Erstellen Sie ein schnelles Organigramm in PowerPoint

Wenn Sie eine Präsentation zusammenstellen, um Nachrichten oder Informationen über die Struktur Ihres Unternehmens zu liefern, kann Ihnen ein Organigramm dabei helfen, das Gesamtbild zu vermitteln. Wenn diese Struktur groß oder labyrinthisch ist, können Sie besser ein Diagramm in Visio oder einem anderen speziellen Diagrammwerkzeug erstellen. Wenn die Struktur jedoch relativ flach ist (oder sich in diskrete Module aufteilen lässt, die auf einer Reihe von Folien platziert werden können), können Sie in PowerPoint schnell etwas zusammenstellen. Die Tools und Optionen sind unkompliziert. Das von Ihnen erstellte Diagramm fügt sich in die Formatierung der Präsentation ein, sodass Sie kein nicht übereinstimmendes Diagramm ändern müssen, das außerhalb von PowerPoint erstellt wurde.

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Die Grundlagen

Mit PowerPoint können Sie die Organigrammstruktur nach vier Rollen definieren. An der Spitze haben Sie einen Anführer . Unter dem Anführer befinden sich seine Untergebenen (die wiederum eigene Untergebene haben können). Personen, die auf derselben Ebene wie ein Untergebener auftreten, sind Mitarbeiter . Sie finden auch einen Platz für Assistenten, die von der Person, der sie helfen, abzweigen. Abbildung A zeigt dieses Schema in seiner rudimentärsten Form.

Abbildung A.

Der Prozess der Erstellung dieser Art von Organigramm besteht darin, Formen hinzuzufügen und anzuordnen, die die Beziehungen der Mitarbeiter darstellen. Lassen Sie uns zur Demonstration ein einfaches Diagramm erstellen. Dann werden wir verschiedene Möglichkeiten in Betracht ziehen, um es zu optimieren. Erstellen Sie zunächst eine Folie für das Organigramm:

  1. Drücken Sie Strg + M, um eine neue Folie einzufügen.
  2. Wählen Sie Format | Folienlayout, um bei Bedarf den Bereich Folienlayout anzuzeigen.
  3. Klicken Sie unter Inhaltslayouts auf die Option Titel und Inhalt.
  4. Klicken Sie im Symbol in der Mitte der neuen Folie auf Diagramm oder Organigramm einfügen. PowerPoint öffnet das in Abbildung B gezeigte Dialogfeld. (Hinweis: Sie können auf dieses Dialogfeld auch unabhängig vom Folienlayout zugreifen, indem Sie auf Einfügen | Diagramm klicken oder in der Zeichnungssymbolleiste auf die Schaltfläche Diagramm oder Organigramm einfügen klicken.)

Abbildung B.

Organigramm ist die Standardoption. Klicken Sie einfach auf OK. PowerPoint fügt ein Diagramm in die Folie ein und zeigt die Organigramm-Symbolleiste an (siehe Abbildung C) . Sie werden feststellen, dass das Diagramm von einem gepunkteten grauen Rand umgeben ist, der den Diagrammbereich (oder die Leinwand ) definiert. Sie können einen Griff an diesen Rand ziehen, um die Abmessungen des Bereichs zu ändern. Standardmäßig ändert PowerPoint die Größe des Diagramminhalts entsprechend. Sie können auch auf den Canvas-Rand doppelklicken, um das Dialogfeld Organigramm formatieren zu öffnen.

Abbildung C.

Nachdem Sie ein Diagramm eingefügt haben, bestehen die grundlegenden Aufgaben zum Einrichten darin, Formen hinzuzufügen, Namen oder Beschriftungen zu jeder Form hinzuzufügen und das Layout und die Formatierung der Diagrammelemente so festzulegen, dass sie attraktiv (oder zumindest einfach) sind lesen und verstehen).

Formen hinzufügen

Zum Hinzufügen von Formen müssen Sie lediglich eine vorhandene Form auswählen, in der Symbolleiste des Organigramms auf Form einfügen klicken und die entsprechende Position auswählen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Form klicken und die Position aus einem Kontextmenü auswählen.

In Abbildung D haben wir beispielsweise eine untergeordnete Form ausgewählt und auf Form einfügen geklickt. Wie Sie sehen können, können Sie einen Untergebenen, einen Mitarbeiter oder einen Assistenten einfügen. Abbildung E zeigt, was passiert ist, als wir einen Untergebenen eingefügt haben: Die neue Form wurde unter der ursprünglichen hinzugefügt, und alle Formen wurden skaliert, um Platz für die Hinzufügung zu schaffen.

Abbildung D.

Abbildung E.


Mit Formen arbeiten

Die Formen in einem Organigramm sind eigentlich nur AutoFormen, mit denen Sie auf verschiedene Arten arbeiten können:

  • Wenn Sie auf eine Form klicken und einen Schraffurrahmen sehen, können Sie Text innerhalb der Form hinzufügen, bearbeiten oder formatieren.
  • Um die Form selbst zu ändern (oder zugehörige Formen hinzuzufügen), klicken Sie auf den Rand, um mehrere kleine graue Punkte um ihn herum anzuzeigen.
  • Um mehrere Formen zum Ändern auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf jede klicken. (Es gibt andere Auswahlmöglichkeiten, die wir uns in Kürze ansehen werden.)
  • Doppelklicken Sie auf eine Form, um das Dialogfeld AutoForm formatieren schnell zu öffnen.


