3 großartige Verknüpfungen in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook bietet eine Reihe von Tools zum Organisieren von Nachrichten, Kontakten und sogar Terminen. Je häufiger Sie Outlook verwenden, desto mehr werden Sie Verknüpfungen schätzen. Bei Verknüpfungen ist zu beachten, dass das, was für einige funktioniert, für andere nicht einmal im entferntesten bequem ist. Sie möchten die Verknüpfungen finden, die Ihre Arbeitsweise ergänzen. Zu diesem Zweck möchte ich drei meiner bevorzugten Outlook-Verknüpfungen freigeben.

1. Erstellen Sie einen schnellen Schritt zum Verschieben von Nachrichten

Eine der beliebtesten Anwendungen für Regeln ist das Verschieben von Nachrichten in einen anderen Ordner als den Posteingang. Dies ist eines meiner am wenigsten bevorzugten Organisationstools, da ich vergessen habe, die anderen Ordner zu überprüfen, und Nachrichten daher einige Tage lang ohne Antwort gespeichert bleiben. Ich bevorzuge es sehr, Quick Steps zu verwenden, um Nachrichten schnell zu verschieben - nachdem sie in meinem Posteingang angekommen sind, und ich habe beschlossen, sie zu behalten und später zu antworten. (Quick Steps werden von Outlook 2010 und 2013 unterstützt.)

Das manuelle Verschieben von Nachrichten ist nicht schwierig - es ist ein einfaches Ziehen und Ablegen, es sei denn, Sie haben viele Ordner oder arbeiten an einem Notebook oder Laptop. Dann kann es etwas umständlich sein, und hier können Quick Steps helfen.

Das Erstellen des Schnellschritts ist fast so einfach wie das Anwenden: Benennen Sie ihn und fügen Sie dann eine Aktion hinzu. Die Aktionen sind begrenzt, daher ist dies kein Allheilmittel für alle sich wiederholenden Messaging-Aufgaben. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise mehrere erstellen, wenn Sie viele Ordner haben. Erstellen wir nun einen Schnellschritt, mit dem die ausgewählte Nachricht in einen Ordner mit dem Namen "Arbeit" verschoben wird. Gehen Sie bei geöffnetem Outlook und geöffnetem Mail-Fenster wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Schnelle Schritte auf Neu erstellen.
  3. Benennen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den neuen Schritt - wir nennen den neuen Schritt Move To Work.
  4. Jetzt können Sie die Aktion angeben. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktion auswählen die Option In Ordner verschieben ( Abbildung A ).
    Abbildung A.
  5. Outlook zeigt ein neues Dropdown-Menü an. Wählen Sie den Arbeitsordner aus der Dropdown-Liste Ordner auswählen. In diesem Fall befindet sich der Arbeitsordner nicht in der ersten Liste. Wählen Sie in diesem Fall Anderer Ordner ( Abbildung B ).
    Abbildung B.
  6. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Ordner aus, klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen ( Abbildung C ).
    Abbildung C.

Sobald Sie den Schnellschritt eingerichtet haben, können Sie Nachrichten mit einem kurzen Klick verschieben. Wählen Sie die Nachricht oder eine Gruppe von Nachrichten aus und klicken Sie dann auf den Schnellschritt (siehe Abbildung D) . Outlook erledigt den Rest!

Abbildung D.

Klicken Sie auf einen benutzerdefinierten Schnellschritt.

Dies wird einigen von Ihnen nicht helfen. Wenn Sie an einer Desktop-Einheit mit einem riesigen Monitor arbeiten, wie ich es in meinem Büro tue, brauchen Sie es nicht. Ein schnelles Ziehen und Ablegen ist so einfach wie das Klicken auf die Schnellschritte. Wenn ich nicht im Büro bin und an einem kleinen Notebook oder Laptop arbeite, ist dieser Quick Step wirklich nützlich. Drag & Drop mit einem Fingerpad ist nahezu unmöglich, und die Reisemaus ist nicht viel besser. Außerdem ist der Bildschirm viel kleiner und meine Ordnerhierarchie ist lang, sodass mir diese schnellen Schritte wirklich helfen.

