Vier Outlook-Funktionen, die Ihre Effizienz verbessern

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      Viele von uns verwenden Outlook zum Lesen von E-Mails und wagen sich nie aus dem E-Mail-Fenster heraus. Wenn das Sie beschreibt, können Sie auch im Nachrichtenchaos zappeln, das schnell überhand nimmt:

  • Sie können keine wichtige Nachricht finden.
  • Sie haben um weitere Informationen gebeten und dann vergessen, dass Sie gefragt haben.
  • Sie lassen eine wichtige Nachricht mit einer zeitkritischen Anfrage zu nahe an das große Schwarze Loch namens "Keuchen! Ich habe es vergessen!"

Dieses Chaos tritt auf, wenn Sie Outlook nicht als Verwaltungssystem betrachten. Wenn Sie E-Mail verwenden möchten, um Informationen auszutauschen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, müssen Sie über das E-Mail-Fenster hinausgehen. Sobald Sie die anderen Tools von Outlook für sich arbeiten lassen, ist die Verwaltung Ihrer E-Mails ein Kinderspiel - und letztendlich sind Sie insgesamt effizienter und produktiver.

Versionshinweise: Ich verwende Outlook 2007, 2010 und 2013 unter Windows XP (ja, einige Leute verwenden es immer noch) und 7. Bei Bedarf gebe ich eine Version an, aber Sie sollten sich ohne bestimmte Informationen zurechtfinden können Schritt für Schritt Anweisungen. Es gibt keine Anweisungen für Outlook 2003.

1: Suchbereich

Den meisten von uns ist es passiert: Sie brauchen eine Nachricht, können sie aber nicht finden. Sie wissen wahrscheinlich, dass Sie im Suchsteuerelement eine Suchzeichenfolge eingeben können, Outlook durchsucht jedoch nur den aktuellen Ordner, wie in Abbildung A dargestellt . Was ist, wenn Sie sich nicht erinnern können, wo Sie die Nachricht gespeichert haben?

Abbildung A: Bei einer Outlook-Suche wird standardmäßig der aktuelle Ordner verwendet.

Benutzer von Outlook 2007 müssen daran denken, vor der Suche im E-Mail-Bereich Alle E-Mail-Elemente auszuwählen (siehe Abbildung B) . Dadurch wird die Anzeige über dem Suchsteuerelement aktualisiert. Mit einem kurzen Blick können Sie sehen, wie eng (oder breit) Ihre Suche ist. Klicken Sie in Outlook 2010 auf das Steuerelement Suchen, um die Registerkarte Kontext-Suche anzuzeigen. Wählen Sie dann in der in Abbildung C gezeigten Bereichsgruppe die Option Alle Outlook-Elemente aus. Outlook 2013 bietet die Option in einer Dropdown-Liste (siehe Abbildung D) .

Abbildung B: Alle E-Mail-Elemente auf der Registerkarte Suchen in Outlook 2007 verwenden.

Abbildung C: Outlook 2010 bietet Gültigkeitsbereich über eine Registerkarte.

Abbildung D: Verwenden Sie die Dropdown-Liste von Outlook 2013, um den Bereich anzugeben.

Sie können einen breiteren Suchbereich erzwingen, indem Sie die Standardeinstellung wie folgt ändern:

  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Datei.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Suchen aus. Klicken Sie im Abschnitt Ergebnisse auf die Einstellung Alle Postfächer ( Abbildung E ). Wählen Sie in Outlook 2010 Alle Ordner.
  3. OK klicken.

Abbildung E: Wählen Sie im Abschnitt Ergebnisse die Option Alle Postfächer aus.

Wenn Sie Outlook 2007 weiterhin verwenden, wählen Sie im Menü "Tool" die Option "Optionen", klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und dann im Abschnitt "Suchen" auf die Schaltfläche "Suchoptionen". Klicken Sie unten im Dialogfeld im Abschnitt Instanzensuchbereich auf die Option Alle Ordner und dann auf OK.

2: Verwendungsordner

Bei der Suche ist es Outlook egal, wo die Nachricht gespeichert ist. Mit dem richtigen Umfang (Nr. 1) finden Sie alles. Die Ordnerstruktur bietet eine zweite Unterstützungsstufe, die viele Benutzer nicht optimal nutzen können. In der Regel benennen Benutzer Ordner nach Projekten, Clients usw. - sie geben ihnen Namen, die der Art und Weise ähneln, wie Sie ein physisches Blatt Papier in einem physischen Ordner ablegen. Daran ist nichts auszusetzen, aber es geht nur so weit. Stellen Sie sich Ordner anstelle von physischen Dateien als Papierstapel vor, in denen alles mit etwas zu tun hat: sofort verarbeiten, später ausführen und so weiter. Wem das Papier gehört, ist weniger wichtig als das, was Sie vorhaben.

