Teams für Firstline-Mitarbeiter: Tools für die Zusammenarbeit für Mitarbeiter überall

Windows XP stirbt endgültig, als Embedded POSReady 2009 das Ende seiner Lebensdauer erreicht. Microsoft hat die Unterstützung für die Point-of-Sale-Version von Windows XP Embedded eingestellt. Aufgrund von Änderungen an Windows Update haben Benutzer bis Juli Zeit, um die endgültigen Patches anzuwenden.

Die Team-Collaboration-Umgebung von Microsoft ist ein wichtiger Bestandteil des Produktivitätsansatzes. Teams ersetzen Skype for Business in Office 365-Plänen und kombinieren Chat und Telefonie mit einem Hub für wichtige Anwendungen für die Zusammenarbeit. Sie können von einem informellen Team-Chat zu einer Videokonferenz mit Bildschirmfreigabe und wieder zurück wechseln oder Online-Besprechungen mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens durchführen.

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Dies ist jedoch nicht die einzige Reihe von Anwendungsfällen. Die Art und Weise, wie Microsoft "Wissensarbeiter" nennt, hat sich grundlegend geändert, und jetzt sind die Task Worker an vorderster Front an der Reihe. Ein großer Prozentsatz der Belegschaft, diese „Firstline Worker“, arbeiten branchenübergreifend, im Einzelhandel und im Außendienst. Sie haben keine Computer - zumindest nicht auf ihren Schreibtischen, obwohl sie möglicherweise einen gemeinsam nutzen, um Nachrichten von der Zentrale zu erhalten oder Schichten zu verwalten. Sie werden wahrscheinlich ein Smartphone besitzen, aber es gehört ihnen und sie wollen es wirklich nicht für die Arbeit verwenden.

Trotz alledem benötigen sie weiterhin Zugriff auf Tools für die Zusammenarbeit: um Einblicke in neue Produkte, neue Möglichkeiten zur Problemlösung, die Weitergabe von Kundeninformationen und natürlich die Verwaltung von Schichten und Stunden zu erhalten. Microsoft bot früher StaffHub an, eine webbasierte Anwendung und Teil von Office 365, mit deren Hilfe Mitarbeiter einen zentralen Hub für die Verwaltung ihrer Arbeit bereitstellen konnten. Während Sie StaffHub weiterhin verwenden können, wird es am 1. Oktober 2019 eingestellt. Allen Benutzern wird empfohlen, Teams herunterzuladen.

Angesichts der neuen zentralen Rolle von Teams in Office 365 und seiner Verfügbarkeit in den iOS- und Android-App-Stores sowie auf Windows-PCs und im Internet ist es nicht verwunderlich, dass StaffHubs Ersatz eine teambasierte App, Shifts, ist.

Verwenden von Schichten

Shifts ist Teil jeder Kopie von Teams und leicht zugänglich. Es wird zunächst über ein Office 365-Administratorkonto aktiviert, in dem Sie die Standardanwendungen auswählen können, die Benutzern zur Verfügung stehen. Wenn Sie Teams für Firstline-Mitarbeiter verwenden möchten, möchten Sie wahrscheinlich die meisten anderen Apps deaktivieren, da diese wahrscheinlich nicht relevant sind. Wenn Sie möchten, dass Schichten vorne und in der Mitte angezeigt werden, verwenden Sie eine App-Setup-Richtlinie, um Schichten an die App-Leiste neben den Desktop-Teams anzuheften. Mobile Benutzer sehen es in der unteren App-Leiste ihrer Kunden. Eine integrierte Richtlinie für Firstline-Mitarbeiter richtet Aktivitäten, Schichten, Chat und Anrufe als Standard-Apps ein.

Sobald Sie Shifts aktiviert und eine App-Setup-Richtlinie definiert haben, können Sie diese auf Ihre Benutzer anwenden. Dies bedeutet, dass alle Benutzer Teil Ihres Azure Active Directory (AAD) sein müssen. Indem Sie sie einer geeigneten Gruppe zuweisen, können Sie die Bereitstellung Ihrer Firstline-Worker-Richtlinie mithilfe von PowerShell automatisieren.

Wenn Sie ein Manager sind und Shifts in Ihrer Teamkopie verwenden müssen, klicken Sie auf die drei Punkte, die das Menü "Weitere Apps" öffnen, um es zu öffnen und Ihrer Instanz hinzuzufügen. Nach der Aktivierung können Manager einem Team Schichten hinzufügen und so Teampläne erstellen und verwalten. Wie alle Teambenutzer können sie Nachrichten direkt an einzelne Teammitglieder sowie an das gesamte Team senden. Mit Shifts können Dokumente gehostet und für Teammitglieder freigegeben werden.

