Ein Ausblick auf Office 365

Office 365 hat gerade ein umfangreiches Upgrade durchlaufen, das ein Facelifting und Änderungen an der Benutzeroberfläche sowie Verbesserungen der sozialen und Kommunikationsaspekte beinhaltete. Zusätzlich zu gemeinsam genutzten Team- und öffentlichen Websites verfügen Sie jetzt über SkyDrive Pro-Speicher, mit dem Sie 25 GB persönlichen Online-Speicher mit gemeinsamem Überprüfen und Bearbeiten von Dateien sowie Synchronisieren mit Ihrem Desktop erhalten. Dies ermöglicht die Offline-Sicherung und -Bearbeitung mit automatischen Updates für die Cloud.

Wenn Sie mit dem früheren Small Business Server von Microsoft vertraut sind, sind die grundlegenden Funktionen von Office 365 vertraut. Office 365 bietet Outlook, Kalender, Websites (Team- und öffentliche SharePoint-Websites), Personen (Ihre Kontakte), SkyDrive und einen neuen Newsfeed. Die verschiedenen Funktionen sind eng miteinander verbunden, und die Zusammenarbeit und die Versionierung von Dokumenten sind integriert. Office 365 bietet auch Web-App-Versionen von Word, PowerPoint, Excel und OneNote, mit denen Sie Ihre Dateien erstellen und bearbeiten können, sowie die Option dazu Verwenden Sie die neuesten Desktop-Versionen der Office-Suite. Wenn Sie es bereits verwenden, lässt sich Office 365 in alle vorhandenen Lizenzen ab Office 2007 integrieren.

Ich habe bereits seit einigen Monaten eine Office 365-Installation, daher wurde ich durch einen Aktualisierungsprozess geführt, bei dem meine vorherigen Dateien auf die neue Version verschoben wurden. Auf der Eröffnungsseite finden Sie einen Bereich "Erste Schritte", in dem Sie unter den Überschriften "Zusammenarbeit", "Öffentliche Website" und "Software" in das neue System eingeführt werden. Die Hilfeinformationen sind übersichtlich und leicht zu befolgen. Ich habe die Schritte zum Erwerb einer Lizenz und zum Wechsel von einem MS Small Business Server in einer vorherigen Spalte behandelt. In dieser Spalte beginne ich mit einer Übersicht über Outlook, auf die Sie über das Menü oben im zugreifen können Website.

Ausblick

Outlook wird in der jetzt bekannten Drei-Fenster-Ansicht gestartet, jedoch ohne die Multifunktionsleistenmenüs von Outlook 2013. Neue E-Mails zeigen standardmäßig keine Grafiken an, obwohl Sie diese Einschränkungen für die E-Mail über die Links oben in der E-Mail aufheben können oder Absender. Ungelesene E-Mails haben eine Markierung (die dünne, blaue Linie) und Sie können mehrere E-Mails auswählen, indem Sie links neben der E-Mail klicken. Wenn Sie mehrere E-Mails auswählen, ändert sich im rechten Anzeigebereich ein Menü mit Optionen, mit denen Sie die Gruppe löschen, markieren, als gelesen / ungelesen markieren oder verschieben können. Dies können einzelne E-Mails oder Konversationen sein.

Im Navigationsbereich auf der linken Seite des Bildschirms können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken, um Ordner zu erstellen, zu leeren, umzubenennen und zu löschen sowie Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien sowie Ordnerberechtigungen festzulegen.

Über den Link Aufgaben unten im Navigationsbereich können Sie Ihre aktuellen Aufgaben anzeigen und bearbeiten. Alle markierten E-Mails werden in der allgemeinen Aufgabenliste angezeigt, sodass eingehende E-Mails auf einfache Weise für weitere Aktionen markiert werden können. Aufgaben können mit einem andersfarbigen Symbol kategorisiert werden, und die Aufgabenbearbeitung bietet sowohl eine einfache als auch eine detaillierte Ansicht. Leider sind dies immer noch Meine Aufgaben, und ich sehe keine Möglichkeit, sie zu teilen oder anderen Personen in Ihrer Organisation zuzuweisen. Natürlich ist dies normalerweise die Aufgabe eines Projektmanagementsystems wie MS Project, aber es wäre schön, diese Funktion zu haben.

Neben dem Menü oben auf dem Bildschirm wird neben Ihrem Kontonamen Ihr IM-Status angezeigt. Wenn Sie hier klicken, können Sie Ihren Instant Messaging-Status verwalten. Während Office 365 Lync für Chat, Audio- / Videokonversationen und Besprechungen anbietet, benötigen Sie es nicht für einen IM-Chat mit jemandem in Ihrer Organisation. Suchen Sie entweder die Person in Personen oder eine Nachricht von ihnen und klicken Sie in den Details auf das IM-Symbol.

Wenn ihr Name in E-Mail oder Personen angezeigt wird, zeigt eine grüne Markierung oder ein grünes Symbol an, ob sie online sind.

Im Ansichtsfenster gibt es die üblichen Optionen Antworten und Weiterleiten, aber auch Auslassungspunkte (...), die zu weiteren Aktionen führen. Das Menü bietet die üblichen Funktionen zum Löschen, Drucken, Junking und Kategorisieren, ermöglicht Ihnen jedoch auch das Erstellen einer Regel. Regeln sind eine wichtige Funktion von Outlook, da Sie Ihre E-Mails verwalten können, indem Sie E-Mails basierend auf einer Vielzahl von Filtern automatisch verschieben, löschen oder erneut senden. Erneut wird Ihnen eine einfache Methode zum Erstellen einer Regel angeboten, die auf dem Inhalt der E-Mail basiert, oder ein Link "Weitere Optionen", der mehr Funktionen und Ausnahmen bietet.

Der vollständige Satz von Optionen für Outlook ist über das Menü Einstellungen verfügbar, auf das Sie durch Klicken auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite zugreifen können. Sie können Regeln erstellen und bearbeiten, automatisierte Antworten und Aufbewahrungsrichtlinien festlegen sowie eine Vielzahl anderer Funktionen verwalten.

Ich verwende Outlook seit einigen Jahren im Web, aber diese Version scheint in der Lage zu sein, mein Outlook auf dem Desktop endgültig zu ersetzen. Sogar Outlook 2013 ist mit seinen Multifunktionsleistenmenüs überfüllt, während diese Outlook-Webanwendung eine viel sauberere Benutzeroberfläche bietet, ohne die meisten Funktionen der Desktop-Version zu beeinträchtigen. Ich bin mir sicher, dass es einige Funktionen des Outlook 2013-Desktops gibt, die ich nicht verwende und die für manche Menschen immer noch kritisch sind, aber diese Version hat sicherlich alle meine Kriterien erfüllt. Wenn Ihnen das Blau-Weiß-Thema nicht gefällt, können Sie aus einer Vielzahl von Themen auswählen, die den Menühintergrund ändern und Farben hervorheben.

Das Layout funktioniert auf meinem Surface RT in IE11 einwandfrei, obwohl ich den 125-Prozent-Zoom bevorzuge, um die E-Mails einfach lesen und auswählen zu können. Ich verwende hauptsächlich IE10 auf meinem Desktop für Office 365, habe jedoch Firefox kurz ausprobiert und hatte keine Probleme, obwohl die Anzeige etwas langsamer zu sein schien.

In meiner nächsten Kolumne werde ich mich mit einigen anderen Aspekten des neuen Office 365 befassen, einschließlich SkyDrive Pro und des neuen Newsfeeds, der für Ihr Unternehmen wie ein internes Facebook aussieht.

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