Fragen und Antworten zu Office: Passen Sie Optionen und Regeln für bedingte Formate an

Es gibt so viele Optionen in den Office-Anwendungen, dass es unmöglich ist, alle zu kennen. Wenn Sie sich jedoch bewusst sind, dass sie vorhanden sind und dass Sie einfache Anpassungen vornehmen können, können Sie effizienter arbeiten. Die bedingte Formatierungsfunktion von Excel ist ähnlich, da eine einfache Anpassung den Unterschied in der Welt ausmachen kann.

AutoFormat verloren

Alex hat eine AutoFormat-Einstellung geliebt, mit der er 1) eingeben kann, um eine eingerückte nummerierte Liste zu erstellen. Es ist eine einfache Verknüpfung: Um eine eingerückte nummerierte Liste zu erstellen, ohne auf die Option Nummerierung in der Gruppe Absatz zu klicken, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie 1 ein und drücken Sie die Tabulatortaste. Word rückt das Element automatisch ein und aktiviert die Funktion für nummerierte Listen für Sie. Wenn Sie lieber ein Punktzeichen anstelle der Klammer anzeigen möchten, geben Sie ein Punktzeichen anstelle der Klammer ein, bevor Sie die Tabulatortaste drücken. Ohne zu wissen, wie oder warum, funktionierte diese Funktion plötzlich nicht mehr für Alex.

Es gibt eine Reihe von Optionen, die Office standardmäßig aktiviert. Im Allgemeinen muss jemand die Option deaktivieren, damit sie nicht mehr funktioniert. Gelegentlich ist ein Add-In oder eine andere neu installierte Software der Schuldige. Es ist schwer zu wissen, warum eine Option nicht mehr funktioniert, und es ist frustrierend, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie zurücksetzen können. In Alex 'Fall ist die Lösung einfach:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie im linken Bereich Optionen. Wenn Sie Word 2003 verwenden, wählen Sie im Menü Extras die Option AutoKorrekturoptionen und fahren Sie mit Schritt 4 fort.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Proofing.
  3. Klicken Sie rechts im Abschnitt AutoKorrekturoptionen auf die Schaltfläche AutoKorrekturoptionen ( Abbildung A ).
    Abbildung A.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe.
  5. Aktivieren Sie die Option Automatisch nummerierte Listen im Abschnitt Während der Eingabe anwenden ( Abbildung B ).
    Abbildung B.
  6. Klicken Sie zweimal auf OK.

Es gibt viele Optionen, und ich empfehle Ihnen, ein wenig Zeit damit zu verbringen, sie zu überprüfen. Wenn eine Funktion plötzlich nicht mehr funktioniert, werden Sie sich wahrscheinlich daran erinnern, dass eine Option vorhanden ist, und die Umgebung erkunden. Höchstwahrscheinlich werden Sie es schnell genug finden und die Dinge richtig einstellen, auch wenn Sie sich zunächst nicht an die genaue Einstellung erinnern. Es ist wichtiger zu wissen, wo man suchen muss, als sich jede Option zu merken.

Antworttextoption in Outlook

Wenn Stephanie von einem ihrer Freunde eine Antwort auf ein laufendes Gespräch erhält, sieht sie nur die letzte Antwort des Freundes - das frühere Gespräch fehlt. Diese Einstellung kann Stephanie nicht ändern. Ihre Freundin muss ihre Outlook-Optionen zurücksetzen, um den gesamten Thread einzuschließen. Glücklicherweise ist die Lösung einfach:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie im linken Bereich Optionen.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Mail.
  3. Im Abschnitt Antworten und Weiterleitungen finden Sie zwei Dropdown-Menüs zur Steuerung des Texts, der in Antworten und Weiterleitungen angezeigt wird. Um den ursprünglichen Nachrichtentext in einen oder beide einzuschließen, wählen Sie entsprechend Originalnachrichtentext einschließen ( Abbildung C ).
    Abbildung C.
  4. OK klicken.