Shifts, das Teil jeder Kopie von Teams ist, ist Microsofts Ersatz für StaffHub.

Bild: Simon Bisson / TechRepublic

Zeit in Schichten verwalten

Shifts ist im Kern eine Kalender-App. Damit können Firstline-Mitarbeiter sehen, wann sie geplant sind und mit wem sie geplant sind. Jedes Team ist in Gruppen unterteilt, die von Teamleitern oder Managern verwaltet werden. Sie können dann Teammitglieder zu einem Zeitplan hinzufügen, ihre Zeile im Kalender auswählen und dann an einem festgelegten Tag eine Schicht hinzufügen. Sie können Schichten ihren eigenen Namen geben, wenn Ihr Unternehmen Namen verwendet, andernfalls sind sie mit einer Start- und Endzeit gekennzeichnet.

Firstline-Mitarbeiter können Schichten mithilfe von Schichten tauschen: Wählen Sie einen Schichtzeitschlitz aus und wählen Sie Tauschen - Sie müssen einen Grund angeben. Sobald der Teamleiter den Schichtwechsel akzeptiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie einem Team Schichten anbieten und eine Auszeit buchen.

Der Workflow hinter Shifts muss nicht kompliziert sein, was Teams zu einem idealen Host für diese Art von Mikroaufgabe macht. Firstline-Mitarbeiter stellen Anfragen, und Teamleiter genehmigen oder lehnen sie ab, wobei beide ausstehende Anfragen sehen können. Die kalenderbasierte Benutzererfahrung ist bekannt und erleichtert jedem das Aufnehmen und Verwenden, unabhängig davon, ob er sich auf einem PC oder einem Telefon befindet.

Teams und Kaizala

Kaizala bietet ein WhatsApp-ähnliches Erlebnis.

Bild: Microsoft

Das mobile Business-Messaging-Tool von Microsoft, Kaizala, soll auch Firstline-Mitarbeiter unterstützen und ist neben Teams in Office 365 verfügbar. Durch die Verarbeitung von Textnachrichten sowie Sprache und Video erhalten die Mitarbeiter eine vertraute WhatsApp-ähnliche Erfahrung (ein Tool, das viele bereits verwendet haben) Alternative zu Enterprise Messaging Services).

Mit Admin-Tools und Web-Apps zum Verwalten von Gruppen und zum Senden von Aktionen an Benutzer ist dies eine flexible und einfache Alternative zu komplexeren Tools wie Teams, für deren Registrierung nur eine Telefonnummer erforderlich ist. Da keine registrierte E-Mail-Adresse erforderlich ist, kann es von Zeitarbeitskräften oder Auftragnehmern verwendet werden, die möglicherweise nicht Teil eines Unternehmensverzeichnisses sind.

Microsoft beabsichtigt, Teams und Kaizala im Laufe des nächsten Jahres näher zusammenzubringen und den Teams Kaizala-Funktionen hinzuzufügen. Unternehmen verwenden die beiden Apps bereits, und Microsoft gibt bekannt, dass es in den nächsten 12 bis 18 Monaten mehr über seine Integrationspläne verraten wird, wenn es an dem Projekt arbeitet.

Die Unterstützung von Firstline-Mitarbeitern wird für Microsoft immer wichtiger. Es steht bereits auf den Schreibtischen von ungefähr einer Milliarde Wissensarbeitern, daher ist es sinnvoll, die nächsten zwei Milliarden zu unterstützen - insbesondere, wenn es bedeutet, genügend Office 365-Lizenzen zu verkaufen, um sie abzudecken!

Es ist nicht einfach, auf dem Desktop erlernte Metaphern an Mitarbeiter weiterzugeben, die an vorderster Front arbeiten, direkt mit Einzelhandelskunden interagieren oder den Kundendienst unterstützen. Tools wie Shifts und Kaizala sind eine Möglichkeit, diese Benutzer zu erreichen, Geräte wie HoloLens eine andere. Wir werden noch viele weitere sehen, die sich an verschiedene Arten von Arbeitern und verschiedene Arten von Arbeit richten, einige an Experimente und einige Produkte. Mit Teams mischt Microsoft sein traditionelles und sein neues Publikum, und es wird interessant sein zu sehen, wie sich dieser Mix entwickelt.

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