Fragen und Antworten zu Office: So blenden Sie Spalten ein und verwenden Office 365 auf einem Mac

Nicht jedes Problem ist groß. Manchmal sind es die kleinen sich wiederholenden Fallstricke, die dich verrückt machen. Diesen Monat werde ich einige Probleme vorstellen, die den Lesern groß erschienen, aber einfache Lösungen haben.

Spalten und Zeilen einblenden

Mark hatte Probleme, die Technik anzuwenden, die ich in einem früheren Beitrag mit dem Titel "So blenden Sie Zeile 1 und Spalte A in einer Excel-Tabelle ein." Wenn Sie Spalten oder Zeilen einblenden, wählen Sie zuerst die benachbarten Spalten oder Zeilen aus. Dies ist ein Problem, wenn die ausgeblendete Spalte oder Zeile Spalte A oder Zeile 1 ist. Sie können die Spalte links oder die Zeile darüber nicht auswählen, da keine vorhanden ist.

Die Technik, die ich geteilt habe, funktioniert, aber Mark hat versucht, die Spalten A bis D und nicht nur die Spalte A einzublenden. Wenn benachbarte Spalten oder Zeilen ausgeblendet sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie können Spalte A mit der im obigen verknüpften Artikel beschriebenen Technik einblenden und dann die verbleibenden Spalten wie gewohnt einblenden, indem Sie die benachbarten Spalten auswählen.
  • Sie können den fortlaufenden Spaltenblock mit der im oben verlinkten Artikel beschriebenen Technik einblenden, die effizienter ist als die erste Methode.

Lassen Sie uns die zweite Methode mit einem kurzen Beispiel durchgehen, in dem die Spalten A bis D ausgeblendet sind:

  1. Blenden Sie zunächst die Spalten A bis D aus, indem Sie diese vier Spalten auswählen und mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klicken. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü die Option Ausblenden. Jetzt können Sie sie einblenden.
  2. Geben Sie im Feld Name links neben der Formelleiste A1: D1 ein (siehe Abbildung A ). Beachten Sie, dass die erste sichtbare Spalte E ist.
    Abbildung A.

  3. Drücken Sie Enter. Wenn Sie dies tun, wählen Sie A1: D1, aber Sie werden nicht sehen, dass dies passiert. Die Spalten sind noch ausgeblendet.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Home. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Format in der Gruppe Zellen die Option Ein- und Ausblenden. Wählen Sie in Excel 2003 im Menü Format die Option Spalte und anschließend Einblenden.
  5. Wählen Sie Einblenden (wie in Abbildung B gezeigt ) und Excel macht alle vier ausgeblendeten Spalten gleichzeitig verfügbar.
    Abbildung B.

Office 365 auf dem Mac

Viele Leute sind neugierig auf Office 365. Wenn Sie die offizielle Website besucht haben, wissen Sie bereits, dass es eine Menge Informationen gibt, und das Finden der benötigten Details kann eine überwältigende (ärgerliche) Aufgabe sein. Kimmo fragte, ob er zwei separate Lizenzen für seinen Mac und seinen PC erwerben müsse. Die gute Nachricht für Kimmo ist, dass die Antwort "Nein" lautet. Sobald Sie eine Office 365-Lizenz haben, können Sie die entsprechende Edition auf mehreren Systemen installieren (die Anzahl hängt von Ihrer Lizenz ab).

Weitere Informationen zu Office 365:

  • Über 10 Dinge, die Sie vor dem Kauf von Office 365 wissen sollten
  • 10 Dinge, die Sie über die Umstellung auf Office 365 wissen sollten

Seitennummerierung in Abschnitten

Stanford hat ein 15-seitiges Dokument mit zwei Abschnitten: Die ersten 13 Seiten und die letzten 2 Seiten. Er verwendet das vordefinierte x-y-Seitennummerierungsformat von Word, das insgesamt 15 Seiten anzeigt. Er möchte die letzten beiden Hilfsseiten nicht in die Gesamtzahl für Abschnitt eins aufnehmen. Er möchte, dass das Nummerierungsformat insgesamt 13 anzeigt - und zum Glück ist die Lösung einfacher als Stanford gedacht hat! (Die Anweisungen sind für alle Versionen bis Word 2003 nahezu gleich.)

Das x-y-Format von Word (in Abbildung C dargestellt ) fügt zwei Felder ein: {PAGE} und {NUMPAGES}.

Abbildung C.

Das x-y-Format von Word.

Abbildung D zeigt die Felder und ihre Ergebnisse in der Kopfzeile eines Dokuments.

Abbildung D.

Die Felder und ihre Ergebnisse.

Um die Feldcodes anstelle ihrer Ergebnisse anzuzeigen, wählen Sie den gesamten Feldausdruck aus und drücken Sie Umschalt + F9. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Zahlen anzuzeigen.