Ich vermute, dass Stephanies Freund diese Option auf "Originalnachricht nicht einschließen" findet. Jetzt ist es schwierig, ihre Freundin dazu zu bringen, ihre Einstellung zu ändern. Es gibt nichts, was Stephanie tun kann, um den verworfenen Thread in Antworten von anderen zurückzugewinnen, die keinen früheren Text enthalten.

Erweitern eines bedingten Formats

Mike möchte Zeilen bedingt hervorheben. Bisher konnte er die bedingten Werte hervorheben, aber er möchte die gesamte Zeile hervorheben. Die Lösung ist einfach: Wählen Sie alle Spalten aus, aus denen der Datenbereich besteht, bevor Sie die bedingte Formatregel anwenden. Wir werden den einfachen Datenbereich in Abbildung D verwenden, um diese Technik zu demonstrieren. Zunächst wenden wir das bedingte Format mithilfe einer bedingten Regel auf die bedingte Spalte an. Anschließend zeige ich Ihnen, wie Sie die Hervorhebung auf alle Spalten erweitern können, aus denen der Datensatz besteht. Sie können mit beliebigen Daten arbeiten oder die Beispieldatei .xls oder .xlsx herunterladen.

Abbildung D.

Ein einfacher Datensatz.

Gehen Sie wie folgt vor, um Spalte A ein bedingtes Format zuzuweisen:

  1. Wählen Sie A2: A5.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stile auf Bedingte Formatierung. Wählen Sie in Excel 2003 im Menü Format die Option Bedingte Formatierung und fahren Sie mit Schritt 4 fort.
  3. Wählen Sie Neue Regel.
  4. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld "Formel verwenden", um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen. Wenn Sie Excel 2003 verwenden, wählen Sie im Dropdown-Menü Cond 1 die Option Formula Is.
  5. Geben Sie die Formel ein = $ A2 = "Cat"
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format ( Abbildung E ).
    Abbildung E.
  7. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Füllen (Registerkarte Muster in Excel 2003), wählen Sie eine Farbe aus und klicken Sie auf OK.
  8. Klicken Sie auf OK, und Excel hebt die Zellen in Spalte A hervor, die Cat enthalten ( Abbildung F ).
    Abbildung F.

Die einfache Formel = $ A2 = "Cat" gibt true zurück, wenn der Wert in Spalte A cat ist. Wenn die Formel wahr ist, wendet Word das von Ihnen gewählte bedingte Format an.

Sie sollten wissen, dass es andere Möglichkeiten gibt, dieses einfache bedingte Format zu erreichen, und hier können Probleme auftreten. Andere Regeln, insbesondere die integrierten, sind nicht so flexibel wie die Formelregel. Sie sollten sie natürlich verwenden, aber Sie können sie nicht immer ändern. Wenn diese Regeln nicht ausreichen, versuchen Sie es mit der Formelregel.

Erweitern wir nun die Hervorhebung um die Spalten B und C:

  1. Wählen Sie A2: C5. Anstatt nur die Spalte auszuwählen, die die bedingten Werte enthält, wählen Sie alle Spalten aus, aus denen der Datenbereich besteht.
  2. Wiederholen Sie die obigen Schritte 2 bis 8. Abbildung G zeigt die erweiterten Highlights.

Abbildung G.

Das Erweitern des Formats ist so einfach wie das Auswählen weiterer Spalten.

Es ist wirklich so einfach, wenn Sie die Formelregeloption verwenden. Ändern Sie einfach die ursprüngliche Auswahl, bevor Sie die bedingte Formatregel anwenden. Wie bereits erwähnt, funktioniert diese einfache Änderung nur, weil ich die Formelregel verwendet habe. Wenn Sie das bedingte Format mit einer anderen Option angewendet haben, müssen Sie es möglicherweise löschen und neu beginnen, da Sie es wahrscheinlich nicht auf die gesamte Zeile erweitern können.

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