WorkZone: Einfachheit des Projektmanagements mit einigen Ecken und Kanten

WorkZone ist eine webbasierte Projektmanagementplattform, die versucht, den Sweet Spot zwischen einem komplexen Tool wie Microsoft Project und den einfacheren SaaS-basierten Social Task Management-Tools (Software-as-a-Service) zu finden. Die guten Leute von WorkZone haben eine Bewertung ihrer Plattform arrangiert, damit ich sie für TechRepublic überprüfen kann.

Projektarbeitsbereiche

Die Projektarbeitsbereiche in WorkZone sind gut angelegt und gestaltet. Mir gefällt besonders die Möglichkeit, Ansichten nach Datum, Projektverantwortung und Projektkategorie zu filtern. Eine Sache, die bei vielen anderen Plattformen fehlt, ist ein Aktivitätsstrom.

Standardmäßig werden Arbeitsbereiche für die Projekt-Aufgabenliste geöffnet ( Abbildung A ), sodass WorkZone nur für Unternehmen verfügbar ist. Ich kenne Teams, bei denen die Projekt-To-Do-Liste mehr als nur den Anforderungen des Projektmanagements entspricht, da sie Einfachheit und kein komplexes Gantt-Diagramm benötigen. Die Projekt-To-Do-Liste ist für WorkZone-Arbeitsbereiche von zentraler Bedeutung. Sie müssen jedoch nicht unbedingt Projekte verfolgen - es gibt einen separaten Project Tracker. Ich wünschte, die Integration der Aufgabenliste und des Projekt-Trackers wäre offensichtlicher. Die WorkZone-Benutzeroberfläche behandelt sie als separate Entitäten, was sich etwas unnatürlich anfühlt.

Abbildung A.

Eine Projekt-Aufgabenliste, die sich über mehrere Arbeitsbereiche erstreckt. (Siehe eine vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Ich finde es nicht gut, dass Sie unter Einstellungen und im Setup-Menü einen neuen Arbeitsbereich einrichten müssen, anstatt einen Arbeitsbereich direkt aus der Dropdown-Liste Arbeitsbereich auswählen erstellen zu können. Zugegeben, dies ist ein kleiner Trottel, aber es ist eine gemeinsame Funktion in vielen der heutigen Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen.

Ich mag jedoch die Leichtigkeit, mit der Sie andere nützliche Ansichten aufrufen können, einschließlich:

  • Projekte von Verantwortlichen
  • Fertige Projekte
  • Aktive Projekte 100% abgeschlossen
  • Aktivität: Letzte 7 Tage

Projekt-Tracker

Mit dem Projekt-Tracker ( Abbildung B ) können Sie größere und komplexere Projekte in Ihrem WorkZone-Arbeitsbereich verfolgen. Project Tracker verfügt über Filteroptionen, mit denen Sie Ihre Ansichten von Projektinformationen ändern können ( Abbildung C ).

Abbildung B.

Project Tracker (Siehe vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Abbildung C.

Nur übereinstimmende AUFGABEN anzeigen. (Siehe eine vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Funktionen zur Dokumentenverwaltung und -freigabe

Dokumente werden nach Projekten aufgeschlüsselt, und Sie haben die Möglichkeit, Ordner innerhalb des Projekts zu erstellen. Sie können nur Dokumente aus einem Projekt oder einem Ordner hochladen.

Die Document Manager-Tools ( Abbildung D ) sind ein Beispiel dafür, wie die Einfachheit zugunsten der Plattform funktioniert.

Abbildung D.

Sauberes Layout des Dokumentmanagers (Siehe vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Abbildung E zeigt die verfügbaren WorkZone-Dokumentverwaltungsfunktionen.

Abbildung E.


Dokumente als Teil eines WorkZone-Projekts (vergrößerte Ansicht des Bildes anzeigen.)

Die Dokumentfreigabefunktionen von WorkZone sind grundlegend, reichen jedoch für eine einfache Dokumentfreigabe und Zusammenarbeit aus.

Projektberichterstattung

Ein Element in meiner Bucket-Liste für Technologie-Writer besteht darin, einen Beitrag über das Ende des Microsoft Word-Statusberichts zu schreiben. Ich habe im Bundes- und Handelssektor gearbeitet, und der Word-Dokumentstatusbericht scheint immer eher ein bürokratisches Instrument als eine Projektverfolgung zu sein.

Zu diesem Zweck freue ich mich, dass WorkZone eine Reihe von Projektberichten zur Verfolgung von Aktivitäten zur Verfügung hat, darunter:

  • Dashboards bieten einen schnellen Überblick über aktuelle Aktivitäten, anstehende Elemente, aktuelle Dokumente, Genehmigungen und abgeschlossene Aufgaben.
  • Projektansichten, die Status nach Projekt bieten.
  • Arbeitsbelastung durch den Verantwortlichen und nach Kategorie.
  • Nutzungsübersicht und Aktivitätsprotokolle.

Abbildung F zeigt das Dashboard "Letzte Aktivitäten".

Abbildung F.

Dashboard "Letzte Aktivitäten" (Vergrößerte Ansicht des Bildes anzeigen.)

Die Projektberichterstattungsoptionen sollten für Organisationen mit moderaten bis hohen Berichtspflichten attraktiv sein. Verteilte Projektteams können die WorkZone-Berichtsfunktionen auch verwenden, um ihrem Managementteam mehr Transparenz über ihre Projekte und Aufgaben zu geben, ohne die Teammitglieder mit unnötigen Ebenen der Statusberichterstattung oder Kommunikation zu belasten.

Installieren

Das Setup-Menü regelt alle WorkZone-Arbeitsbereiche. Leider wird Sie beim Öffnen des Menüs mit der Meldung "Bitte wählen Sie einen Link aus dem linken Menü aus" begrüßt. Im Jahr 2013 ist diese Nachricht ein billiger Ausweg, wenn sie eine bessere Verwendung für die Bildschirmimmobilie hätten finden sollen.

Das Setup wird verwirrend, wenn Sie auf der Ebene Alle Arbeitsbereiche auf Setup klicken und dann zu einem Menü auf Site-Ebene weitergeleitet werden. Wenn Sie sich in einem Arbeitsbereich befinden und auf Setup klicken, gelangen Sie zu einem Setup auf Arbeitsbereichsebene, das einige Benutzer und sogar Administratoren verwirren kann. Ich denke, eine bessere Abgrenzung würde die Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Ein verstecktes Juwel unter den Setup-Optionen sind Partnerfirmen. Mit dieser Funktion können Sie einen sicheren Zugriff auf Partnerunternehmen für den Informationsaustausch mit diesen einrichten. Prüfen Sie, ob Sie für eine Organisation arbeiten, die bei Projekten mit anderen Firmen, Auftragnehmern oder Freiberuflern zusammenarbeitet.

Abschließende Gedanken

Während das Design von WorkZone einige Ecken und Kanten aufweist und soziale Tools wie ein Aktivitäts-Feed fehlen, finde ich seine Einfachheit ideal für einige Projektabwicklungsorganisationen. WorkZone ist eine definitive Option für Projektteams, die eine Lösung suchen, die zwischen Social Task Management und komplexeren Projektmanagementplattformen passt.

Für Plattformpreise wenden Sie sich bitte an WorkZone.


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