Microsoft Office 365 verwaltet jetzt mindestens 100 Versionen Ihrer Dokumente

Welche Office Suite sollten Sie verwenden? Berücksichtigen Sie diese 5 Optionen. Geschäftsbenutzer sind nicht mehr nur auf Microsoft Office beschränkt.

Die digitale Zusammenarbeit zwischen mobilen Mitarbeitern ist eines der Kennzeichen der Office 365-Marktstrategie von Microsoft. Viele der Funktionen und Anwendungsverbesserungen, die das Unternehmen in den letzten Jahren implementiert hat, wurden durchgeführt, um die Überzeugung zu befriedigen, dass eine jüngere Belegschaft daran gewöhnt ist, in einer kooperativen, kollaborativen digitalen Umgebung zu arbeiten.

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Zu diesem Zweck gab Microsoft im Mai 2018 bekannt, dass eine subtile, wesentliche Änderung der Funktionsweise der Dokumentversionierung sowohl für OneDrive for Business als auch für SharePoint Online eingeführt wird. Bis Ende Juli werden alle SharePoint- und OneDrive-Dokumentbibliotheken so eingestellt, dass mindestens einhundert Hauptversionen jedes Dokuments erhalten bleiben. In der Ankündigung heißt es eindeutig: "Mit diesen Änderungen wird auf der Seite" Einstellungen für die Dokumentbibliothek "die Möglichkeit nicht mehr unterstützt, die Versionierung zu deaktivieren oder so zu konfigurieren, dass weniger als einhundert Versionen beibehalten werden."

(Tech Pro Research)

Versionierung

Das Verwalten mehrerer Versionen eines Dokuments, damit diese bei Bedarf abgerufen werden können, ist eine wichtige Funktion für Situationen der Zusammenarbeit, in denen der kreative Prozess chaotisch werden kann. Jemandes unvollständiger Gedanke, der vor 50 Versionen verworfen wurde, ist möglicherweise nur die Inspiration, die erforderlich ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Ohne die Versionierung könnte diese produktive Einsicht für immer verloren gehen und die Produktivität könnte darunter leiden.

Das Speichern von mindestens 100 Versionen jedes Dokuments in OneDrive oder SharePoint kann jedoch erheblich mehr Speicherplatz beanspruchen, als einige Administratoren geplant haben. Diese Änderung des Speicherverhaltens kann in einigen Situationen nachteilige Auswirkungen haben.

Wenn Sie nach den neuen Regeln die Versionsverwaltung für Ihre OneDrive- und SharePoint-Instanzen aktiviert haben, können Sie die Anzahl der Versionen nicht mehr unter das Minimum von 100 begrenzen. Dies bedeutet, dass vorhandene Limits beim neuen automatisch auf 100 erhöht werden Versionseinstellungen werden eingeführt. Administratoren sollten bereit sein, ihre Speicherzuordnungen unter diesen neuen Einstellungen anzupassen.

Um diesbezüglich Abhilfe zu schaffen, erhöht Microsoft die Speicherzuweisung für SharePoint Online pro Benutzerlizenz auf 1 TB plus 10 GB pro erworbener Benutzerlizenz. Die vorherige Zuweisung betrug 1 TB plus 0, 5 GB pro Benutzerlizenz. Für die meisten Unternehmen hat die Änderung der Versionierung in Verbindung mit der Erhöhung der Speicherkapazität keine oder nur geringe Auswirkungen auf den Betrieb. Jedes Unternehmen ist jedoch anders, und Office 365-Administratoren sollten diesen Rollout beachten und entsprechend planen.

(TechRepublic)

Suchen der versionierten Dokumente

Für viele Benutzer ist der Zugriff auf versionierte Dokumente, die in OneDrive und SharePoint gespeichert sind, möglicherweise nicht so einfach wie sie denken. Die versionierten Dokumente werden nicht auf dem lokalisierten Laufwerk ihrer Windows 10-Workstation gespeichert. Versionsdokumente sind ausschließlich eine Online-Funktion.

Um ein versioniertes Dokument in SharePoint oder OneDrive zu finden, starten Sie Ihren Webbrowser, navigieren Sie zu Office 365 und melden Sie sich an. Öffnen Sie die Bibliothek, in der Ihr versioniertes Dokument gespeichert ist. In diesem Beispiel ( Abbildung A ) handelt es sich um meine SharePoint Online Team-Bibliothek.

Abbildung A.

Klicken Sie auf das Optionsfeld neben dem Dokument oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen, um auf das erweiterte Menü zuzugreifen und zum Link Versionsverlauf zu navigieren ( Abbildung B ).

Abbildung B.

Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird eine Liste der verfügbaren Versionen dieses Dokuments angezeigt ( Abbildung C ). Jede Version kann angezeigt, gelöscht oder wiederhergestellt werden, um die aktuelle Version zu ersetzen (alle Änderungen verlieren, denken Sie daran.)

Abbildung C.

Endeffekt

Unabhängig davon, ob es sich um Windows 10, Office 365 oder Azure handelt, überwacht, ändert, aktualisiert und aktualisiert Microsoft kontinuierlich seine Unternehmensproduktivitätssoftware. Es ist eine ihrer wichtigsten Geschäftsstrategien, um Kunden zufrieden zu stellen. Für die meisten dieser Kunden ist dies eine gute Sache, aber es bedeutet auch, dass IT-Administratoren die von Microsoft angekündigten Änderungen sorgfältig befolgen und bei Bedarf anpassen müssen. Das Erhöhen der Mindestanzahl versionierter Dokumente für OneDrive und SharePoint ist nur das neueste Beispiel.

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