Fünf Tipps, die Ihre Word-Produktivität steigern

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2011 im Five Apps Blog veröffentlicht.

Die meisten von uns haben keine Zeit, alle Vor- und Nachteile der Software zu entdecken, die wir täglich verwenden. Wir lernen im laufenden Betrieb, nehmen gelegentlich ein Trinkgeld oder eine Abkürzung und pflügen widerwillig durch das Hilfesystem, wenn wir es unbedingt müssen.

Aber manchmal können nur ein paar kleine Tricks einen großen Unterschied machen. Wenn Sie eine nervige Funktion deaktivieren, einen Tastaturtrick lernen, der drei Dialogfelder umgeht, oder eine obskure Option nutzen, können Sie ein paar Kopfschmerzen und viel Zeit sparen. Werden sie dein Leben wirklich verändern? Nun, das könnte eine Strecke sein. Aber sie konnten. Probieren Sie diese Tipps für die Größe an und lassen Sie es mich wissen.

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1: Treffen Sie vertikale Textauswahl

Normalerweise wählen wir Text horizontal aus - ein Wort, eine Reihe von Wörtern, einen Absatz - von links nach rechts oder umgekehrt. Aber manchmal muss die Auswahl vertikal sein. Angenommen, Sie möchten die führenden Zeichen in Abbildung A löschen.

Abbildung A.

Um eine vertikale Auswahl zu treffen, halten Sie Alt gedrückt, während Sie durch den Text ziehen, den Sie hervorheben möchten. Abbildung B zeigt die Spalte mit unerwünschten Zeichen, die mit dieser Technik ausgewählt wurden. Drücke Löschen und bam, sie sind weg.

Abbildung B.

Obwohl wir in diesem Beispiel am Anfang der Zeilen Text ausgewählt haben, können Sie an einer beliebigen Stelle auf der Seite vertikale Auswahlen treffen.

Hinweis: Einige Benutzer haben berichtet, dass der Forschungsbereich angezeigt wird, wenn sie diese Auswahlmethode ausprobieren. Hier ist das Geheimnis: Lassen Sie die Alt -Taste los, bevor Sie die Maustaste loslassen. Word sollte die Auswahl beibehalten. Wenn Sie Alt gedrückt halten, aber die Maustaste loslassen, denkt Word möglicherweise an "Alt -Klick" und öffnet als Antwort den Forschungsbereich.

2: Machen Sie nicht gewünschte automatische Änderungen rückgängig

Standardmäßig nimmt Word viele Änderungen am Text vor, den Sie in ein Dokument eingeben. Beispielsweise kann eine Webadresse in einen Hyperlink konvertiert, gerade Apostrophe und Anführungszeichen durch ihre geschweiften Gegenstücke ersetzt oder ein Paar Bindestriche in einen Bindestrich umgewandelt werden. Wenn das eine willkommene Annehmlichkeit ist, sind Sie in guter Verfassung. Wenn Sie diese Arten von Änderungen unterdrücken möchten, können Sie sie deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in 10 nervigen Word-Funktionen (und deren Deaktivierung). Wenn Sie diese Änderungen jedoch nur von Zeit zu Zeit verhindern möchten, greifen Sie zum Befehl Rückgängig - Strg Z. Rückgängig machen ist nicht nur zum Umkehren von etwas, das Sie getan haben. Außerdem werden einige der von Word ausgeführten Aktionen rückgängig gemacht. Willst du nicht, dass sie stürzen? Wenn Word es einfügt, drücken Sie Strg Z und ändern Sie es wieder in die Bindestriche, die Sie eingeben möchten.

3: Entfernen Sie eine dauerhafte Grenze

Diese stirnrunzelnde Lösung wurde von den erfahrenen TechRepublic-Lesern sehr dankbar aufgenommen, als Susan Harkins sie zum ersten Mal zur Verfügung stellte. Word bietet eine manchmal praktische Option, mit der Sie automatisch einen Rahmen einfügen können. Geben Sie drei Bindestriche in eine leere Zeile ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn die Option aktiviert ist, ersetzt Word die Bindestriche durch eine horizontale Linie. Sie können es entfernen, wenn Sie Strg Z drücken, nachdem Word es eingefügt hat (siehe oben). Wenn Sie jedoch versuchen, den Rand auszuwählen und zu löschen, haben Sie kein Glück. Sie haben es hier nicht mit einem Linienobjekt zu tun. Word hat das Format für den unteren Rand auf den Absatz angewendet.

Um dieses Format in Word 2003 zu entfernen, klicken Sie in den Absatz und wählen Sie in der Dropdown-Liste Rahmen im Menü Formatierung die Option Kein Rand. Klicken Sie in Word 2007/2010 auf den Absatz und dann auf die Schaltfläche Rand in der Gruppe Absatz auf der Registerkarte Startseite. Wählen Sie einfach No Border aus der Dropdown-Liste ( Abbildung C ).

