Erwecken Sie eine ältere Excel-Tabelle zu neuem Leben

Alle sind sich einig, dass es eine schlechte Idee ist, eine Excel-Tabelle über das Ablaufdatum hinaus in Betrieb zu halten. Leider ist es in der Praxis nicht immer möglich, von vorne zu beginnen. Oft ist der Schlüssel zum Erfolg die Perspektive - eine einfache Änderung der Strategie. Das in Abbildung A gezeigte Blatt ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein Perspektivwechsel eine einfache Lösung darstellen kann. Es ist eine vereinfachte Version eines Legacy-Blattes, das seinem ursprünglichen Zweck entwachsen ist.

Abbildung A.

Ein Legacy-Blatt, das seinem ursprünglichen Zweck entwachsen ist.

Seit 15 Jahren im Einsatz, ist die ursprüngliche Arbeitsmappe an ihre Grenzen gestoßen. In diesem Fall hat eine vorhandene Geschäftsregel einen Schraubenschlüssel in eine neue Anforderung geworfen. Das Management möchte, dass die Abwesenheitszeiten nach vollen und teilweisen Tagen aufgeschlüsselt sind. Zunächst bat der Hausmeister dieses Blattes um eine Summierungsformel, um dies zu handhaben, mit den folgenden Überlegungen:

  • Bestehende Formeln müssen aufgrund von Abhängigkeiten unverändert bleiben.
  • Die Arbeitszeit ist inkonsistent: Montag bis Donnerstag beträgt der Arbeitstag 8, 75 Stunden. Freitag ist ein 7, 5-Stunden-Tag. Eine volle Arbeitswoche dauert 42, 5 Stunden.
  • Die vorhandene Struktur muss beibehalten werden, das Hinzufügen von Spalten ist jedoch zulässig.
  • Leere Zellen anstelle des Werts 0 bezeichnen verpasste Tage.

Die Anfrage des Managements ist vernünftig und es ist schwer vorstellbar, warum sie in dem einfachen Beispiel, das Sie sehen, problematisch sein könnte. Ich muss Sie ein wenig um Nachsicht bitten - Sie sehen nicht die Dutzende von Zeilen mit Mitarbeiterdatensätzen und die Dutzende von Spalten, in denen Überstunden, Gewerkschaftsbeiträge, Sondertarife, Versicherungsprämien, Urlaubszeiten, Steuersätze usw. enthalten sind.

Das Original-Arbeitsbuch ist voller Details. Viele Unternehmen kaufen Standard-Software, um die Aufgaben dieser (vollständigen) Arbeitsmappe zu erfüllen. Der Nachteil all dieser Funktionen ist das Management. Es kann schwierig sein, den Wald vor lauter Bäumen zu sehen.

Bevor wir eine Lösung finden, überprüfen wir die vorhandenen Formeln:

  • Spalte G: = SUMME (B6: F6) summiert die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
  • Spalte H: = (42, 5 - G6) gibt die Anzahl der Abwesenheitsstunden zurück, indem die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden vom Wert der vollen Arbeitswoche von 42, 5 abgezogen werden.
  • Spalte I: = COUNTBLANK (B6: F6) gibt die Anzahl der versäumten Arbeitstage zurück.

Beobachten Sie nun, was passiert, wenn derselbe Mitarbeiter einen ganzen Tag und einige Stunden von einem anderen Arbeitstag verpasst ( Abbildung B ). Technisch gesehen sind die Werte in Spalte H korrekt, aber das Management möchte sie nicht sehen. Die aktuelle Formel summiert die Stunden; Das Management möchte, dass die Anzahl der versäumten vollständigen und teilweisen Tage separat berechnet wird. Mit anderen Worten, wir brauchen zwei neue Summen: Leerzeichen, die 8, 75 oder 7, 50 entsprechen, und Werte, die kleiner als 8, 75 und 7, 50 sind.

Abbildung B.

Die aktuelle Formel summiert sich auf die Stunden.

Der Benutzer hat einige Zeit damit verbracht, Stunden und Tage zu addieren und zu subtrahieren. Sie können jedoch mehrere komplexe Formeln testen, um Ihre Hände bei einer Niederlage in die Luft zu werfen. In diesem Fall besteht der Schlüssel darin, nicht mehr an Stunden- und Tageskomponenten zu denken - das ist ein Zugunglück. Es ist nicht unmöglich, aber es ist schwieriger als nötig. Wir haben keine konsistenten Werte, die wir summieren können. Wir haben Leerzeichen, also verwenden wir sie. Das Anwenden eines Werts auf jedes Leerzeichen ist je nach Wochentag einfacher als der Versuch zu berechnen, was sein soll, aber nicht. Abbildung C zeigt die neue Lösung, und es wurden zwei neue einfache Formeln benötigt, um die Anforderung des Managements zu erfüllen:

  • Spalte J: = COUNTBLANK (B6: E6) * 8, 75 + COUNTBLANK (F6) * 7, 5
  • Spalte K: = (42, 5-G6) -J6

Abbildung C.

Die neue Lösung.

Die neue Formel in Spalte J multipliziert die in einer Zelle von Montag bis Donnerstag gefundenen Leerzeichen mit 8, 75, ein Leerzeichen in der Zelle von Freitag mit 7, 5 und summiert diese Produkte dann. Die Formel in Spalte K subtrahiert den neuen Wert in Spalte J von der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden abzüglich des Werts in Spalte G (die geleisteten Arbeitsstunden).

In diesem Fall funktionierte die Summierung der Arbeitsstunden nicht, daher gaben wir den Leerzeichen einen Wert und summierten diese stattdessen. Ein Strategiewechsel enthüllte eine einfache Lösung.

Das Erbe bleibt bestehen

Das Wachstum ist gut, und wenn Sie Glück haben, wird das einfache Arbeitsbuch, mit dem Sie begonnen haben, dieses Wachstum berücksichtigen. Realistisch gesehen ist es oft schwierig, neue Anforderungen nachträglich hinzuzufügen: "Wenn ich gewusst hätte, dass Sie ... brauchen würden, hätte ich ..." Oft ist der Täter kein schlechtes Design oder etwas so Akademisches. Manchmal wächst das Geschäft einfach über den ursprünglichen Zweck der Arbeitsmappe hinaus, und das ist ein gutes Problem! Wenn dies passiert und Sie nicht wieder aufbauen können, überdenken Sie.

Sie können die herunterladbaren XLSX- und XLS-Dateien verwenden, um eine andere Lösung zu finden. Um die Dinge jedoch interessant zu gestalten, versuchen Sie, die Einschränkungen des Benutzers beizubehalten. Bitte teilen Sie Ihre Lösungen in den Kommentaren unten.

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Ich beantworte die Fragen der Leser, wenn ich kann, aber es gibt keine Garantie. Seien Sie so genau wie möglich, wenn Sie sich mit mir in Verbindung setzen: "Bitte beheben Sie Fehler in meiner Arbeitsmappe und beheben Sie, was falsch ist" wird wahrscheinlich keine Antwort erhalten, aber "Können Sie mir sagen, warum diese Formel nicht die erwarteten Ergebnisse zurückgibt?" könnte. Ich werde weder von TechRepublic für meine Zeit oder mein Fachwissen erstattet, noch verlange ich von den Lesern eine Gebühr. Sie können mich unter kontaktieren.


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