Pro-Tipp: Zwei bedingte Excel-Formate, die Diagramme simulieren

Dank bedingter Formate können Diagramme auf Zellebene eingebettet werden. Nun, es sind keine echten Grafiken, aber die visuelle Wirkung ist dieselbe. Sie teilen lediglich visuelle Hinweise, die die Interpretation Ihrer Rohdaten erleichtern. In diesem Artikel verwenden wir die bedingten Formate, Datenleisten und Farbskalen von Excel, um Diagramme zu simulieren, die Sie zusammen mit Ihren Rohdaten anzeigen können.

Sie können mit einem einfachen Datenbereich arbeiten oder die XLSX-Datei herunterladen. Diese Formate werden nur vom XLSX-Format unterstützt.

Datenleisten

Datenbalken vergleichen Werte, indem sie ein Farbband über eine einzelne Zelle erweitern und den in dieser Zelle gespeicherten Wert widerspiegeln. Durch Anzeigen einer Gruppe von Zellen mit Streifen können Sie schnell viele Informationen abrufen. Zum Beispiel zeigt Abbildung A denselben Datenbereich, einen ohne Datenbalken und einen mit. Was ist optisch effektiver?

Abbildung A.

Datenbalken oder nicht?

Gehen Sie wie folgt vor, um diese Balken zu generieren:

  1. Wählen Sie die Werte aus, die Sie formatieren möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Home (falls erforderlich). Klicken Sie in der Gruppe Stile auf Bedingte Formatierung.
  3. Wählen Sie Datenleisten.
  4. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Untermenü einen Stil und eine Farbe aus (siehe Abbildung B) . Sie können einen Farbverlauf oder eine feste Füllung auswählen. Die Optionen in jedem Abschnitt bieten unterschiedliche Farben.

Abbildung B.

Wählen Sie einen Stil und eine Farbe.

Wenn die resultierenden Balken nicht Ihren Erwartungen entsprechen, beachten Sie Folgendes: Datenbalken sind nicht nullbasiert; Der engste Balken repräsentiert den niedrigsten Wert im Datenbereich und der breiteste Balken repräsentiert den höchsten Wert. Im Beispieldatenbereich weist die Region West den niedrigsten Wert auf, während der Osten den größten Wert aufweist. Die Balken geben den Vergleich der Werte wieder, da sie sich auf die niedrigsten und höchsten Werte beziehen. Der tatsächliche Wert ist weniger wichtig als der Vergleich der Werte miteinander.

Je nachdem, was die Werte darstellen, sind die Standardbalken möglicherweise nicht ausreichend. In diesem Fall können Sie den niedrigsten oder höchsten Wert oder beides ändern. Lassen Sie uns den höchsten Wert auf 100 ändern und sehen, wie die Datenbalken aktualisiert werden:

  1. Wählen Sie die Balken aus (B2: B5).
  2. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung und wählen Sie dann Regeln verwalten.
  3. Wählen Sie die Regel aus (in diesem Fall ist dies die einzige Regel), und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten (siehe Abbildung C) .
    Abbildung C.
  4. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Nummer aus dem Dropdown-Menü Maximum.
  5. Geben Sie 100 ein, wie in Abbildung D gezeigt .
    Abbildung D.
  6. Klicken Sie zweimal auf OK, um die Ergebnisse in Abbildung E anzuzeigen .
    Abbildung E.

Diese Änderung macht eines deutlicher: 60 ist nicht der höchstmögliche Wert. Ihre Beziehung zueinander hat sich nicht geändert, aber sie erzählen eine andere Geschichte. Abhängig von Ihren Daten ist das Ändern des Minimalwerts möglicherweise die bessere Wahl - oder Sie können sogar sowohl den Maximal- als auch den Minimalwert ändern.

Wie Sie in Abbildung D sehen können, gibt es viele Optionen. Sie sollten einige Zeit damit verbringen, zu experimentieren, um zu sehen, wie das Ändern einer dieser Optionen die tatsächlichen Balken aktualisiert und den Punkt verbessert (oder nicht), den Sie visuell ansprechen möchten. Einige Änderungen sind für die Geschichte, die die Daten erzählen sollen, nicht geeignet. Wählen Sie sie also mit Bedacht aus.

Ich möchte, dass Sie eine Option sehen, bevor wir zur Farbskala übergehen. Insbesondere können Sie die Datenbalken in ein traditionelleres Diagramm verwandeln, indem Sie die Anzeige der Werte wie folgt deaktivieren:

  1. Wiederholen Sie die obigen Schritte 1 bis 3.
  2. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Nur Leiste anzeigen.
  3. Klicken Sie zweimal auf OK, um die Ergebnisse in Abbildung F anzuzeigen .

Abbildung F.

Zeigen Sie nur die Datenleisten an.

Farbskala

Farbskalen erstellen einen visuellen Vergleich Ihrer Werte. Dazu werden jedoch Farben in einem Zwei- oder Dreifarbensatz angewendet. Die Intensität der Zellenfarbe spiegelt die Position des Werts zu den höchsten und niedrigsten Werten im Bereich wider. Dabei kann dieses Format beim Erkennen von Trends hilfreich sein. Abbildung G zeigt dieselben Daten in einer Zwei- und Dreifarbenskala. In einem so einfachen Datensatz ist der wahre Wert nicht ersichtlich.

Abbildung G.

Farbskala.

Gehen Sie wie folgt vor, um dieses bedingte Format anzuwenden:

  1. Wählen Sie die Daten aus (B2: B5).
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite (falls erforderlich) und wählen Sie in der Dropdown-Liste Bedingte Formatierung die Option Farbskala.
  3. Wählen Sie aus einer der 12 integrierten Einstellungen. Die ersten sechs sind zweistufig; Die zweiten sechs sind dreistufig.

Wenn Sie drei Maßstäbe wählen, sind die verschiedenen Farben nicht immer offensichtlich. Wählen Sie die Skala, die Ihre Daten am besten repräsentiert. In diesem Fall scheint die Drei-Skala (in Abbildung G rechts gezeigt) eine Zwei-Skala zu sein. Wenn Sie mehr Datensätze hinzufügen würden, wäre der Unterschied offensichtlicher. Während das Farbskalenformat in bestimmten Datensätzen nützlich ist, ist es im Allgemeinen wahrscheinlich weniger effektiv als die Datenleisten. Beachten Sie, dass dieses Format den minimalen, mittleren und maximalen Schwellenwerten entspricht. Wenn dieser Kontext für Ihre Daten nicht wichtig ist, ist die Farbskalierung möglicherweise nicht die richtige Wahl.

Nachdem ich Ihnen ein Beispiel gezeigt habe, das nicht besonders effektiv ist, möchte ich Ihnen Daten zeigen, wo es effektiv ist. Abbildung H zeigt ein Muster mit zwei (hoch) und drei Skalen (niedrig), das Trends aufzeigt. In diesem Fall zeigen die Farben schnell an, dass die Temperaturen in den Sommermonaten wärmer sind. (Es ist ein erfundenes Beispiel, aber es macht meinen Standpunkt leicht.)

Abbildung H.

Verwenden Sie die Farbskalenformatierung, um Trends zu unterscheiden.

Das Farbskalenformat bietet weniger Optionen zum Anpassen, aber wie bei Datenbalken können Sie die minimale und maximale Anzahl ändern. Sie können auch Farben angeben, die Ihre Daten darstellen, wenn die Farbe aus Ihren Daten abgeleitet werden kann. Im dreistufigen Format können Sie beispielsweise Blau verwenden, um die kühleren Temperaturen darzustellen.

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