Abbildung C.

Wenn Ihnen die automatische Rahmenfunktion gefällt, finden Sie hier einen Bonus-Tipp: Zusätzlich zur Eingabe von drei Bindestrichen zum Anwenden eines unteren Rahmens (3/4-Punkt) können Sie verschiedene Rahmenstile auslösen. Eingabe:

  • Drei Tilde-Zeichen (~) erzeugen eine Wellenlinie.
  • Drei Unterstriche (_) erzeugen eine 1, 5-Punkt-Linie.
  • Drei Sternchen (*) erzeugen eine gepunktete Linie.
  • Drei Gleichheitszeichen (=) erzeugen eine doppelte Linie.
  • Drei Pfund-Zeichen (#) erzeugen eine "dünne dicke dünne" Linie.

4: Verschieben Sie den ausgewählten Text nach oben oder unten

Dieser Tipp ist wahrscheinlich am nützlichsten, wenn Sie in einer Tabelle arbeiten, obwohl Sie damit auch Absätze außerhalb einer Tabelle neu anordnen können. Angenommen, Sie möchten, dass die dritte Zeile einer Tabelle die oberste Zeile ist. Klicken Sie einfach in die dritte Zeile, halten Sie Alt Umschalt gedrückt und drücken Sie zweimal die Aufwärtspfeiltaste. Jedes Mal, wenn Sie die Pfeiltaste drücken, verschiebt Word die Zeile um eine. Sie können mehrere zusammenhängende Zeilen auswählen, um sie als Block zu verschieben, und Sie können die Abwärtspfeiltaste verwenden, wenn Sie Text nach unten statt nach oben verschieben möchten.

Die Verwendung dieser Verknüpfung wird etwas schwierig, wenn Sie große Textteile außerhalb einer Tabelle verschieben. Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was wohin verlegt wird, und in diesen Situationen ist es möglicherweise einfacher, einen Standardansatz zum Ausschneiden und Einfügen zu verwenden. Wenn der Text jedoch klein und überschaubar ist, ist die Verknüpfung großartig. Wenn Sie beispielsweise ein Element innerhalb einer Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern nach oben oder unten verschieben müssen, klicken Sie einfach in den Absatz des Elements und verschieben Sie das Element mit der Kombination aus Alt Umschalt und Pfeiltaste an die gewünschte Stelle.

5: Speichern Sie die Änderungen an allen geöffneten Word-Dokumenten gleichzeitig

Diese einfache Technik ist praktisch, wenn Sie in mehreren Dokumenten arbeiten und sicherstellen möchten, dass Sie Ihre Änderungen in allen Dokumenten gespeichert haben. Ich verwende es tatsächlich am häufigsten, wenn ich eine Änderung an einer Vorlage vorgenommen habe und eine schnelle Möglichkeit zum Speichern dieser Änderung im laufenden Betrieb haben möchte (bevor ich vergessen konnte, dass ich eine Änderung vorgenommen habe, die ich beibehalten möchte).

Drücken Sie in Word 2003 und früheren Versionen einfach die Umschalt -Taste und öffnen Sie das Menü Datei. Word zeigt den Befehl Alle speichern im Menü über dem Befehl Speichern unter an. Wählen Sie Alle speichern und Word fordert Sie auf, jedes Dokument (oder jede Vorlage) zu speichern, bei dem nicht gespeicherte Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist effizienter, als zu jedem Dokument einzeln navigieren und auf Speichern klicken zu müssen.

Wenn Sie Word 2007/2010 verwenden, funktioniert dies nicht. Sie können jedoch den Befehl Alle speichern zu Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche (Datei in 2010) und dann auf Word-Optionen (Optionen in 2010).
  2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Anpassen (Symbolleiste für den Schnellzugriff in 2010).
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Befehle auswählen aus Befehle aus, die sich nicht in der Multifunktionsleiste befinden.
  4. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Alle speichern.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann auf OK.

Zusätzliche Ressourcen

  • Über 10 weniger bekannte Verknüpfungen zum Formatieren von Word-Text
  • Über 10 Tastaturkürzel zur Eingabe von Sonderzeichen in ein Word-Dokument
  • 10 Dinge, die ich in Word 2007 nie finden kann
  • Die 10 nützlichsten Word-Verknüpfungen
  • 10 obskure Word-Tricks, die allgemeine Aufgaben beschleunigen können

Weitere Tipps?

Dies ist eine etwas zufällige Sammlung von Tipps, aber ich benutze sie oft (und dankbar). Wenn Sie Ihre eigenen bevorzugten Zeitersparnisse haben, nehmen Sie an der Diskussion teil und teilen Sie sie mit anderen Mitgliedern.

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