Ist Project Online bereit, Microsoft Project zu ersetzen?

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Als wir uns vor einem Jahr die Online-Version von Project angesehen haben, war dies ein ziemlich einfacher Dienst, der auf SharePoint aufbaut und moderne Gruppen unterstützt, sowie eine praktische Funktion namens Roadmap, mit der Sie sich einen Überblick über mehrere Projekte verschaffen können. Diese Version von Project Online war mehr oder weniger ein Platzhalter für ein neues Projektmanagementsystem, das Microsoft noch auf der Common Data Service für Apps-Plattform aufbaute, die Dynamics unterstützt. Dabei wurde die leistungsstarke Scheduling Engine aus den Desktop- und Serverversionen von Project verwendet. Wird jedoch weiterhin von SharePoint Online gehostet, um das Teilen von Dokumenten und das Chatten in Teams zu vereinfachen.

Nachdem dieser Dienst gestartet wurde, wo bleibt die Desktop-Version von Project und welche sollten Sie verwenden?

Jenseits von Brettern

Mit der Project-Webanwendung können Sie einfach in einer Rasteransicht beginnen, die Microsoft ToDo ähnelt. Sie erstellen ein Projekt, indem Sie eine Aufgabenliste wie in einer Aufgabenverwaltungs-App erstellen und Aufgaben Personen zuweisen, die sich bereits im System befinden Sie befinden sich in Teams oder nur in Ihrem Active Directory. Die Nutzung von Office 365 auf diese Weise spart viel Vorbereitungszeit, z. B. das Hinzufügen von Personen zu einem Unternehmensressourcenpool in Standardprojektform. Es ist auch ein Wechsel vom traditionellen Top-Down-Ansatz des klassischen Projektworkflows mit einem formellen Projektmanager. Wenn Ihr Projekt eher eine Zusammenarbeit innerhalb eines Teams ist, können Sie problemlos Co-Autoren haben, die Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen können.

Das Erstellen komplexer Aufgaben ist ebenfalls unkompliziert: Anstatt einen mehrstufigen Aufgabendialog zu jonglieren, erstellen Sie alle verschiedenen Aufgaben und markieren sie als Unteraufgaben, um sie zu gruppieren. Sie müssen nicht daran denken, ein Projekt zu speichern oder es während der Arbeit ein- oder auszuchecken - das klingt für moderne Webanwendungen offensichtlich, muss aber immer noch mit der Desktop-Version von Project und Project zu tun haben Server. Wenn Sie ähnliche Aufgaben haben oder sich in mehreren Projekten wiederholen, können Sie diese kopieren und einfügen.

Sie können Aufgaben in Ihrem Projekt mehr als die grundlegenden Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Formeln. Bisher gibt es jedoch nur elf Optionen anstelle der über 300 im klassischen Projekt.

Planungswerkzeuge wie Trello haben Kanban-Boards einem Mainstream-Publikum bekannt gemacht, und Project erbt die Board-Ansicht von Planner (das jetzt vom selben Team erstellt wird). Sie können die Board-Ansicht auf verschiedene Arten gruppieren, z. B. nach dem Fortschritt der Aufgaben, oder mithilfe von Buckets Aufgaben klassifizieren, die für Sie am sinnvollsten sind. Aufgaben, die bald oder heute fällig sind, werden gelb hervorgehoben. Überfällige Aufgaben werden sowohl in der Raster- als auch in der Kartenansicht rot hervorgehoben - und dies funktioniert im kontrastreichen Modus, der jetzt verfügbar ist, um die Zugänglichkeit zu verbessern.

Timeline view shows the duration and dependencies of tasks in your project.

