How To-Do lässt sich immer mehr in das Microsoft-Ökosystem integrieren

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Microsoft verfügt seit Jahren über eine Vielzahl von Tools zur Aufgabenverwaltung, die alle getrennt sind. Outlook verfügt über Aufgaben (die in Outlook 2019 als Aufgabenliste markiert sind), und Sie können Aufgaben aus anderen Tools wie SharePoint, Project, Planner und OneNote mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden synchronisieren. Aber selbst wenn Sie Aufgaben in Outlook erhalten, werden sie nicht von allen E-Mail-Clients synchronisiert (einschließlich mobilem Outlook), sodass Sie Ihre Outlook-Aufgaben nicht einfach als Aufgabenliste auf Ihrem Telefon verwenden können. Dies ist einer der Gründe, warum Microsoft seine neue To-Do-App in den Mittelpunkt des Aufgabenmanagements stellt.

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Es ist geplant, dass Aufgaben der Ort sind, an dem Sie Aufgaben und Aufgaben aus allen Microsoft-Diensten und -Anwendungen anzeigen und bearbeiten können. Dies reicht von der einfachsten Verbindung - Schaltflächen in der Windows 10-Kalender-App und den mobilen Versionen von Outlook öffnen die Aufgaben-App und Aufgaben werden im Microsoft Launcher unter Android angezeigt - bis zu einigen komplexeren Synchronisierungsoptionen, einschließlich Outlook und Cortana .

To-Do wurde sowohl für Geschäfts- als auch für Privatanwender entwickelt und kann über Intune verwaltet werden. Im Gegensatz zu der beliebten To-Do-App, die Microsoft im Jahr 2015 erworben hat (in der alle Daten zu AWS in Irland gespeichert sind), verwendet To-Do Exchange Online zum Speichern und Synchronisieren von Aufgaben - unabhängig davon, ob Sie ein persönliches Microsoft-Konto oder Office 365 (Business Essentials oder eines anderen) verwenden höhere Lizenz) - hat also die gleiche Datenverschlüsselung, Compliance und Datenresidenz wie Ihr Office 365-Mandant. Das bedeutet auch, dass es (noch) nicht mit Ihrem eigenen Exchange Server verfügbar ist.

Aufgaben in Outlook übernehmen

Aufgaben und Listen werden mit Outlook synchronisiert.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Nur einige der Aufgabenintegrationen funktionieren bereits: Die Synchronisierung von Aufgaben mit Outlook ist am weitesten fortgeschritten, und dies unterstützt nicht alle Outlook-Funktionen (oder alle Aufgabenfunktionen), sodass Sie möglicherweise noch Aufgaben von übernehmen müssen andere Tools und Dienste in Outlook als ersten Schritt.

Wenn Sie Wunderlist verwenden, können Sie Aufgaben anzeigen, die Sie dort in Outlook erstellt haben, indem Sie den Wunderlist-Kalender-Feed abonnieren (Outlook 2019 ist intelligent genug, um diese in die Aufgabenansicht aufzunehmen). Außerdem gibt es ein nützliches Wunderlist-Add-In für Outlook, das dies vereinfacht eine E-Mail in eine Wunderlist-Aufgabe verwandeln. Diese Aufgaben werden jedoch nicht mit Aufgaben synchronisiert, und während Sie Ihre Wunderlist-Aufgaben in Aufgaben importieren können (es gibt einen Link zu dem Web-Tool, das dies in den Einstellungen ausführt), handelt es sich um eine Einweg-Synchronisierung, und spätere Änderungen werden gewonnen. ' Wenn Sie nicht angezeigt werden, müssen Sie ein Werkzeug auswählen. Die Hauptfunktion von Wunderlist, die derzeit in To-Do fehlt, ist die Möglichkeit, eine Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen. Bisher können Sie nur ganze Listen freigeben.

OneNote verfügt über ein Aufgaben-Tag, mit dem ein Kontrollkästchen erstellt wird, das Sie ankreuzen können. Wenn jedoch eine Aufgabe in Outlook angezeigt werden soll, müssen Sie stattdessen Outlook-Aufgabe auswählen und die Erinnerung festlegen (und dies ist eine der Funktionen, die dies nicht tun) Ich habe es nicht von OneNote 2016 bis zur OneNote Store-App geschafft.

Die SharePoint Outlook-Integration ist etwas besser. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste einer SharePoint-Teamwebsite zur Registerkarte Liste, und klicken Sie auf Mit Outlook verbinden. Aufgaben von der Website werden in Outlook in ihrem eigenen Aufgabenbereich angezeigt. Wenn Sie Aufgaben aus Project anzeigen möchten, benötigen Sie Project Server oder ein Add-On eines Drittanbieters wie Power2Plan, um mit diesen Aufgaben in Outlook arbeiten zu können. Sie können Projektaufgaben mit SharePoint synchronisieren und auf diese Weise in Outlook integrieren. Ein Projektmanager muss sie jedoch einrichten. Wenn Sie Aufgaben von Microsoft Planner (dem Office 365-Dienst im Trello-Stil in Outlook) anzeigen möchten, müssen Sie einen iCal-Feed veröffentlichen und dann in Outlook öffnen. Dadurch werden sie im Kalender und nicht im Aufgabenbereich abgelegt.

