Fragen und Antworten zu Office: Ändern der integrierten Word-Stile und Verwenden einer wenig bekannten Excel-Funktion

Die Fragen variieren, aber viele Leser fragen nach Word-Stilen und der bedingten Formatierung von Excel. Beides sind leistungsstarke Funktionen, und die Kenntnis der Grundlagen ist der Schlüssel für ein effizientes Arbeiten. Zum Beispiel fügt Chris Bilder in ein Word-Dokument ein und er mag die Standard-Untertitelattribute nicht. Die Lösung ist einfach, wenn Sie wissen, wohin Sie gehen müssen. Tara möchte die bedingte Formatierung von Excel verwenden, um Projektfälligkeitstermine hervorzuheben, wenn diese zu anspruchsvoll sind. Auch hier ist die Lösung einfach, wenn Sie die DATEDIF () - Funktion von Excel kennen. Da diese Funktion nicht dokumentiert ist, nutzen viele Benutzer sie nicht. Kommen wir nun zu einigen Lösungen, die einfacher zu implementieren sind und die Sie möglicherweise erwarten.

Sie benötigen keine herunterladbare Beispieldatei für die Word-Technik, können jedoch die herunterladbare XLS- oder XLSX-Datei für die Excel-Technik verwenden.

In Word integrierte Stile

Chris verwendet Word 2013 unter Windows 7. Wenn er einem Bild eine Beschriftung hinzufügt, kursiert Word den Text, den Chris bei jedem neuen Bild, das er einfügt, ändern muss. Die Lösung ist einfach: Finden Sie den Standardstil und ändern Sie ihn. Sie fragen sich wahrscheinlich, welchen Stil. Word zeigt den verwendeten Stil in der Quick Style Gallery an (siehe Abbildung A) . Sobald Sie den Namen des Stils kennen, können Sie ihn ändern.

Abbildung A.

Die in Word integrierten Stile haben aussagekräftige Namen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Stil zu ändern:

  1. Klicken Sie auf den Dialogstarter der Gruppe "Stile" (der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke), um den Dialog "Stile" zu öffnen ( Abbildung B ).
    Abbildung B.
  2. Möglicherweise wird der aufgelistete Stil nicht angezeigt. Klicken Sie daher auf Stile verwalten (das dritte Symbol unten).
  3. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld in der Liste Zu bearbeitenden Stil auswählen die Option Beschriftung. (Wenn die Beschriftung abgeblendet ist, wird der Stil derzeit nicht verwendet.)
  4. Klicken Sie auf Ändern.
  5. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf das Kursivsymbol, um Kursivschrift zu deaktivieren. Wenn Sie andere Änderungen vornehmen möchten, nehmen Sie sie jetzt vor. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Schriftgröße größer und fetter machen ( Abbildung C ).
    Abbildung C.
  6. Bevor Sie auf OK klicken, entscheiden Sie, ob Sie diese Änderung in allen neuen Dokumenten oder nur im aktuellen Dokument möchten. Der Standardwert ist das aktuelle Dokument. Um den Beschriftungsstil in allen neuen Dokumenten zu aktualisieren, klicken Sie auf die Option Neue Dokumente basierend auf dieser Vorlage.
  7. Klicken Sie zweimal auf OK.

Nach dieser Änderung wird der Beschriftungstext nicht kursiv, größer und fett gedruckt (siehe Abbildung D) . Beachten Sie, dass die vorhandene Beschriftung automatisch aktualisiert wird.

Abbildung D.

Sie können integrierte Stile ändern.

DATEDIF () und bedingte Formatierung

Tara gibt Projektinformationen ein, die ein Einreichungsdatum und ein Mindesthaltbarkeitsdatum enthalten. Jedes Projekt erhält mindestens zwei Monate. Tara möchte ein bedingtes Format, um benötigte Daten hervorzuheben, die weniger als zwei Monate nach dem Einreichungsdatum des Projekts liegen. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, die Technik anzuwenden, die ich unter "Pro-Tipp: Anpassung an sich ändernde Bedingungen in der Funktion für bedingte Formate in Excel" beschrieben habe. In diesem Fall machen wir den zweimonatigen Puffer zu einem aktualisierbaren Wert im Blatt. Auf diese Weise kann Tara den Puffer ändern, ohne die bedingte Formatregel zu aktualisieren.

Abbildung E zeigt ein Blatt mit einem einfachen Datensatz. Wie Sie sehen können, habe ich in B1 den Wert 2 eingegeben, um den Pufferbedarf von 2 Monaten darzustellen. Jetzt fügen wir eine bedingte Formatregel hinzu, die diesen Wert in die bedingte Regel einbezieht

= DATEDIF (B4, C4, "m") <$ B $ 1

Abbildung E.

Fügen Sie ein bedingtes Format hinzu, um unzureichende benötigte Daten hervorzuheben.

Diese Regel verwendet eine wenig bekannte Funktion, DATEDIF (), die genau das tut, wonach es sich anhört - sie gibt die Anzahl der angegebenen Intervalle zwischen zwei Daten zurück. In diesem Fall gibt das dritte Argument (m) Monate an. Wenn die Differenz zwischen den beiden Daten in B4 und C4 in Monaten kleiner als der Wert in B1 ist, gibt der Ausdruck True zurück. Lassen Sie uns nun diese Regel einführen:

  1. Wählen Sie C4: C6.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Bedingte Formatierung" in der Gruppe "Stile" (auf der Registerkarte "Startseite") die Option "Neue Regel".
  3. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Verwenden Sie eine Formel aus, um zu bestimmen, welche Zellen im oberen Bereich formatiert werden sollen.
  4. Geben Sie im unteren Bereich die Formel = DATEDIF (B4, C4, "m") <$ B $ 1 ein ( Abbildung F ).
    Abbildung F.
  5. Klicken Sie auf Format.
  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Füllen eine Farbe aus und klicken Sie dreimal auf OK, um zum in Abbildung G gezeigten Blatt zurückzukehren.

Abbildung G.


Die neue Regel hebt Daten hervor, die nicht die vollen zwei Monate zulassen.

Derzeit erfüllt nur ein Datensatz, Projekt 1, die neue Regel. Der 20. September ist keine vollen zwei Monate nach dem Einreichungsdatum des 1. August. Wenn Sie den Wert in B1 ändern, z. B. in 3, ändert sich die Formatierung entsprechend, wie in Abbildung H dargestellt .

Abbildung H.

Ändern Sie die Markierung, indem Sie den Wert in B1 ändern.

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