 Private Sub dteSubmittedDate_AfterUpdate (Als Ganzzahl abbrechen) 
 'Setzen Sie den aktuellen Datumswert auf den Standardwert. 
 dteSubmittedDate.DefaultValue = Chr (35) & dteSubmittedDate.Value & Chr (35) 
 Debug.Print dteSubmittedDate.DefaultValue 
 End Sub 
 Private Sub txtCreatedBy_AfterUpdate (Als Ganzzahl abbrechen) 
 'Setzen Sie den aktuellen Wert auf den Standardwert. 
 txtCreatedBy.DefaultValue = Chr (34) & txtCreatedBy.Value & Chr (34) 
 End Sub 
 Private Sub txtCustomer_AfterUpdate (Als Ganzzahl abbrechen) 
 'Setzen Sie den aktuellen Kundenwert auf den Standardwert. 
 txtCustomer.DefaultValue = Chr (34) & txtCustomer.Value & Chr (34) 
 End Sub 

Wenn Sie das Formular in der Formularansicht öffnen, wird im Feld AutoNumber (Neu) und im Steuerelement "Übermitteltes Datum" das aktuelle Datum angezeigt. Geben Sie einen neuen Datensatz ein. Dadurch werden die AfterUpdate-Ereignisse ausgelöst, bei denen die von Ihnen eingegebenen Werte als Standardwerte für die entsprechenden Steuerelemente verwendet werden:

  • ABC, International ist jetzt der Standardwert für txtCustomer.
  • Susan Harkins ist jetzt der Standardwert für txtCreatedBy.
  • Der 20.01.2011 ist jetzt der Standardwert für das dteSubmittedDate. Der Standardwert wurde von Date () generiert.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Neuer Datensatz klicken, werden die Steuerelemente automatisch durch die neu festgelegten Standardwerte ausgefüllt. Der einzige Wert, den der Dateneingabebetreiber eingeben muss, ist der Servicecode.

Dies bedeutet, dass der Dateneingabeoperator drei Steuerelemente für jeden neuen Datensatz umgehen kann, bis sich ein Wert ändert. Wenn der Dateneingabeoperator beispielsweise zum Stapel von Bestellformularen für RabbitTracks wechselt, aktualisiert er den Wert für Kunde, Erstellt von und Eingereichtes Datum für den ersten Datensatz in diesem Stapel. Dadurch werden die temporären Standardwerte zurückgesetzt. Aus diesem Grund ist dies eine nützliche Technik für die Stapeleingabe. Während der Bediener den Stapel von Formularen durcharbeitet, werden die Standardwerte automatisch aktualisiert, um sie an die neuen Eingabewerte anzupassen.

Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Code die Standardwerteigenschaft des Steuerelements auf Formularebene aktualisiert. Diese Einstellung auf Formularebene hat Vorrang vor einem Äquivalent auf Tabellenebene. Die Tabelleneigenschaft wird jedoch nicht überschrieben. Wenn Sie die Einstellung auf Formularebene löschen, wird die Eigenschaft auf Tabellenebene sofort aktiviert.

Wenn Sie das Formular schließen, wird der temporäre Standardwert gespeichert. Folglich wird beim nächsten Öffnen des Formulars der letzte Satz von Standardwerten verwendet. Wenn das Formular diese Eigenschaften von Sitzung zu Sitzung löschen soll, fügen Sie dem Modul des Formulars den folgenden Code hinzu:

 Private Sub Form_Open (Als Ganzzahl abbrechen) 
 'Setzen Sie die Standardwerteigenschaften auf nichts. 
 dteSubmittedDate.DefaultValue = vbNullString 
 txtCreatedBy.DefaultValue = vbNullString 
 txtCustomer.DefaultValue = vbNullString 
 End Sub 
Wenn Sie das Formular öffnen, werden durch das Ereignis Öffnen die drei zuvor festgelegten Standardwerte gelöscht. Das bedeutet, dass txtCustomer und txtCreatedBy leer sind und dteSubmittedDate das aktuelle Datum anzeigt (das Ergebnis von Date (), der Standardeinstellung auf Tabellenebene des Felds).

Diese Technik scheint Ihnen nicht viel zu sein. Einige Benutzer verbringen jedoch viel Zeit mit der Eingabe von Daten. Daher ist alles, was Sie tun können, um auch nur ein paar Schritte zu eliminieren, eine willkommene Verbesserung.

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