Die Windows 10-Haftnotiz-App lässt sich überhaupt nicht in Outlook integrieren, sondern in Cortana-Erinnerungen. Wenn Sie beim Eingeben oder Kritzeln einer Notiz ein Datum oder eine Uhrzeit angeben, wird die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen angezeigt und eine Cortana-Erinnerung erstellt.

(Tech Pro Research)

Die Aufgabenintegration ist viel einfacher als diese älteren Methoden zum Verbinden von Aufgaben mit Outlook. Melden Sie sich sowohl bei Outlook (oder Outlook.com) als auch bei Aufgaben mit demselben Konto und denselben Aufgaben an. Die Listen, in denen Sie sie organisieren, werden nur zwischen den beiden Tools synchronisiert. (Wenn es sich um ein Microsoft-Konto handelt, muss Outlook.com verwendet werden, keine Yahoo- oder Google Mail-E-Mail-Adresse.) Sie können Aufgaben erstellen und in beiden Apps als abgeschlossen markieren und Aufgaben in beiden Apps von einer Liste in eine andere ziehen. Sogar das Emoji, das Sie in Listennamen verwenden können, um die Aufgaben-Symbole anzupassen, wird in Outlook angezeigt.

Unter dem Deckmantel ähnelt To-Do eher einem spezialisierten Viewer für Outlook- und Exchange-Aufgaben, obwohl nicht alle Outlook-Aufgabenfunktionen unterstützt werden. Sie können nur ein Fälligkeitsdatum haben, anstatt separate Start- und Enddaten. Aufgabenstatus wie "In Bearbeitung" oder "25 Prozent abgeschlossen" und Details wie "Kilometerstand" werden in "Aufgaben" nicht angezeigt. Sie können keine Arbeitszeiten für Aufgaben oder unterschiedliche Prioritätsstufen festlegen oder eine Outlook-Kategorie zuweisen.

Alle Aufgaben aus anderen Quellen, die als Aufgaben (z. B. mithilfe des OneNote-Tags) und nicht als Kalenderelemente mit Outlook synchronisiert werden, werden jedoch mit Aufgaben synchronisiert. Sie können gelöschte Aufgaben in der Aufgaben-App nicht wiederherstellen, wenn Sie Ihre Meinung ändern, aber Sie können sie in Outlook wiederherstellen. Sobald Sie eine Aufgabe über Aufgaben synchronisiert haben, können Sie eine Erinnerung festlegen und sie dann einer anderen Person zuweisen, als wäre es eine normale Outlook-Aufgabe. Damit wird das Problem umgangen, dass Sie in Aufgaben keine Aufgaben zuweisen können und dass in Aufgaben freigegebene Listen nicht in Ihren Outlook-Aufgaben angezeigt werden - Sie sehen sie in der Aufgaben-App, sondern nur in Aufgaben Listen, die Sie selbst erstellen, werden synchronisiert. Sie werden nicht sehen, wann eine zugewiesene Aufgabe von der Person, an die Sie sie senden, als erledigt markiert ist. Sie müssen sie daher in Ihrer eigenen Liste abhaken, und das Zuweisen von Aufgaben nacheinander ist viel langsamer als das Teilen einer Liste. Aber zumindest können Sie sicherstellen, dass die Person, die etwas tun soll, davon weiß.

Das andere Problem ist, dass Sie, wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe synchronisieren, die vor einiger Zeit eingerichtet wurde (z. B. in Wunderlist) und nicht jedes Mal als abgeschlossen markiert wurde, alle überfälligen Instanzen davon in Aufgaben und als erhalten Wenn Sie jedes ankreuzen, wird die Outlook-Erinnerung für das nächste geöffnet und verschwindet dann.

Sie können Flow verwenden, um markierte E-Mails in Aufgaben anzuzeigen, aber es ist komplex, Erinnerungen für sie festzulegen.

Bild: Mary Branscombe / TechRepublic

Die Option, markierte E-Mails, die in der Liste der Outlook-Aufgaben angezeigt werden, mit Aufgaben zu synchronisieren, befindet sich noch in der privaten Vorschau (Microsoft gab bekannt, dass die Einführung der Funktion im Dezember 2018 beginnen wird). Sie können eine E-Mail in den Aufgabenbereich von Outlook.com ziehen oder in Desktop Outlook einen Schnellschritt erstellen, der eine E-Mail in eine Aufgabe verwandelt und diese markiert und als Aufgaben synchronisiert. In der Aufgabe werden noch keine Anhänge aus der E-Mail angezeigt, obwohl dies für die Zukunft geplant ist. Sie können Microsoft Flow auch zum Erstellen von Aufgaben für markierte E-Mails verwenden. Wenn Sie die Aufgabe jedoch in Aufgaben als erledigt markieren, wird die Markierung in Outlook nicht gelöscht (was bei der offiziellen Integration der Fall ist).

