Fragen und Antworten zu Office: Suchen von Objekten in Word und eine Zähllösung in Excel

Eine Lösung ist nur dann einfach, wenn Sie davon wissen. Diesen Monat habe ich einem Leser dabei geholfen, einen einfachen Weg zu finden, um alle Abschnittsumbrüche eines Word-Dokuments zu finden. Ich habe auch einem zweiten Leser gezeigt, wie man schnell den gesamten Text von der Einfügemarke bis zum Ende des Dokuments auswählt. Darüber hinaus hatten zwei Leser Excel-Fragen. Für den ersten Benutzer bot eine allgemeine Excel-Funktion eine schnelle Lösung. Der zweite Benutzer benötigte eine Anleitung zur korrekten Verwendung der Funktion COUNTIFS (). In diesem speziellen Fall bedeutete dies, dass COUNTIFS () überhaupt nicht verwendet wurde. Lasst uns genauer hinschauen.

Suchen Sie in Word nach Objekten

Jim suchte nach einer schnellen Methode, um Abschnittswechsel in einem langen Dokument (über 500 Seiten) zu finden. Sie alle durch das Sehen zu finden, wäre mühsame Arbeit. Glücklicherweise bietet Word mehr als eine Suchmethode.

Wenn Sie mit Word 2007 oder 2010 arbeiten, können Sie das Werkzeug Objekt durchsuchen auswählen am unteren Rand der vertikalen Bildlaufleiste verwenden. Möglicherweise möchten Sie jedoch die Unterbrechungen Ihres Dokuments anzeigen, bevor Sie mit der Suche beginnen. Eine effiziente Methode ist nicht hilfreich, wenn Sie die Unterbrechungen nicht sehen können! Um Abschnittswechsel (und andere Formatierungscodes) anzuzeigen, klicken Sie in der Gruppe Absatz (auf der Registerkarte Startseite) auf Einblenden / Ausblenden.

Wenn die Unterbrechungen sichtbar sind, können Sie sie mit dem Werkzeug Objekt durchsuchen auswählen wie folgt durchlaufen:

  1. Finden Sie das Werkzeug - es ist ein kleiner Kreis mit Dreiecken oben und unten.
  2. Klicken Sie auf den Kreis und wählen Sie die Option Nach Abschnitt durchsuchen ( Abbildung A ) - oder drücken Sie Strg + Alt + Startseite, um die Optionen anzuzeigen.
    Abbildung A.
  3. Klicken Sie nach Auswahl einer geeigneten Objektoption entweder auf den Pfeil Weiter oder Zurück. Die Abschnittsoption ist die zweite von rechts in der zweiten Zeile.
  4. Klicken Sie weiter, bis Sie die gewünschte Unterbrechung (das gewünschte Objekt) gefunden haben.

Dieses Tool erleichtert die Suche nach mehreren Objekten und Formatierungselementen ( Abbildung B ):

Abbildung B.


Sie können problemlos nach mehreren Objekten und Formatierungselementen suchen.

Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, Objekte zu finden. Die Auswahl der richtigen Methode hängt von Ihnen und der Situation ab. Manchmal reicht die Verwendung der Suchfunktion aus:

  1. Drücken Sie Strg + G, um das Dialogfeld Suchen mit der aktuellen Registerkarte Gehe zu anzuzeigen.
  2. Wählen Sie in der Liste Gehe zu was das gewünschte Objekt oder Element aus ( Abbildung C ).
    Abbildung C.
  3. Klicken Sie auf Weiter oder Zurück.
  4. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie fertig sind.

Das Problem bei dieser Methode ist der Dialog selbst - er verdeckt den Text. Sie können es verschieben, aber je nach Job kann sich dies als mühsam erweisen.

Das Objekt "Objekt durchsuchen auswählen" ist in Word 2013 nicht verfügbar, Sie verwenden jedoch weiterhin das Dialogfeld "Suchen". Darüber hinaus können Sie den Navigationsbereich verwenden. Um diesen Bereich anzuzeigen, aktivieren Sie die Option Navigationsbereich in der Gruppe Anzeigen im Menü Ansicht. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Suchsymbol, um die Liste der in Abbildung D gezeigten Optionen anzuzeigen. Die meisten Optionen finden Sie hier.

