So erstellen Sie eine Projektzeitleiste in Excel

Ein informiertes Team ist ein produktives Team. Jeder in Ihrem Team sollte mit dem Zeitplan eines Projekts vertraut sein - wann jede Aufgabe beginnen und enden soll. Eine Projektzeitleiste, ähnlich der in Abbildung A gezeigten, teilt den Gesamtplan und den Fortschritt des Projekts mit, während die Beziehung jeder Aufgabe mit den anderen kommuniziert wird. In diesem Artikel zeige ich Ihnen eine alte, aber echte Methode, die ein Streudiagramm verwendet, um eine Projektzeitleiste in Excel zu implementieren.

Abbildung A.

Diese Projektzeitleiste ist nicht so schwierig zu erstellen, wie Sie vielleicht denken.

Die Diagrammoberfläche von Excel 2013 unterscheidet sich erheblich von früheren Versionen. Daher enthält dieser Artikel Anweisungen zum Suchen von Optionen in den Jahren 2013 und 2010. Ich werde auch Anweisungen zum Suchen von Optionen in Excel 2003 über das Menü älterer Versionen enthalten. Die herunterladbaren Demo-XLS- und XLSX-Dateien enthalten das fertige Diagramm und seine Daten.

1. Sie benötigen Daten

Abbildung B zeigt unsere Beispieldaten. Jeder Datensatz repräsentiert eine Aufgabe innerhalb eines einzelnen Projekts mit mehreren Aufgaben. Die ersten drei Spalten sind selbsterklärend. Die Werte "Aktuell" und "Abgeschlossen" geben den aktuellen Status des Projekts bzw. die Anzahl der abgeschlossenen Tage an. Der Wert für die abgeschlossenen Tage ist eine Darstellung Ihres ursprünglichen Zeitplans. Möglicherweise verbringen Sie mehr oder weniger Tage damit, die Aufgabe tatsächlich abzuschließen. Die abgeschlossenen Werte sind das Ergebnis einer einfachen Formel: = D5 * C5

Abbildung B.

Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf, geben Sie jedem ein Startdatum und eine ID und schätzen Sie die Anzahl der Tage, die Ihr Team für jede Aufgabe aufwenden wird.

Die Prioritätswerte geben die Position jeder Aufgabe im Diagramm an und können die Priorität jeder Aufgabe darstellen. Dies bedeutet, dass je höher der Prioritätswert, desto höher diese Aufgabe im Diagramm angezeigt wird (vertikal gesprochen). Sie können auch davon ausgehen, dass je höher die Aufgabe im Diagramm angezeigt wird, desto wichtiger ist sie (im Verhältnis zu den anderen). Wenn Ihre Aufgaben keine Priorität haben, benötigen Sie diese Werte weiterhin, um die Aufgaben im Diagramm zu positionieren. Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, wird die Aufgabe unter der Y-Achse angezeigt. Die meisten Aufgaben haben keine so niedrige Priorität, aber es ist möglich. Sorgen Sie sich nicht zu sehr darum, dass die Prioritätswerte genau richtig sind - Sie können sie später anpassen, sobald die Diagrammelemente vorhanden sind.

2. Fügen Sie ein Diagramm ein

Wir erstellen ein Streudiagramm, indem wir einem Diagrammfenster eine Reihe hinzufügen, die sich wahrscheinlich von dem unterscheidet, was Sie zuvor getan haben. Gehen Sie wie folgt vor, ohne Werte auszuwählen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Diagramme auf Streuung. 2003: Klicken Sie auf den Diagrammassistenten, um den Vorgang zu starten.
  3. Wählen Sie in der Galerie "Nur mit Markern streuen". 2003: Klicken Sie auf Fertig stellen statt auf Weiter.

Excel fügt ein leeres Diagramm in Ihr Blatt ein. Im Moment ist es möglicherweise einfacher, mit dem Diagramm im Datenblatt zu arbeiten. (Möglicherweise müssen Sie die Größe des Diagramms ändern und es verschieben.)