2. Umgehen Sie die Anhangsoption von Outlook

Wenn Sie eine Datei an eine ausgehende E-Mail anhängen, verwenden Sie wahrscheinlich die Option Datei anhängen in der Gruppe Einschließen. Durch Klicken auf diese Option wird ein Suchfenster geöffnet, in dem Sie die zu sendende Datei finden und auswählen können. Es ist einfach und die Route, die Sie normalerweise nehmen. Gelegentlich können Sie diese Route umgehen, wenn Sie bereits in der Windows-Ordnerhierarchie arbeiten - und das passiert mir meistens.

Angenommen, Sie haben gerade Windows Explorer verwendet, um eine Datei zu öffnen und einige Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie die Datei speichern und schließen, befinden Sie sich im Explorer-Fenster mit der in Abbildung E gezeigten Ordnerdateiliste auf dem Bildschirm.

Abbildung E.

Kopieren Sie eine Datei im Windows Explorer.

Wenn Sie wissen, dass Ihre nächste Aufgabe darin besteht, Outlook zu öffnen und eine Nachricht mit dieser Datei als Anhang zu senden:

  1. Wählen Sie die Datei in der Ordnerliste aus (falls erforderlich).
  2. Drücken Sie Strg + C, um es in die Zwischenablage zu kopieren.
  3. Öffnen Sie Outlook und öffnen Sie eine neue Nachricht.
  4. Drücken Sie im Hauptteil der leeren Nachricht Strg + V, und Outlook fügt Ihre Datei automatisch als Anhang in die Nachricht ein ( Abbildung F ).
    Abbildung F.

Wenn Sie sich bereits in Outlook befinden und Windows Explorer nicht für den richtigen Ordner geöffnet ist, ist die Verwendung der Option Datei anhängen von Outlook effizienter. Diese Verknüpfung ist eine weitere Möglichkeit, ein paar Klicks zu sparen, wenn Sie so arbeiten wie ich - Dateien schließen und dann sofort an eine E-Mail anhängen.

3. Die Zoommethode in Outlook

Mein 22-Zoll-HD-Monitor ist mein Stolz und meine Freude, aber ich kann ihn nicht auf die Straße bringen. Wenn ich ein Notebook oder einen Laptop zum Arbeiten benutze, muss ich häufig Nachrichten vergrößern, insbesondere wenn ich meine Brille auf den Kopf geschoben habe und sie nicht finden kann. Es gibt drei Möglichkeiten, die Schriftgröße in einer Outlook-Nachricht zu erhöhen: Zwei sind temporär und eine permanent. Ich benutze alle drei.

Meine bevorzugte Methode zum temporären Zoomen besteht darin, die Strg -Taste gedrückt zu halten und das Mausrad vorwärts und rückwärts zu drehen, um die Ansicht zu vergrößern bzw. zu verkleinern. Diese Verknüpfung funktioniert nicht in allen Outlook-Fenstern auf die gleiche Weise. Im Kalender wird beispielsweise der Kalender durchsucht, anstatt zu zoomen. Manchmal macht es überhaupt nichts. In Outlook 2010 und 2013 können Sie den Zoom-Schieberegler in der unteren rechten Ecke (siehe Abbildung G) auch vergrößern und verkleinern .

Abbildung G.

Verwenden Sie den Zoom-Schieberegler von Outlook.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Schriftgröße für Nur-Text-Nachrichten dauerhaft anzupassen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Mail aus.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Briefpapier und Schriftarten.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Persönliches Briefpapier auf die entsprechende Schriftartoption und ändern Sie die Größe im daraufhin angezeigten Dialogfeld ( Abbildung H ).
    Abbildung H.
  5. Klicken Sie dreimal auf OK.

Wenn Sie Outlook 2007 oder eine frühere Version verwenden, wählen Sie im Menü Extras die Option Optionen und klicken Sie dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.

Diese Einstellung erhöht (oder verringert) nicht die Schriftgröße für die Outlook-Oberfläche oder andere Fenster. Es funktioniert nur mit dem neuen Nachrichtenfenster oder zum Antworten und Weiterleiten.

Verknüpfungen

Mit den ersten beiden Verknüpfungen können Sie zusätzlich zu den integrierten Optionen einfache Aufgaben ausführen. Beides soll keine Alternative zur üblichen Route bieten. Das Vergrößern und Verkleinern ist etwas, was die meisten von uns zu der einen oder anderen Zeit tun müssen. Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig zoomen, habe ich auch Anweisungen zum dauerhaften Erhöhen der Schriftgröße Ihrer Nachrichtenfenster beigefügt.

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