Ich empfehle Ihnen, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Nachrichten tatsächlich verwenden. Beziehen Sie sich oft auf sie? Verwenden Sie sie, um Termine zu erstellen? Beziehen Sie sich auf sie nach einem bestimmten Zeitplan oder während Sie telefonieren? Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre E-Mails verwenden, sehen Sie plötzlich neue Möglichkeiten für Ordner. Sie können beispielsweise ein oder zwei Schritte speichern, indem Sie direkt zu Ihrem Ordner "Morgenmorgen" oder "Erste Sache" wechseln, anstatt nach einzelnen Nachrichten zu suchen, die Sie an einem bestimmten Morgen als Erstes benötigen.

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie häufiger auf Verwendungsordner als auf Namensordner verweisen. Ich empfehle, dass Sie diese Ordner oben in Ihrem Posteingang behalten, indem Sie dem Ordnernamen ein Prioritätspräfix hinzufügen. Beispielsweise können Sie Ihre Verwendungsordner 1-Morning, 2-Boss und 3-Personal benennen. Diese Werte zwingen Outlook, diese Ordner oben in Ihrem Posteingang zu sortieren (siehe Abbildung F) . Oder überspringen Sie die Werte und fügen Sie sie Ihrer Favoritenliste hinzu.

Abbildung F: Fügen Sie Zahlen hinzu, um Ordner an den Anfang der Liste zu setzen.

3: Flexible Kategorien

Eine meiner bevorzugten Outlook-Funktionen ist Kategorien. Sie sind eine zusätzliche Ebene der Identifizierung und Spezifikation. Sie verwenden sie ähnlich wie Verwendungsordner (Nr. 2), sind jedoch flexibler, da sie sich über Ordner erstrecken und Sie derselben Nachricht viele Kategorien zuweisen können.

Ähnlich wie bei Ordnern hängen Kategorien von Ihren Anforderungen und der Verwendung Ihrer E-Mails ab. Durch Zuweisen von Kategorien können Sie Nachrichten nach Kategorien anzeigen - über Ordner hinweg - auch wenn der Kategoriebegriff selbst nicht in der Nachricht enthalten ist. Sie können beispielsweise eine Kategorie für Ihren Chef oder Abteilungsleiter erstellen. Wenn Sie ein Publisher sind, können Sie Kategorien wie "Erwerb" und "Vertrag" erstellen. Wenn Sie ein Editor sind, können Sie Kategorien wie Produktion und Kopieren-Bearbeiten verwenden. Erwägen Sie auch das Erstellen von Kategorien wie "Erste Sache", "Am Telefon", "Letzte Schritte" und "Von zu Hause aus".

Können Sie sehen, wie diese Arten von Kategorien Sie effizienter machen können? Sie müssen die Liste erstellen und daran denken, sie anzuwenden, sobald die E-Mail eintrifft. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie eine Kategorie aus (siehe Abbildung G) . Oder wählen Sie Alle Kategorien, um die gesamte Liste anzuzeigen.

Abbildung G: Vergessen Sie nicht, eine Kategorie anzuwenden, wenn eine E-Mail eintrifft.

Vielleicht ist meine bevorzugte benutzerdefinierte Kategorie "Warten auf Autor", die ich anwende, wenn ich eine Anfrage nach weiteren Informationen sende. Das ist richtig - Sie können eine Kategorie wie folgt auf eine ausgehende Nachricht anwenden:

  1. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf den Starter des Dialogfelds Tags (der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke der Gruppe Tags).
  2. Klicken Sie im Abschnitt Übermittlungsoptionen auf die Dropdown-Liste Kategorien und wählen Sie eine Kategorie aus ( Abbildung H ).
  3. Klicken Sie auf Schließen. Standardmäßig zeigt Outlook die neue Kategorie nicht im Nachrichtenfenster an. Wenn Sie sich jedoch die Nachricht im Ordner "Postausgang" oder "Gesendet" ansehen ( Abbildung I ), wird sie angezeigt.

Abbildung H: Sie können eine Kategorie aus dieser Liste auswählen.

Abbildung I: Outlook zeigt Ihnen die Kategorie im Ordner "Postausgang" oder "Gesendet".

Jeden Morgen überprüfe ich schnell offene Fragen, indem ich die Kategorie "Warten auf Autor" mit einem Suchordner kombiniere. Auf einen Blick kann ich sehen, wer einen kleinen Schubs braucht, ohne mir Gedanken über die Ordner zu machen, in denen diese Nachrichten gespeichert sind. Ich muss auch nicht nach jeder Nachricht einzeln suchen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Suchordner basierend auf einer Kategorie zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner.
  2. Gehen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld zum Abschnitt Organisieren von E-Mails.
  3. Wählen Sie Kategorisierte E-Mails ( Abbildung J ).
  4. Klicken Sie auf Auswählen und wählen Sie die Kategorie aus ( Abbildung K ).
  5. Klicken Sie zweimal auf OK, um den Suchordner zu füllen.