3. Fügen Sie eine Reihe hinzu

Im Moment ist das Diagramm leer. Fügen wir also die erste Reihe wie folgt hinzu:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie Daten auswählen. 2003: Wählen Sie Quelldaten.
  2. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Hinzufügen. 2003: Klicken Sie auf die Registerkarte Serie, um Hinzufügen hinzuzufügen.
  3. Sie können der Serie einen Namen geben, wenn Sie möchten. Lassen Sie das Namenssteuerelement vorerst leer.
  4. Identifizieren Sie A5: A10 als Wertebereich der Serie X.
  5. Identifizieren Sie F5: F10 als Wertebereich der Serie Y (siehe Abbildung C) .
    Abbildung C.
  6. Klicken Sie zweimal auf OK. Das resultierende Diagramm ist in Abbildung D dargestellt . (Nur Excel 2013 unterstützt die neuen Optionssymbole auf der rechten Seite. Wenn Sie eine frühere Version verwenden, ist Ihr Diagramm ähnlich, aber nicht genau gleich.)
    Abbildung D.

4. Formatieren Sie das Diagramm

Das Diagramm muss etwas formatiert werden, um seine visuelle Wirkung zu verbessern. Wählen Sie zunächst die Legende der Serie 1 aus und löschen Sie sie (falls in der Tabelle eine angezeigt wird). Als nächstes verbergen Sie die Werte der Y-Achse (vertikal) wie folgt:

  • 2013: Wählen Sie das Diagramm aus und klicken Sie auf das Symbol Diagrammelemente (das Pluszeichen rechts neben dem Diagramm). Klicken Sie auf den Pfeil Achsen und deaktivieren Sie Primärvertikal (siehe Abbildung E) .
  • Andere Versionen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den vertikalen Achsenbereich und wählen Sie Achse formatieren. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld in der Dropdown-Liste "Achsenbeschriftungen" die Option "Keine" aus.

Abbildung E.

Entfernen Sie die vertikalen Achsenbeschriftungen in Excel 2013.

Blenden Sie die Gitterlinien wie folgt aus:

  • 2013: Klicken Sie auf das Symbol Diagrammelemente und deaktivieren Sie die Option Gitterlinien.
  • 2010: Klicken Sie auf die Registerkarte Kontextlayout. Klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste Gitterlinien (in der Gruppe Achsen) und wählen Sie für beide Optionen Keine aus.
  • 2003: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Plotbereich, wählen Sie Diagrammoptionen, klicken Sie auf die Registerkarte Gitterlinien und deaktivieren Sie beide Optionen.

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Diagramm dem in Abbildung F gezeigten ähneln.

Abbildung F.

Eine kleine Formatierung macht den Unterschied!

5. Fügen Sie Datenbeschriftungen hinzu

Sie wissen nicht, was die Markierungen darstellen. Zeigen Sie daher Datenbeschriftungen an, um die Markierungen wie folgt zu identifizieren:

  • 2013: Klicken Sie auf Diagrammelemente, aktivieren Sie Datenbeschriftungen und wählen Sie Links.
  • 2010: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenbeschriftungen und wählen Sie Links (in der Gruppe Legenden auf der Registerkarte Layout).

Die Beschriftungen zeigen die Prioritätswerte an. Das Anzeigen der Aufgaben-ID ist ein heikler Vorgang:

  1. Klicken Sie auf eine Datenbeschriftung - nicht auf die entsprechende Markierung der Beschriftung, sondern auf die eigentliche Beschriftungssteuerung. Dadurch werden alle Datenbeschriftungen ausgewählt.
  2. Klicken Sie ein zweites Mal, um nur die angeklickte Beschriftung auszuwählen.
  3. Klicken Sie auf die Formelleiste und geben Sie die Zellreferenz (einschließlich des Blattnamens) für die Zelle ein, die die Aufgaben-ID dieser Markierung enthält. Abbildung G zeigt die Änderung für den ersten Marker. Verwenden Sie die Daten als Leitfaden - dies ist einer der Gründe, warum die Arbeit mit dem Diagramm im Datenblatt von Vorteil ist.
    Abbildung G.
  4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Datenbeschriftungen aktualisiert haben (siehe Abbildung H) .
    Abbildung H.

6. Identifizieren Sie noch heute

Es ist hilfreich, das aktuelle Datum in Bezug auf die Startdaten anzuzeigen. Fügen Sie daher eine Reihe hinzu, die das aktuelle Datum hervorhebt. Dieser Schritt ist wahrscheinlich der komplizierteste. Seien Sie also vorsichtig. Sie benötigen zwei neue Datensätze: einen oben und einen unteren Teil eines vertikalen Balkens, der sich horizontal über das Diagramm bewegt. Sie können die Datensätze überall hinzufügen, aber Sie können auch innerhalb der vorhandenen Struktur arbeiten, wie in Abbildung I dargestellt .

