Verstehen Sie, wie Abschnittswechsel die Steuerformatierung in Word steuern

Benutzer können in einem langen Dokument nicht effizient arbeiten, ohne Stile und Abschnittswechsel zu verwenden, und der durchschnittliche Benutzer hasst beide Funktionen. Diese Funktionen sind nicht unbedingt kaputt oder fehlerhaft, aber ich denke, sie sollten leichter zu verstehen und zu manipulieren sein. In Bezug auf Abschnittsumbrüche verstehen Benutzer nicht immer, wie sie die Formatierung steuern, und sind verwirrt, wenn das, was sie erwarten, nicht das ist, was sie erhalten.

Abschnitt Pause

Lassen Sie uns zunächst kurz überprüfen, was ein Abschnittswechsel bewirkt. Mit einem Abschnittswechsel können Sie die Formatierung steuern, wenn sich die Anforderungen ändern. Sie können einen Teil oder die gesamte Seite im Querformat in der Mitte eines Hochformatdokuments drucken. Oder Sie möchten möglicherweise den Kopfzeilentext von einem Abschnitt in einen anderen ändern. Beide Änderungen wären ohne Abschnittswechsel nicht möglich. Sie können sich Abschnitte als Unterdokumente oder Minidokumente vorstellen. Sie sind unabhängig voneinander.

Das am meisten missverstandene Verhalten ist das folgende: Ein Abschnittswechsel steuert die Formatierung von allem, was davor steht, bis Word auf einen neuen zweiten Umbruch stößt. Angenommen, Sie haben ein fünfseitiges Dokument mit Abschnittsumbrüchen oben auf den Seiten zwei und fünf. Der Abschnittswechsel auf Seite zwei steuert die Formatierung auf Seite eins. Der Abschnittswechsel oben auf Seite fünf steuert die Formatierung für die Seiten zwei, drei und vier.

Um einen Abschnittswechsel einzufügen, positionieren Sie den Cursor und klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf die Option Pausen und wählen Sie eine Option aus. Wenn Sie noch 2003 verwenden, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Unterbrechen.

Word bietet vier Arten von Abschnittsumbrüchen:

  • Nächste Seite startet den neuen Abschnitt auf der nächsten Seite.
  • Fortlaufend startet der neue Abschnitt auf derselben Seite an der aktuellen Position.
  • Gerade Seite startet den neuen Abschnitt auf der nächsten geraden Seite.
  • Ungerade Seite startet den neuen Abschnitt auf der nächsten ungeraden Seite.

Es ist wichtig, die Position jedes Abschnittsbruchs zu kennen. Um ein Abschnittsumbruchsymbol anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden / Ausblenden. Um einen Abschnittswechsel zu löschen, klicken Sie auf das Symbol und drücken Sie Löschen. Dies hat Auswirkungen. Word wendet jedoch die Formatierung des nächsten Abschnitts auf den Abschnitt vor dem Abschnittswechsel an. Dieses Verhalten verwirrt Benutzer.

Sehen Sie es in Aktion

Lassen Sie uns nun ein kurzes Beispiel durchgehen, das Sie hier herunterladen können. Fügen wir der Inhaltsverzeichnisseite wie folgt einen Rahmen hinzu:

  1. Positionieren Sie den Cursor auf der Inhaltsverzeichnisseite (Seite 2 des Demo-Dokuments).
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe Seitenhintergrund auf Seitenränder. Wählen Sie in Word 2003 im Menü Format die Option Rahmen und Schattierung, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Seitenrand.
  3. Klicken Sie nach Auswahl eines Stils, einer Farbe, einer Linienstärke usw. auf die Dropdown-Liste Anwenden auf, um die Optionen anzuzeigen. Keine dieser Optionen ist ganz richtig, da es für die aktuelle Seite keine Option gibt. Dieser Abschnitt ist die richtige Wahl; Wenn Sie es auswählen, wird leider ein Rahmen auf den gesamten Abschnitt angewendet. Word sieht das gesamte Dokument als einen einzelnen Abschnitt, bis Sie weitere Abschnitte hinzufügen.
  4. Wenn Sie sehen möchten, was passiert, wählen Sie diesen Abschnitt und klicken Sie auf OK.

Das Hinzufügen der Abschnittswechsel nachträglich hilft nicht weiter. Wenn Sie den Rahmen auf ein Beispieldokument angewendet haben, drücken Sie Strg + Z, um sie schnell zu entfernen. Gehen Sie wie folgt vor, um nur der Inhaltsverzeichnisseite einen Seitenrand hinzuzufügen:

  1. Positionieren Sie den Cursor am unteren Rand der Seite vor der Inhaltsverzeichnisseite - das ist die Titelseite im Demo-Dokument.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie Nächste Seite.
  3. Positionieren Sie den Cursor am unteren Rand der Inhaltsverzeichnisseite und fügen Sie einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Stellen Sie sicher, dass der Umbruch vor dem Seitenumbruch positioniert ist. Wenn Sie den Umbruch nach dem Seitenumbruch positionieren, wirkt sich der Abschnitt auf die Kopfzeile auf der nächsten Seite aus, und höchstwahrscheinlich ist dies nicht das, was Sie wollen.
  4. Positionieren Sie den Cursor irgendwo auf der Inhaltsverzeichnisseite neu und wiederholen Sie die obigen Schritte, um einen Rahmen hinzuzufügen. Dieses Mal zeigt Word nur einen Rand um die Inhaltsverzeichnisseite an.

Wenn Sie die fortlaufende Unterbrechung nach dem Inhaltsverzeichnis löschen, löscht Word den Rahmen. Wenn Sie jedoch den nächsten Seitenumbruch auf der ersten Seite löschen, zeigt Word einen Rahmen sowohl um die erste als auch um die zweite Seite an.

Denken Sie daran, dass der Abschnittswechsel den gesamten vorhergehenden Abschnitt formatiert. Dies würde Seite eins einschließen, wenn Sie den nächsten Seitenumbruch löschen.

In diesem einfachen Beispiel geht es nur um den Rand auf Seite zwei, die Inhaltsverzeichnisseite. Wenn Sie Abschnitte in Ihre Dokumente einfügen, werden Sie feststellen, dass andere Formate wichtig sind - sie sind sehr wichtig. Dieses Dokument enthält beispielsweise Überschriften, und die Überschrift auf Seite zwei verschwindet dabei, da für den neu eingefügten Abschnitt keine Überschrift angegeben ist. In diesem Fall wollen wir sowieso keinen, aber das wird nicht immer der Fall sein.

Der Punkt ist, dass durch Hinzufügen des Abschnitts etwas geändert wurde, mit dem Sie möglicherweise nicht gerechnet haben. Zu verstehen, warum dies der Schlüssel ist, um effizienter mit langen Dokumenten zu arbeiten, für die Abschnitte erforderlich sind.

Weitere Informationen zu Abschnittsumbrüchen finden Sie unter Fehlerbehebung bei Seiten- und Abschnittsumbrüchen in Microsoft Word, Unterbringen verschiedener Kopf- und Fußzeilen in einem Word-Dokument sowie 10 Schritte zum Einrichten der Seitennummerierung in Word-Abschnitten.

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