Jenseits von Outlook

Das Erstellen von Aufgaben über Skype ist etwas einfacher: Klicken Sie in Skype mit der rechten Maustaste auf eine Chat-Nachricht und wählen Sie Aufgabe erstellen. Klicken Sie auf den Text der Nachricht, wenn Sie sie bearbeiten müssen, und wählen Sie dann die Aufgabenliste aus, um sie unten im Bereich einzufügen. Sie können Ihre Aufgaben auch in Skype durchsehen, falls Sie eine Aufgabe von Hand hinzufügen oder etwas abhaken möchten, das Sie getan haben, z. B. die Weitergabe einiger Informationen. Die Aufgabenliste ist eher ausgeblendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche '+' in der unteren rechten Ecke eines Chats und wählen Sie Microsoft To-Do, um ihn zu öffnen.

Windows Insider können auch Aufgaben über Cortana erstellen (Sie benötigen Windows 10 Insider Preview Build 18267 oder höher und die Integration von Cortana und Aufgaben ist nur in Englisch und in den Regionen Australien, Indien, USA und Großbritannien verfügbar, wenn Sie diese verwenden möchten Wenn Sie es von einem anderen Ort aus tun, müssen Sie Ihre Cortana-Sprache und -Region ändern. Öffnen Sie das Cortana-Notizbuch und stellen Sie unter Verwalten von Fähigkeiten / verbundenen Diensten sicher, dass Ihr Outlook-Konto verbunden ist (unter Outlook oder Office 365). Überprüfen Sie dann in Organizer / Listen, ob sie angezeigt werden. Sie können nur mit einem Aufgabenkonto synchronisieren. Wenn sowohl Office 365 als auch Outlook verbunden und Aufgaben für beide Konten eingerichtet sind, haben wir Aufgaben gefunden, die nur mit dem Outlook-Konto synchronisiert sind, und konnten keine Möglichkeit finden, dies zu ändern. Wenn Sie Aufgaben überhaupt nicht synchronisieren können und Cortana zuvor mit Wunderlist verwendet haben, deaktivieren Sie die Wunderlist-Integration.

Sobald es eingerichtet ist, können Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie Cortana mitteilen, was Sie zu einer bestimmten Liste hinzufügen möchten. Cortana-Erinnerungen, die Sie für bestimmte Zeiten eingerichtet haben, werden auch in der Aufgaben-App angezeigt. Oder Sie können sich von Cortana eine Ihrer Aufgabenlisten vorlesen lassen - aber ärgerlicherweise nicht die My Day-Liste.

Wenn Sie lieber Siri als Cortana verwenden möchten, wählen Sie unter iOS Erinnerungen / Standardliste und legen Sie Ihr Outlook- oder Exchange-Konto als Standard fest (stellen Sie sicher, dass Erinnerungen für das Konto unter Konten und Kennwörter aktiviert sind). Wenn Sie "Siri, erinnern Sie mich an ..." sagen, wird eine Aufgabenaufgabe erstellt (obwohl dies nicht funktioniert, wenn Ihr Gerät mit Intune verwaltet wird. Sie können diese Erinnerungen auch als Aufgaben über IFTTT an Aufgaben senden Zum Beispiel zum Erstellen von Aufgaben aus Tweets, die Sie über das iOS-Freigabemenü an IFTTT senden.

Andere Integrationen sind etwas weiter entfernt. Die Integration in OneDrive (zum Anhängen von Dateien und Bildern an eine Aufgabe anstelle von nur lokalem Inhalt) ist geplant. Die Integration in Microsoft Teams und die Synchronisierung mit Aufgaben, die mit dem To-Do-Tag in der Store-Version von OneNote erstellt wurden, befinden sich beide im Backlog. Die Integration mit Planner befindet sich in der Entwicklung. In der Zwischenzeit können Sie Microsoft Flow verwenden, um Aufgaben von Planner oder Teams zu erledigen. Wenn Sie die Aufgaben in Aufgaben erneut abhaken, werden sie in Planner jedoch noch nicht als abgeschlossen markiert. Sie können Flow auch verwenden, um neue Aufgaben mithilfe von Triggern aus Google Mail, Google Kalender, HipChat und anderen Diensten zu erstellen, die mit Flow funktionieren. Derzeit müssen Sie jedoch Aufgaben mit einem Arbeits- (oder Schul-) Konto und nicht mit einem persönlichen Konto verwenden. Wenn Sie Aufgaben Aufgaben zuweisen möchten, müssen Sie mit der Verwendung von Flow vertraut sein, da Sie zur Berechnung des Datums Variablen verwenden müssen.

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