Die Startwerte sind das aktuelle Datum. Geben Sie daher für beide Datensätze eine TODAY () - Funktion ein. (Die oben verlinkte herunterladbare Demo verwendet ein bestimmtes Datum, damit sie unabhängig vom Zeitpunkt des Herunterladens wirksam bleibt. Wenn Sie dies auf Ihre eigene Arbeit anwenden, geben Sie die Funktionen TODAY () ein.) Die Prioritätswerte sollten a sein etwas höher und niedriger als Ihre höchsten bzw. niedrigsten Werte.

Abbildung I.

Verwenden Sie die Funktion TODAY (), um das aktuelle Datum in Ihrem Diagramm zu bestimmen.

Jetzt können Sie die "Today" -Serie hinzufügen:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie Daten auswählen.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Die beiden Funktionen TODAY () sind der Wertebereich der Serie X.
  4. Die beiden Prioritätswerte sind der Wertebereich der Serie Y, wie in Abbildung J dargestellt .
  5. Klicken Sie zweimal auf OK.

Abbildung J.

Definieren Sie die "heute" Balkenserie.

7. Formatieren Sie die heutige Serie

Zu diesem Zeitpunkt besteht die neue heutige Serie aus zwei neuen Markern in einer anderen Farbe. Wir werden diese Markierungen stattdessen in eine Fehlerleiste verwandeln. Wählen Sie zunächst die neue Heute-Serie aus, indem Sie auf eine der beiden neuen Markierungen klicken. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  • 2013: Klicken Sie auf Diagrammelemente (das Pluszeichen rechts neben dem Diagramm), aktivieren Sie Fehlerbalken, klicken Sie auf den Pfeil der Option und wählen Sie Weitere Optionen, um den Aufgabenbereich Formatfehlerbalken anzuzeigen.
  • 2010: Klicken Sie in der Gruppe Analyse auf der Registerkarte Kontextlayout auf die Dropdown-Liste Fehlerbalken und wählen Sie dann Weitere Fehlerbalkenoptionen.
  • 2003: Wählen Sie Ausgewählte Datenreihen aus dem Menü Format und klicken Sie auf die Registerkarte Y-Fehlerbalken.

Wenn Excel Optionen für die horizontale (X) Fehlerleiste anzeigt, müssen Sie diese in die vertikale (Y) ändern. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Diagrammelemente auf der Registerkarte Kontextformat die Option Fehlerbalken der Serie 2 Y aus (siehe Abbildung K) . Oder wählen Sie diese Option aus der Dropdown-Liste Fehlerleistenoptionen im Aufgabenbereich. Wenn Excel bereits die vertikalen Fehlerbalken verwendet, können Sie diesen Schritt überspringen. Sie müssen dies für 2003 nicht tun.

Abbildung K.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Y-Fehlerbalken arbeiten.

Mit den folgenden Einstellungen wird ein dünner Balken zwischen den beiden Markierungen eingefügt (siehe Abbildung L) :

  • Richtung: Minus
  • Endstil: Keine Kappe
  • Prozentsatz: 100%

Abbildung L.

Das Fehlerbalkenformat zeigt eine Linie zwischen den beiden Markierungen an.

Die Fehlerleiste ist ein Linienobjekt und kann als solches formatiert werden. Gehen Sie bei noch ausgewählter Serie wie folgt vor:

  • 2013: Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Füllen und Linien. Wählen Sie im Abschnitt "Linie" die Option "Durchgezogene Linie", "Rot" aus der Dropdown-Liste "Farbe" und "3" aus der Dropdown-Liste "Breite". Abbildung M zeigt die resultierende heutige Serie.
  • 2010: Schließen Sie den geöffneten Dialog und klicken Sie bei noch ausgewählter neuer Serie auf die Registerkarte Kontextformat. Klicken Sie in der Gruppe Formstile auf das Dropdown-Menü Formkontur. Wählen Sie die Farbe Rot und 3-Punkt-Gewicht (oder einen beliebigen Wert, der die für Ihre Zwecke am besten geeignete Linie zurückgibt).
  • 2003: Klicken Sie auf die Registerkarte Muster. Wählen Sie eine durchgezogene Linie, Rot und ein breiteres Gewicht und klicken Sie dann auf OK.

Abbildung M.

Die heutige Reihe hebt das aktuelle Datum hervor.