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Die Zeitleistenansicht zeigt die Dauer und Abhängigkeiten von Aufgaben in Ihrem Projekt an.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Füllen Sie die Start- und Enddaten einer Aufgabe aus und sie wird automatisch geplant (etwas, das Sie früher für jedes Projekt auswählen mussten). In der Zeitleistenansicht (ein Gantt-Diagramm ohne den einschüchternden Namen) können Sie Aufgaben auf das richtige Datum ziehen, ziehen, um mehr oder weniger Zeit zuzuweisen, und sie verschieben, um sie neu zu planen. Sie können auch den Punkt ziehen, der neben einer Aufgabe angezeigt wird, um sie von einer anderen Aufgabe abhängig zu machen, oder Sie können den Detailbereich öffnen und dort Abhängigkeiten hinzufügen. Klicken Sie in das Feld und es werden einige Aufgaben vorgeschlagen. Geben Sie zuerst den Namen der Aufgabe ein, die Sie erledigen müssen, und die Liste filtert nach passenden Aufgaben zur Auswahl. Auch dies scheint offensichtlich zu sein, aber in Desktop-Projekten sind Abhängigkeiten bei der Einstellung von Projekten viel komplizierter, da dies das Nachschlagen der Aufgabennummer bedeutet.

Project knows that most people only work Monday to Friday and will automatically move tasks to working days.

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Das Projekt weiß, dass die meisten Leute nur von Montag bis Freitag arbeiten und Aufgaben automatisch auf Arbeitstage verschieben.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Dies ist eine viel flüssigere und intuitivere Methode zum Erstellen eines Projekts. Start- und Enddaten werden jedoch automatisch festgelegt oder neu berechnet, basierend auf der Aufgabenlänge und den Aufgaben, von denen die Aufgaben abhängen. Dazu gehört, dass Daten so geändert werden, dass sie auf Werktagen basieren - eine Aufgabe von sieben Tagen dauert mehr als eine Woche. Kalender kennen die offiziellen Feiertage in verschiedenen Regionen, daher werden Mitarbeiter in Großbritannien über Thanksgiving eingeplant. Sie können auch benutzerdefinierte Kalender erstellen, die Wochenenden enthalten, wenn Ihr Unternehmen Konferenzen und Ausstellungen umfasst, oder die markieren, an welchen Tagen Teilzeitmitarbeiter arbeiten, damit die ihnen zugewiesenen Aufgaben so viele Tage wie nötig benötigen, um ihren Zeitplänen zu entsprechen. Sie erhalten eine Popup-Benachrichtigung, die Sie über die Änderungen informiert. Je mehr Details Sie hinzufügen, wie viel Arbeit eine Aufgabe beinhaltet und wie viel getan wurde, desto mehr davon sehen Sie, wenn Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren.

Wenn Sie Personen benötigen, die nicht in Office 365 enthalten sind, oder Ressourcen wie Drucker, Fahrzeuge oder Räume, können Sie diese als Kontakte erstellen, wenn es sich um Personen handelt, oder als buchbare Ressourcen, wenn dies nicht der Fall ist. Sie können auch Dienste wie Druckereien hinzufügen, die Ihnen über Dynamics zur Verfügung stehen. In Zukunft plant Microsoft, Project weitere Dynamics-Funktionen wie Budgetanalyse, Ressourcenverwaltung sowie Kosten- und Zeiterfassung direkt hinzuzufügen. Sie können bereits Phasen, Phasen und Workflows für Ihre Projekte festlegen, indem Sie diese in SharePoint Online erstellen.

Eine zunehmende Anzahl von Projekten umfasst Technologie: Die Aufgaben und Ergebnisse, die Sie in Project einfügen, können eine Adobe Cloud-Marketingkampagne oder JIRA-Tickets sein. Da Project auf Dynamics basiert, erhält Project dieselben Konnektoren wie Power Automate (zuvor Microsoft Flow), sodass Sie Daten von diesen Systemen direkt integrieren können, anstatt alles erneut manuell kopieren, einfügen oder eingeben zu müssen.

Wenn Sie mehr als die Standardprojektansichten wünschen, ist das Projektberichtssystem ein Vorlagenpaket mit neun Berichten in Power BI, sodass Sie den Status von Projekten auf einen Blick sehen, herausfinden können, an welchen Teammitgliedern gearbeitet wird, und das verwenden können Fragen und Antworten in natürlicher Sprache, um sie besser zu verstehen, oder erstellen Sie Ihre eigenen Visualisierungen in Power BI Desktop. Die in Power BI erstellten Vorlagen und Dashboards werden in Teams angezeigt. In Project durchgeführte Aktionen können auch Auslöser für Power Apps sein, die beispielsweise in einem Teamkanal veröffentlicht werden, um Personen auf Probleme im Projekt aufmerksam zu machen, oder Sie können Power Apps erstellen, mit denen Personen Probleme mit einer Aufgabe melden können, mit der der Projektplan aktualisiert wird.