Abbildung D.

Verwenden Sie den Navigationsbereich, um Objekte zu finden.

Sobald Sie ein Element aus dem Abschnitt Suchen ausgewählt haben, zeigt Word die Anzahl der gefundenen Elemente an. Klicken Sie zu diesem Zeitpunkt auf die in Abbildung E gezeigten Pfeile, um durch die ausgewählten Objekttypen im Dokument zu navigieren.

Abbildung E.

Klicken Sie auf die Pfeile, um durch den ausgewählten Objekttyp zu navigieren.

Wählen Sie von der Einfügemarke bis zum Ende in einem Word-Dokument

Bill suchte nach einer Tastenkombination, mit der alles von der Einfügemarke bis zum Ende des Dokuments ausgewählt werden konnte. Eine Sache, die Word-Benutzer schnell lernen, sind die vielen Auswahlverfahren und Tastaturkürzel. Zum Glück für Bill gibt es eine Verknüpfung, die genau das tut, was er benötigt. Drücken Sie einfach Strg + Umschalt + Ende, um den gesamten Text von der Einfügemarke bis zum Ende des Dokuments auszuwählen.

Kopieren Sie keine bedingten Excel-Formate

Derek kopierte Text aus Bereichen, in denen bedingte Formatierungsregeln angewendet wurden. Wenn er solchen Text kopierte, kopierte Excel auch das bedingte Format, das er nicht wollte. Zum Glück für Derek waren nur ein oder zwei zusätzliche Schritte erforderlich, um die Formatierungsregeln hinter sich zu lassen:

  1. Wählen Sie den bedingt formatierten Text aus und drücken Sie Strg + C, um den Text in die Zwischenablage zu kopieren.
  2. Wählen Sie die Zielzelle aus und drücken Sie Strg + V. Wenn Sie dies tun, zeigt Excel ein Tipp-Symbol an ( Abbildung F ). Sie können auch auf das Dropdown-Menü Einfügen in der Gruppe Bearbeiten klicken, um dieselbe Option zu finden.

Abbildung F.

Excel zeigt ein Tipp-Symbol an.

Diese Auswahl entfernt auch andere Formatierungen, so dass es ein Kompromiss ist. Um in Zukunft effizienter zu arbeiten, sollten Sie sich ein wenig mit allen verfügbaren Einfügeoptionen vertraut machen.

Bedingungswerte im gleichen Bereich zählen

Drew wollte Leerzeichen und Textwerte zählen, die dasselbe bedeuteten, wie "keine" oder "unbekannt" auf mehreren Blättern. Der Versuch mit COUNTIFS () hat nicht funktioniert. Die gute Nachricht ist, dass es einfach ist, aber manchmal ist die Anwendung etwas schwierig. Das Problem ist nicht die Blattreferenzierung. Ich vermute eher, dass Drews Anwendung von COUNTIFS () nicht funktioniert hat. Insbesondere versuchte Drew, verschiedene Werte im gleichen Bereich zu zählen, wie in Abbildung G gezeigt . Das wird nicht funktionieren. Die einfache Wahrheit ist, dass diese Funktion keine unterschiedlichen Werte oder Zeichenfolgen innerhalb desselben Bereichs zählt. (Sie können die Beispielarbeitsmappe .xls oder .xlsx herunterladen.)

Abbildung G.

COUNTIFS () gibt ein unerwartetes Ergebnis zurück.

Wie Sie in Abbildung G sehen können, zählt COUNTIF () die Anzahl der Vorkommen korrekt. Als Drew versuchte, diese Zählungen in einem COUNTIFS () zu kombinieren, gab die Funktion 0 zurück. Das Argument des COUNTIFS () -Kriterienbereichs kann nicht für jeden bedingten Wert gleich sein.

Um bedingte Werte im gleichen Bereich zu zählen, haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, und ich habe beide in Abbildung H gezeigt . Sie können eine Hilfsspalte COUNTIF () hinzufügen und die Ergebnisse summieren, oder Sie können eine einzelne Formel verwenden, die alle COUNTIF () -Funktionen kombiniert.

Abbildung H.

Fügen Sie die Ergebnisse mehrerer COUNTIF () - Funktionen hinzu.

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