Sie können die Bewegung der Serie beobachten, indem Sie Literaldaten als Startdaten eingeben (A2: A3). Wenn Sie fertig sind, müssen Sie diese jedoch durch die Funktionen TODAY () ersetzen.

8. Strecken Sie es aus

Derzeit geben die Datenmarkierungen der Serie 1 das Startdatum an, aber nicht, wie lange Sie mit der Aufgabe rechnen. Wir können dies ändern, indem wir auch die erste Reihe wie folgt als Fehlerbalken formatieren:

  1. Wählen Sie die erste Serie (die blauen Markierungen) aus, indem Sie auf eine davon klicken.
  2. 2013: Klicken Sie auf Diagrammelemente, aktivieren Sie Fehlerbalken, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Weitere Optionen. 2010: Klicken Sie auf der Registerkarte Kontextlayout auf die Dropdown-Liste Fehlerbalken (in der Gruppe Analyse) und wählen Sie Weitere Fehlerbalkenoptionen. 2003: Wählen Sie im Menü Format die Option Ausgewählte Datenreihen und klicken Sie auf die Registerkarte X-Fehlerbalken.
  3. Klicken Sie in den Jahren 2013 und 2010 auf der Registerkarte Format auf die Dropdown-Liste Diagrammelemente und wählen Sie Fehlerbalken der Serie 1 X. Verschieben Sie den Dialog 2010 bei Bedarf. Sie müssen die Dauerwerte auswählen.
  4. Ändern Sie die Richtungseinstellung in Plus.
  5. Ändern Sie die Einstellung End Style auf No Cap.
  6. Klicken Sie im Abschnitt Fehlerbetrag auf Benutzerdefiniert und dann auf Wert angeben.
  7. In diesem nächsten Schritt haben Sie das Dialogfeld 2010 verschoben. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld "Benutzerdefinierte Fehlerbalken" die Dauerwerte als positiven Fehlerwert an. Schließen Sie in Excel 2010 das Dialogfeld.
  8. Formatieren Sie die Fehlerbalken

Die Fehlerbalken wären effektiver, wenn sie etwas breiter wären, wie in Abbildung N dargestellt . Um sie zu formatieren, wählen Sie sie aus und verwenden Sie dann das Dropdown-Menü Diagrammelemente (auf der Registerkarte Format oder Kontext), um sicherzustellen, dass Sie mit Fehlerbalken der Serie 1 X arbeiten.

  • Klicken Sie in Excel 2013 im Aufgabenbereich auf Füllen und Linie, wählen Sie eine durchgezogene Linie und eine Farbe aus und ändern Sie das Gewicht in 3 oder 4.
  • Klicken Sie in Excel 2010 auf die Registerkarte Kontextformat und verwenden Sie die Optionen Formkontur.
  • Klicken Sie in Excel 2003 auf die Registerkarte Muster, wählen Sie die Linieneinstellungen aus und klicken Sie auf OK.

Abbildung N.

Formatieren Sie die Fehlerbalken so, dass sie hervorstechen.

10. Anpassen

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie alle Teile an Ort und Stelle und können mit der Anpassung beginnen. Die wahrscheinlichsten Anpassungen, die Sie vornehmen werden, betreffen die Prioritätswerte. Abhängig von der Größe Ihres Diagramms können sich Aufgaben in derselben vertikalen Ebene überlappen, ähnlich wie bei Aufgabe 2 und 5 des Beispieldiagramms. Das Vergrößern des Diagramms kann hilfreich sein, jedoch möglicherweise nicht. Insbesondere habe ich die Prioritätswerte für die Aufgaben 5 und 6 auf 7 bzw. -15 geändert, um die in Abbildung A gezeigten Endergebnisse zu erzielen.

Mehr zu beachten

Wenn Sie am unteren Rand des Datenbereichs einen neuen Datensatz hinzufügen, müssen Sie das Diagramm aktualisieren, indem Sie es der Serie hinzufügen. Wenn Sie den Datenbereich in eine Tabelle konvertieren, wird das Diagramm automatisch aktualisiert. Ich habe mich dafür entschieden, keine Tabelle zu verwenden, um die Abwärtskompatibilität des Diagramms mit früheren Versionen zu gewährleisten, die diese Option nicht unterstützen.

Haben Sie Excel verwendet, um eine Projektzeitleiste zu erstellen? Wenn ja, welche Herausforderungen oder Abkürzungen haben Sie dabei erlebt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen im Diskussionsthread unten mit.

© Copyright 2020 | mobilegn.com