Wenn Sie mehr von der Power-Plattform verwenden möchten, können Sie beispielsweise das AI Builder-Tool verwenden. Erstellen Sie ein Modell, das auf der Grundlage des Feedbacks von Projektmanagern zu früheren Projekten vorhersagt, welche Projekte wahrscheinlich erfolgreich sein werden, und welche Projekte genügend Aufgaben haben, die zurückfallen, damit sie auf Probleme stoßen und mehr Aufmerksamkeit benötigen.

Projekt online und aus

Project Online verlagert das Projektmanagement in die Cloud, jedoch nicht ganz so wie Office 365 Word, Excel, PowerPoint und Outlook in die Cloud verlagert, wo die Webversionen nahezu Duplikate weit verbreiteter Tools sind, die weiterhin weit verbreitet sind.

Wenn Sie möchten, können Sie die Desktop-Version von Project weiterhin als Client für den Project Online-Dienst verwenden. Dadurch wird Project Server so ersetzt, wie Office 365 Exchange und SharePoint Server ersetzt: Sie müssen und nicht einrichten Warten Sie Ihre eigene Serverhardware und -software, und Sie müssen den Fernzugriff nicht ausführen.

Benutzer können die Project-Webanwendung von einem Telefon oder Tablet aus verwenden oder wenn sie nicht die volle Leistung und Komplexität von Project Professional benötigen (das als Project Online Desktop Client umbenannt wird, jedoch dieselbe Software mit einem Abonnement anstelle von eine dauerhafte Lizenz). Durch die Kosten für die Desktop-Client-Lizenz steigen die Abonnementkosten von 7, 50 GBP / 10 USD pro Benutzer und Monat auf 22, 60 GBP / 30 USD (oder mehr, wenn Sie Portfoliomanagement wünschen).

Die Desktop-Version von Project wurde jedoch nie so häufig verwendet wie beispielsweise Excel und ist nach wie vor ein Tool für Experten und Projektmanagement-Experten. Der Project Online-Dienst versucht nicht, den Desktop-Client zu replizieren oder zu ersetzen, den formelle Projektmanager wahrscheinlich weiterhin verwenden werden und der einige Funktionen enthält, die noch nicht in der Project-Webanwendung enthalten sind.

Führungskräfte und Führungskräfte, die sich den Status eines Projekts ansehen möchten, werden sich wahrscheinlich nicht der klassischen Project-Desktop-App zuwenden, fühlen sich jedoch in der Project-Web-App wohl. Und obwohl der Nur-Ansicht-Plan, Projekte im Auge zu behalten, ohne tatsächlich daran zu arbeiten, nicht mehr auf der Microsoft-Website aufgeführt ist, steht er Unternehmen weiterhin zur Verfügung.

Der neue Projektdienst weist jedoch seine eigenen Komplexitäten auf, was teilweise darauf zurückzuführen ist, dass er auf SharePoint basiert. Bei extrem großen Projekten, einer hohen Anzahl von Ressourcen oder mehreren Kalendern müssen Sie möglicherweise eine Leistungsoptimierung vornehmen.

"Zufällige" Projektmanager, die ein Team koordinieren und etwas liefern müssen, werden feststellen, dass die Web-App des Projekts eine natürlichere Entwicklung darstellt, die ihnen den größten Teil des Projektwerts ohne Formalität und Komplexität bringt. Obwohl es einfach sein soll, damit zu beginnen, bedeutet das vollständige Planungsmodul und die Abhängigkeitsverfolgung, die Übersicht über mehrere Projekte mit Roadmap und erweiterte Funktionen wie Portfoliomanagement (in den teureren Abonnements), dass das neue Projekt nicht nur für die Grundlagen. Wenn Sie Ihre Organisation bereits mit Office 365 und der Power-Plattform ausgestattet haben, können Sie durch die Integration in Teams und Power BI-Dashboards sowie Power Automate-Konnektoren das Projekt auf sehr ausgefeilte Weise anpassen und erweitern.

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