Abbildung J: Wählen Sie im Abschnitt "Organisieren von E-Mails" die Option "Kategorisierte E-Mails".

Abbildung K: Wählen Sie Ihre Kategorie aus dieser Liste aus.

Mithilfe von Kategorien können Sie dieselbe Nachricht auf unterschiedliche Weise überprüfen, je nachdem, wie Sie die Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, da Sie derselben Nachricht mehr als eine Kategorie zuweisen können. Wenn eine Kategorie nicht mehr gilt, entfernen Sie sie.

Mein Rat, wenn ich mich auf Kategorien verlasse, ist, konsistent und gründlich zu sein, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie sich auf Regeln verlassen möchten, können Sie. Verwenden Sie Metadaten oder einen konsistent verwendeten Begriff, um Nachrichten beim Eintreffen zu kategorisieren. Wenn Sie den Suchordner häufig verwenden, fügen Sie ihn Ihrer Favoritenliste hinzu, um schnell darauf zugreifen zu können.

Um mehr über Outlook-Kategorien zu erfahren, lesen Sie mehr als 10 Möglichkeiten, um die Outlook-Kategorien optimal zu nutzen. Lesen Sie dann den Pro-Tipp: Kombinieren Sie Outlook-Kategorien mit einem Word-Seriendruck, um Kategorien praktisch und hilfreich zu verwenden.

4: Aufgaben

Durch das Organisieren von E-Mails wird Zeit frei, mit der Sie Ihre Arbeit tatsächlich erledigen können - und hier kommen Aufgaben ins Spiel. Sie wissen wahrscheinlich, dass Sie Ihrem Outlook-Kalender Besprechungen und andere Termine hinzufügen können, aber Sie können auch Aufgaben verfolgen. Zum Beispiel könnte Ihr Chef eine Nachricht senden, in der Sie um Ihre Eingabe zu etwas gebeten werden, bevor Sie sich mit einem Kunden treffen. Ihr Chef hat kein Treffen mit Ihnen angegeben - nur Informationen angefordert. Sie können diese Nachricht in die Aufgabenliste verschieben. Anschließend können Sie zu Ihrer aktuellen Aufgabe zurückkehren - der E-Mail.

Sie können eine Nachricht wie folgt in eine Aufgabe verwandeln:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.
  2. Wählen Sie Follow-up und weisen Sie dann ein entsprechendes Flag zu ( Abbildung L ). Wenn Sie Benutzerdefiniert wählen, können Sie das tatsächliche Datum angeben.
  3. Nach dem Zuweisen eines Follow-Up-Flags zeigt Outlook die Aufgabe in der Aufgabenliste an ( Abbildung M ).
  4. Wenn die Aufgabe nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenleiste und wählen Sie Optionen. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Aufgabenliste anzeigen und klicken Sie auf OK.

Abbildung L: Weisen Sie das gewünschte Flag zu.

Abbildung M: Ihre Aufgabe wird in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.

Leider ist dieser Vorgang in Outlook 2013 nicht so einfach, da IMAP-Konten in Outlook 2013 diese lokal nicht unterstützen. Frühere Versionen erforderten eine PST-Datei, Outlook 2013 jedoch nicht. Sie müssen Ihrem Profil eine PST-Datei hinzufügen (dies würde den Rahmen dieses Artikels sprengen).

Wenn Sie Outlook 2013 verwenden oder weitere Anpassungen benötigen, ziehen Sie die Nachricht auf die Verknüpfung Aufgaben unten im Navigationsbereich. Outlook öffnet die Nachricht in einem Aufgabenfenster, in dem Sie ein Fälligkeitsdatum und mehr angeben können.

Nach dem Erstellen einer Aufgabe können Sie die entsprechende Nachricht in einen geeigneteren Ordner verschieben. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, um schnell darauf zuzugreifen und die Nachricht zu öffnen. Sie müssen sich nicht erinnern, wohin Sie es verschoben oder danach gesucht haben.

Sie können auch Aufgaben kategorisieren. Eine Nachrichtenkategorie ist auch Teil einer neuen Aufgabe. Sie können der Aufgabe auch Kategorien zuweisen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Kategorisieren auswählen. Um Ihre Aufgaben nach Kategorien zu sortieren, klicken Sie auf Nach Titel anordnen und wählen Sie Kategorien.

Kontrolliere das Chaos

Alle in diesem Artikel besprochenen Tools erfordern ein wenig Nachdenken und Vorarbeit, aber sie sind es wert. Outlook ist ein Verwaltungssystem, das jedoch nur funktioniert, wenn Sie diese Tools verwenden.

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