Erstellen Sie eine schnelle Schulungspräsentation mit der Fotoalbum-Funktion von PowerPoint

Der Versuch, Schulungen für Endbenutzer zu planen, kann praktisch unmöglich sein - und die Teilnahme ist auch nie sicher. Eine gute Lösung besteht darin, eine Reihe von kommentierten Screenshots zusammenzustellen, die eine Prozedur oder eine Reihe von Funktionen oder Verwendungsszenarien veranschaulichen, und anhand dieser Bilder eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen. Sie können die Präsentation dann per E-Mail verteilen, im Intranet des Unternehmens ablegen, auf CD freigeben oder regelmäßig ein Brown-Bag-Mittagessen veranstalten und die Diashow für die Benutzer ausführen, die sie erstellen können.

Es bedarf einiger Überlegungen, um die nützlichsten Screenshots zu erstellen und sicherzustellen, dass Ihre Anweisungen klar sind - aber das gilt natürlich auch für jedes von Ihnen erstellte Schulungsmaterial oder jede Dokumentation. Zumindest müssen Sie sich nicht darum kümmern, viel Zeit mit der Erstellung der Präsentation zu verbringen. Die Fotoalbum-Funktion von PowerPoint macht diesen Teil des Prozesses zum Kinderspiel. Lassen Sie uns den Prozess durchlaufen.

Hinweis: Diese Informationen stehen auch als PDF-Download zur Verfügung.

Erste Schritte

  1. Starten Sie PowerPoint und schließen Sie die leere Präsentation, die standardmäßig geöffnet wird. (Wir fangen bei Null an.)
  2. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Bild und dann Neues Fotoalbum ( Abbildung A ).

Abbildung A.

  1. Im Dialogfeld Fotoalbum ( Abbildung B ) finden Sie Optionen zur Auswahl der gewünschten Bilder.

Abbildung B.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei / Datenträger, um das Dialogfeld Neue Bilder einfügen zu öffnen ( Abbildung C ).

Abbildung C.

  1. Suchen Sie die Bilder, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Einfügen. Wie Abbildung D zeigt, platziert PowerPoint sie in der Liste "Bild im Album". Bei Bedarf können Sie die Bilder mit den Aufwärts- und Abwärtspfeiltasten neu anordnen.

Abbildung D.

  1. Standardmäßig ist die Option "Bildlayout" auf "An Folie anpassen" eingestellt. Dies ist für dieses Beispiel vorgesehen. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, können Sie hier keine weiteren Designänderungen vornehmen. Wählen Sie also vorübergehend 1 Bild aus der Dropdown-Liste Bildlayout aus, um die anderen Optionen zu aktivieren.
  2. Wählen Sie bei Bedarf eine Rahmenform - wir entscheiden uns für Abgeschrägt. Klicken Sie dann auf Durchsuchen und suchen Sie die Entwurfsvorlage, die Sie auf Ihre Präsentation anwenden möchten. (Dies ist optional, aber Sie möchten wahrscheinlich die Lesbarkeit und das Erscheinungsbild der Folien verbessern. Dies ist der einfachste Weg, dies zu tun.)
  3. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anweisungen hinzuzufügen, die zu Ihren Bildern passen. Um die Dinge einfach zu halten, fügen wir eine separate Folie hinzu, die den erklärenden Text vor jedem Screenshot enthält. Um dies einzurichten, klicken Sie so oft wie nötig auf die Schaltfläche Neues Textfeld, um der Anzahl der Bilder in Ihrer Präsentation zu entsprechen ( Abbildung E ).

Abbildung E.

  1. Ändern Sie die Einstellung für das Bildlayout wieder in An Folie anpassen und klicken Sie dann auf Erstellen.

Endgültige Einrichtung

Der Rest des Prozesses besteht lediglich darin, die Folien anzuordnen und den Text einzugeben / zu formatieren. Abbildung F zeigt unsere Beispielpräsentation in der Foliensortieransicht. Wie Sie sehen können, befinden sich alle Textfeldfolien am Ende der Präsentation. Klicken Sie zunächst auf die einzelnen Folien und ziehen Sie sie an die richtige Stelle.

Abbildung F.

Sobald alle Folien vorhanden sind, können wir auf jede Textfolie doppelklicken, um sie in der Folienansicht anzuzeigen, die Anweisungen eingeben, die den folgenden Screenshot einführen, und den Text gegebenenfalls formatieren. In diesem Fall haben wir den Überschriftentext (Schritt 1, Schritt 2 usw.) ausgewählt und auf 48 Punkte festgelegt. Dann haben wir den Textkörper mit 32 Punkten formatiert. Nachdem wir die Titelfolie bearbeitet hatten (die PowerPoint automatisch für Fotoalben erstellt), war der Auftrag abgeschlossen. Abbildung G zeigt die Ergebnisse.

Abbildung G.

Tweaks

Dies ist eine etwas schnelle und schmutzige Methode, um eine Schulungspräsentation zusammenzustellen, und Sie möchten möglicherweise verschiedene Verbesserungen vornehmen. Beispielsweise können Sie Ihre Anweisungen auf derselben Folie wie den entsprechenden Screenshot einfügen, oder Sie möchten mehr als ein Bild pro Folie. Aber selbst mit dem hier beschriebenen Bare-Bones-Ansatz werden Sie feststellen, dass Sie mit einer Präsentation wie dieser eine Reihe von Anweisungen recht effektiv vermitteln können.

PowerPoint bietet außerdem den Vorteil der Portabilität, sodass Sie Ihre Präsentation einfach verteilen und freigeben können. Wählen Sie einfach Paket für CD aus dem Menü Datei, um eine CD zu erstellen, die alle erforderlichen Dateien zusammen mit dem PowerPoint Viewer enthält. (Vor PowerPoint 2003 wurde diese Funktion als Pack And Go-Assistent bezeichnet.) Sie können das Paket auch in einen ausgewählten Ordner exportieren, anstatt es auf eine CD zu legen. Einzelheiten dazu finden Sie unter "Wie kann ich ... eine Microsoft PowerPoint-Präsentation auf eine CD legen?".

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