Text hinzufügen

Das Hinzufügen eines Namens oder einer Beschriftung innerhalb einer Form entspricht dem Einfügen von Text in eine andere AutoForm (oder ein Textfeld). Klicken Sie in die Form und geben Sie den gewünschten Text ein. Sie können die Textformatierung auch mit den üblichen Mitteln anwenden. Sie können beispielsweise den Namen des CEO in der oberen Form auswählen und auf die Schaltfläche Fett klicken, um ihn etwas besser hervorzuheben.

Anpassen des Layouts

Sobald Sie alle Formen in Ihrem Diagramm haben, können Sie das Layout bei Bedarf anpassen. Das Standardlayout, das wir uns in den vorherigen Beispielen angesehen haben, ist möglicherweise in Ordnung. Wenn das Diagramm jedoch zu voll ist oder Sie die Darstellung von Gruppen ändern möchten, können Sie mit den Layoutoptionen experimentieren. In Abbildung F haben wir zum Beispiel viele Untergebene, die an einige Manager berichten, was es schwierig macht, die Struktur zu erkennen. Um die Dinge zu verbessern, haben wir auf die Form für einen Manager geklickt und in der Dropdown-Liste Layout in der Symbolleiste des Organigramms die Option Rechts hängen ausgewählt. Dann haben wir dasselbe für den zweiten Manager gemacht. Wie Abbildung G zeigt, zeigt diese vertikale Anordnung besser, wer unter wem gruppiert ist.

Abbildung F.

Abbildung G.

Sie können die Layoutoptionen erkunden, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Ein zusätzlicher Hinweis hier: Die Option AutoLayout (in der Dropdown-Liste Layout) ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie Diagrammelemente manuell erstellen oder ändern müssen, z. B. indem Sie eine zweite Führungslinie oben in der Hierarchie hinzufügen, können Sie diese Option deaktivieren. Wenn AutoLayout deaktiviert ist, arbeiten Sie freihändig mit AutoShapes, anstatt durch Diagrammregeln eingeschränkt zu werden. Denken Sie daran, dass beim Reaktivieren von AutoLayout für dieses Diagramm die Konfiguration wieder in die Konfiguration zurückkehrt, die das Tool für am besten hält, und Sie Ihre angepasste Struktur verlieren.

Formatieren des Diagramms

Der einfachste Weg, Ihr Organigramm zu formatieren, besteht darin, PowerPoint dies tun zu lassen. Klicken Sie einfach in das Diagramm und dann in der Symbolleiste des Organigramms auf Autoformat. PowerPoint öffnet eine Galerie mit Formatierungsoptionen, aus denen Sie auswählen können. Die meisten Stile passen sich dem Farbschema Ihrer Präsentation an. Abbildung H zeigt beispielsweise, wie die Option Verlauf für eine Folie mit einem dunkelroten Farbschema aussieht. Wenn Sie später ein anderes Farbschema oder eine andere Entwurfsvorlage anwenden, ändert PowerPoint die Diagrammfarben entsprechend.

Abbildung H.

Wenn Sie Ihr Organigramm lieber manuell formatieren möchten, können Sie mit den Elementen wie mit anderen AutoFormen arbeiten. Wählen Sie sie aus und wenden Sie die gewünschte Formatierung an. Wir haben bereits erwähnt, dass Sie die Umschalttaste gedrückt halten und klicken können, um mehrere Elemente auszuwählen. Ein logischeres Szenario wäre jedoch, dieselbe Formatierung auf bestimmte Elemente in derselben Kategorie anzuwenden - beispielsweise auf alle Formen auf einer bestimmten Ebene, auf alle Berichte eines Managers oder auf alle Assistenten.

PowerPoint macht diesen Prozess einfach. Angenommen, Sie möchten, dass Bev Greene und alle ihre Berichte grün sind. Wählen Sie die Form für Bev aus und klicken Sie in der Symbolleiste des Organigramms auf Auswählen. Wählen Sie "Verzweigen", um alle Untergebenen von Bev auszuwählen, wie in Abbildung I dargestellt . (Wenn Sie "Verzweigen" auswählen, werden auch die Assistenten von Bev ausgewählt, falls vorhanden.) Sie können dann in der Symbolleiste "Zeichnen" auf "Füllfarbe" klicken und wie oben beschrieben "Grün" auswählen Abbildung J.

Abbildung I.

Abbildung J.

Einpacken

Wir haben hier viel Gebiet abgedeckt und die verschiedenen Optionen vorgestellt. In der Praxis können Sie ein Diagramm wahrscheinlich in viel kürzerer Zeit zusammenstellen, als zum Lesen dieses Artikels erforderlich war. Und vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Struktur auf mehrere Folien verteilen können, um die Verwaltung zu gewährleisten. Erstellen Sie einfach ein separates Diagramm für jede Geschäftseinheit, Abteilung, Abteilung oder jedes Team - was auch immer für Ihre Präsentation sinnvoll ist. Wenn Sie Autoformat verwenden, müssen Sie sich nicht um ein einheitliches Erscheinungsbild von einem Diagramm zum nächsten kümmern.

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