Wie Sie wahrscheinlich wissen, gibt {PAGE} die aktuelle Seitenzahl und {NUMPAGES} die Gesamtzahl der Seiten im Dokument zurück. Stanford benötigt das dritte Nummerierungsfeld von Word, {SECTIONPAGES}, das die Gesamtzahl der Seiten im aktuellen Abschnitt zurückgibt.

In Stanfords Situation ist die Lösung einfach, es wird jedoch davon ausgegangen, dass das Dokument einen Abschnittswechsel auf der nächsten Seite zwischen zwei Abschnitten aufweist. Wenn Sie folgen, müssen Sie den entsprechenden Abschnittswechsel und das vordefinierte x-y-Nummerierungsformat einfügen. (Eine weitere Option ist das Herunterladen der verfügbaren DOCX- oder DOC-Demo-Datei, die beide in einem zweiseitigen Dokument enthält. Stanfords Dokument hat 15 Seiten, aber die Anzahl der Seiten spielt keine Rolle. Ich verwende zwei Seiten, um das Beispiel zu vereinfachen.)

Mit dem vordefinierten Nummerierungsformat und dem Abschnittswechsel können Sie das Nummerierungsformat wie folgt festlegen:

  1. Öffnen Sie die Kopfzeile des Abschnitts, indem Sie auf den Kopfzeilenbereich in diesem Abschnitt doppelklicken (Seite 1).
  2. Wählen Sie den Nummerierungsausdruck in der Kopfzeile aus und drücken Sie Umschalt + F9, damit Sie die tatsächlichen Feldcodes sehen können.
  3. Wählen Sie die NUM-Komponente aus und ersetzen Sie sie durch ABSCHNITT (siehe Abbildung E) .
    Abbildung E.
  4. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie den gesamten Ausdruck aus und drücken Sie Umschalt + F9, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Zu diesem Zeitpunkt wird im Feld {ABSCHNITTSEITEN} 1 von 1 korrekt angezeigt, obwohl das Dokument zwei Seiten enthält. Im Feld {SEITEN} wird weiterhin die aktuelle Seitenzahl für das Dokument (nicht den Abschnitt) in Abschnitt 2 angezeigt (siehe Abbildung F ). Die Ergebnisse - 2 von 1 - werden in fast jeder Situation falsch sein, nicht nur bei Stanford. (Ich habe in der Absatzgruppe auf der Registerkarte Start auf Einblenden / Ausblenden geklickt, um den Abschnittswechsel anzuzeigen.)

Abbildung F.

Im Feld {SEITEN} wird weiterhin die aktuelle Seitenzahl für das Dokument angezeigt.

Stanford möchte keine Seitenzahlen für Abschnitt zwei, daher ist das Löschen des geänderten Nummerierungsformats aus der Kopfzeile von Abschnitt zwei eine einfache Lösung! Dazu müssen Sie zuerst die Header-Verknüpfung zwischen den beiden Abschnitten unterbrechen. Hier ist wie:

  1. Öffnen Sie die Kopfzeile für den zweiten Abschnitt (doppelklicken Sie auf den Kopf- oder Fußzeilenbereich). In diesem Fall arbeiten Sie in der Kopfzeile auf Seite 2. Wenn Sie dies tun, wird die Registerkarte Gleich wie zuvor angezeigt (in Abbildung F eingekreist). Wenn Sie die Abschnittsumbruchmarke nicht sehen können, klicken Sie in der Absatzgruppe wie oben erwähnt auf Einblenden / Ausblenden. Sie müssen in der Kopfzeile arbeiten, die auf den Abschnittswechsel folgt.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontextdesign auf die Option Mit Vorherigen verknüpfen in der Navigationsgruppe, um die Verknüpfung der beiden Abschnitte aufzuheben. In Word 2003 klicken Sie in der Kopf- und Fußzeilensymbolleiste auf dieselbe Option.
  3. Wählen Sie den Nummerierungsausdruck in der Überschrift von Abschnitt zwei (Seite 2) und drücken Sie die Entf-Taste.
  4. Schließen Sie die Kopfzeile.

Durch Unterbrechen der Verknüpfung zwischen den beiden Abschnitten können Sie die Überschrift in Abschnitt 2 löschen, ohne die Überschrift in Abschnitt 1 zu löschen. Am Ende erhalten Sie ein Dokument, in dem die Gesamtzahl der Seiten in Abschnitt 1 und keine Seitenzahlen in Abschnitt 2 angezeigt werden.

Stanford hatte alle Werkzeuge an Ort und Stelle. Er brauchte nur das richtige Feld für die Seitennummerierung in der Kopfzeile des Abschnitts. Leider sind Nummerierungskorrekturen nicht immer so einfach. Weitere Informationen zu einem komplexeren Seitennummerierungsschema finden Sie unter "Pro-Tipp: Berechnen Sie die aktuelle Seitenzahl in einem Abschnitt in Word".

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