Sechs Tipps, wie Sie in Excel effizienter arbeiten können

Ich benutze fast jeden Tag viele ältere Tricks. Ich nehme an, jeder kennt sie, weil sie schon eine Weile da sind. Dieser Artikel enthält einige ältere Tipps und Tricks. Es sind Abkürzungen, die für mich selbstverständlich sind, weil ich sie schon so lange benutze. Ich hoffe, dass einige von Ihnen etwas Neues lernen, auch wenn es alte Tipps für mich sind!

1. Schnelle Funktionen im laufenden Betrieb

Es ist unangenehm, während eines Meetings nach unerwarteten Informationen gefragt zu werden. Wenn Sie das Glück haben, Ihr Notizbuch bei sich zu haben und Ihre Tabelle geöffnet zu haben, können Sie die Reaktion der Hirsche im Scheinwerferlicht vermeiden, indem Sie die Statusleiste überprüfen. Angenommen, Ihr Chef fragt nach der Gesamtzahl der Anrufe von Client 2. Sie können eine SUM () -Funktion eingeben oder die Werte auswählen. In der in Abbildung A gezeigten Statusleiste werden die Ergebnisse mehrerer Grundfunktionen angezeigt, mit denen die ausgewählten Werte ausgewertet werden. Dieser Trick ist auf die gezeigten Funktionen beschränkt, aber unter den richtigen Umständen können diese Funktionen nützlich sein. Je mehr Daten Sie haben, desto beeindruckender ist diese Funktion.

Abbildung A.

In der Statusleiste werden die Ergebnisse mehrerer Funktionen angezeigt.

Es funktioniert auch mit einer nicht zusammenhängenden Auswahl. Angenommen, der Chef fragt nach der Gesamtzahl der Anrufe in den ersten drei Monaten für die Kunden 1 und 3. Abbildung B zeigt die Ergebnisse der Auswahl der Werte von Januar bis März für diese beiden Kunden.

Abbildung B.

Dieser Tipp funktioniert mit nicht zusammenhängenden Auswahlen.

Um diese Funktionen in der Statusleiste anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und überprüfen Sie die in Abbildung C gezeigten Funktionen. Deaktivieren Sie die Funktionen, die nicht in der Statusleiste angezeigt werden sollen.

Abbildung C.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und überprüfen Sie die Funktionen.

2. Begrenzen Sie den Arbeitsbereich

Bei den meisten Tabellenkalkulationen handelt es sich um einfache Tarife, bei denen der Großteil der Daten in wenigen Spalten und Zeilen gespeichert ist und viele leere Zellen übrig bleiben. Sie können den Zugriff auf diese leeren Zellen einschränken, indem Sie nicht verwendete Spalten und Zeilen ausblenden. Benutzer mit dem Know-how können sie jederzeit einblenden. Wenn die leeren Zellen jedoch nicht sichtbar sind, neigen die meisten Benutzer dazu, zu vergessen, dass sie überhaupt vorhanden sind, sodass sie weniger geneigt sind, das Blatt zu ändern. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um nicht verwendete Spalten und Zeilen auszublenden:

  1. Um nicht verwendete Spalten rechts auszublenden, wählen Sie die erste nicht verwendete Spalte aus ( Abbildung D ).
    Abbildung D.
  2. Drücken Sie Strg + Umschalt + Pfeil nach rechts, um die Auswahl auf alle Spalten rechts zu erweitern
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl
  4. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü die Option Ausblenden

Um Zeilen auszublenden, wählen Sie die erste leere Zeile aus und drücken Sie Strg + Umschalt + Abwärtspfeil. Abbildung E zeigt das Blatt mit nicht verwendeten ausgeblendeten Spalten und Zeilen. Die ausgeblendeten Spalten und Zeilen sind grau.

Abbildung E.

Nicht verwendete Spalten und Zeilen ausblenden.

Um Spalten und Zeilen einzublenden, klicken Sie auf die Zelle Alle auswählen (das Quadrat in der oberen linken Ecke des Blattes). Alternativ können Sie auch Strg + A drücken. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf die Dropdown-Liste Format. Wählen Sie Ausblenden und Einblenden und dann im daraufhin angezeigten Untermenü die Option Einblenden.

3. Name des Schnellbereichs

Excel bietet eine Reihe von Möglichkeiten, einen Bereichsnamen zuzuweisen. Nachdem Sie den Bereich ausgewählt haben, klicken Sie wahrscheinlich auf die Registerkarte Formeln und dann auf die am besten geeignete Option in der Gruppe Definierte Namen. Aber hier ist eine schnelle Methode, die Sie vielleicht nicht kennen. Geben Sie den Namen manuell in das Steuerelement Namensfeld ein - das ist die kleine weiße Zelle links neben der Formelleiste. Klicken Sie einfach in das Steuerelement und geben Sie den Namen wie in Abbildung F gezeigt ein . Diese Methode ist keiner der anderen überlegen, spart jedoch ein paar Klicks.

Abbildung F.

Verwenden Sie das Steuerelement Name Box, um schnell einen neuen Bereichsnamen zu erstellen.

4. Bewegen Sie die Formelspitzensteuerung

Wenn Sie eine Funktion eingeben, zeigt Excel die Syntax der Funktion direkt unter der aktiven Zelle an. Es ist eine große Hilfe für diejenigen von uns, die nicht jedes Argument jeder Funktion auswendig lernen (ich weiß, dass ich es nicht tue). So hilfreich es auch ist, es kann Daten verdecken, die Sie möglicherweise sehen müssen. Zum Glück können Sie es bewegen! Bewegen Sie einfach die Maus über die Spitze, bis Excel den Zeiger mit vier Pfeilen anzeigt. Klicken und ziehen Sie dann die Spitze an eine beliebige Stelle (die Verschiebung ist vorübergehend).

5. Doppelklicken Sie auf Teilen

Sie wissen wahrscheinlich, dass Sie ein Blatt teilen können, indem Sie das Teilungswerkzeug aus einer der Bildlaufleisten ziehen. Das Teilungswerkzeug oben in der vertikalen Bildlaufleiste teilt das Blatt zwischen den Zeilen auf. In ähnlicher Weise teilt das Teilungswerkzeug rechts neben der horizontalen Bildlaufleiste das Blatt zwischen den Spalten auf. Ziehen Sie einfach das Werkzeug und legen Sie die geteilte Leiste dort ab, wo Sie sie benötigen. Um die Teilung zu entfernen, ziehen Sie sie vom Blatt. Abbildung G zeigt die beiden geteilten Werkzeuge.

Abbildung G.

Teilen Sie ein Blatt durch Zeilen und Spalten.

Es gibt noch einen anderen Weg, um dasselbe zu erreichen. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Teilung vornehmen möchten, und doppelklicken Sie stattdessen auf das Werkzeug!

6. Tabs ausblenden

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Menüband zu viel Platz beansprucht, verstecken Sie die Gruppen. Doppelklicken Sie einfach auf eine Registerkarte, um die in Abbildung H gezeigten Ergebnisse zu erzielen. Klicken Sie auf eine Registerkarte, um vorübergehend auf die Gruppen zuzugreifen. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Registerkarte, um alle Gruppen dauerhaft einzublenden. Auch wenn Sie dies nie verwenden, ist es gut zu wissen, da Sie möglicherweise eine Arbeitsmappe öffnen, mit der Sie nicht vertraut sind, und feststellen, dass alle Gruppen fehlen. Darüber hinaus funktioniert dieser Doppelklick in allen Anwendungen mit Multifunktionsleistenversion.

Abbildung H.

Verstecke die Gruppen.

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