Warum das Sagen von "Ja" zu Tagen ohne Besprechung die Produktivität erhöht

Wenn Sie an Tagen ohne Besprechung "Ja" sagen, steigt die Produktivität. Weniger Besprechungen bedeuten, dass Mitarbeiter ihre Zeit und Arbeitsbelastung besser verwalten können.

Der Online-Planungsdienst Doodle veröffentlichte Anfang dieses Jahres einen Bericht, in dem festgestellt wurde, dass allein in den USA fast 400 Milliarden US-Dollar für schlecht organisierte Meetings verschwendet wurden. In dem Bericht heißt es, dass die Besprechungen die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nahmen und die Arbeit unvollendet blieb. Ganz zu schweigen von Verwirrung, Fokusverlust und ineffizienten Prozessen, die die Kunden- und Lieferantenbeziehungen schwächten.

Trotzdem bleibt die Einstellung des Unternehmens, dass "wir alle in einen Raum bringen müssen", bestehen, obwohl technologische Alternativen wie E-Mail und Instant Messaging weitaus praktikablere Optionen sind.

Hector Aguilar, President, Technology bei Okta, einem Anbieter von Access Management-Plattformen, hat beschlossen, dies zu ändern, indem für bestimmte Wochentage eine "No-Meeting-Day" -Regel implementiert wurde, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Er teilte seine Geschichte mit TechRepublic.

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Scott Matteson: Wie beeinträchtigen Besprechungen die Produktivität?

Hector Aguilar: Das Problem sind nicht die Besprechungen, sondern die Anzahl der Besprechungen und der Zweck dahinter. In den meisten Fällen öffnen Mitarbeiter ihre Kalender und stellen fest, dass ein Tag mit aufeinanderfolgenden Besprechungen vollständig ausgebucht ist und kaum 15 Minuten offen sind, um Elemente auf ihren Aufgabenlisten zu vervollständigen, geschweige denn Aktionen aus den Besprechungen.

Als Menschen, insbesondere Ingenieure, haben wir Schwierigkeiten, uns wieder zu konzentrieren. Mit fortschreitender Technologie und neuen Tools, mit denen wir uns schneller und zu jeder Tageszeit erreichen können, kann es leicht zu Kommunikationsüberlastungen kommen. Wenn Sie dem Mix endlose Besprechungen hinzufügen, ist es nahezu unmöglich, sich ohne Unterbrechungen auf ein Projekt zu konzentrieren.

Wenn Besprechungen Ihren Tag unterbrechen, stellen Sie möglicherweise nicht fest, dass Sie zwischen den beiden Seiten Ihres präfrontalen Kortex auf Multitasking umschalten. Daher kann es bis zu 40% länger dauern, bis dieselben Aufgaben erledigt sind. Aus diesem Grund glaube ich daran, einen Tag ohne Besprechungen zu reservieren, um mehr Headspace zu schaffen.

Scott Matteson: Warum bestehen so viele Unternehmen auf Meetings (egal wie trivial)?

Hector Aguilar: Zeit mit Kollegen zu verbringen ist entscheidend für die Pflege von Beziehungen und den Aufbau der Unternehmenskultur. Ich verstehe die Notwendigkeit, Ihr Team zusammenzubringen und sich persönlich zu treffen. Tatsächlich sind persönliche Anfragen beim Kommunikationsversuch 34-mal erfolgreicher als E-Mails.

Die Grundlage des Treffens muss jedoch sorgfältig durchdacht und festgelegt werden. Fragen Sie sich: Ist dies eine Entscheidung, die den Input meines gesamten Teams erfordert? Hat jeder, den ich einlade, eine Rolle?

Anstatt auf ein Problem zu reagieren, indem Sie ein Meeting in den Kalender aller Personen aufnehmen, treten Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, welche Lösung tatsächlich erforderlich ist. Dies spart nicht nur die Zeit anderer, sondern auch Ihre eigene.

Scott Matteson: Wie lange haben Sie schon Tage ohne Besprechung implementiert?

Hector Aguilar: In den letzten sieben Jahren bei Okta habe ich Platz in den Zeitplänen meiner Ingenieure eröffnet, indem ich vorgeschrieben habe, dass an einem Tag pro Woche (in diesem Fall am Donnerstag) keine Besprechungen stattfinden.

Dies kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn ich Besprechungen mit anderen Teams koordiniere, die nicht den gleichen Ansatz verfolgen, aber die konsequenten Vorteile, die ich entdeckt habe - einschließlich kreativerem Denken, schnellerer Problemlösung und höherer Produktivität -, verstärken meine Entscheidung. Ich empfehle das auch anderen CTOs und Ingenieuren.

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Scott Matteson: Warum ist es für Tech-Teams so wichtig, einen Tag ohne Besprechung pro Woche zu haben?

Hector Aguilar: Jeder Leiter möchte, dass sein Team so produktiv wie möglich ist. Manager verpassen jedoch häufig den Punkt, indem sie mehrere Besprechungen als Prozess hinzufügen, anstatt ununterbrochen Zeit zu lassen, um echte Fortschritte zu erzielen. Indem Sie weniger Besprechungen planen und den Teams ermöglichen, einen Schritt zurück von ihrer typischen Alltagsbeschäftigung zu gehen, wird Ihre Abteilung viel produktiver.

Das Entfernen von Besprechungen aus der Gleichung an nur einem Tag pro Woche bietet ein Fenster für eine völlig ununterbrochene Zeit. Ich habe festgestellt, dass mein Team jetzt Projekte der Woche rund um diesen Tag außerhalb von Besprechungen organisiert und den Tag außerhalb der Besprechung reserviert, um kritische Aufgaben auszuführen, die tiefes Nachdenken und viel ununterbrochene Zeit erfordern. Sie planen komplexere, zeitaufwändigere Arbeiten am Tag ohne Besprechungen und erledigen den Rest der Woche kleinere, überschaubarere Projekte.

Scott Matteson: Was sind die drei größten Verbesserungen, die Sie in Ihren Teams an Tagen ohne Besprechung gesehen haben?

Hector Aguilar: Die drei größten Verbesserungen, die ich an Tagen ohne Besprechung sehe, sind:

Kreatives Denken und Problemlösen freischalten: Ohne Besprechungen verfügen die Teams über eine ununterbrochene Arbeitszone, die kreativeres Denken und das Potenzial ermöglicht, neue Lösungen zu finden, indem einfach eine tiefere Konzentration ermöglicht wird.

Erreichen eines „Fließzustands“: Wenn Menschen ohne Ablenkung das tun, was sie lieben und sich für ihre Arbeit leidenschaftlich fühlen, treten sie in einen „Fließzustand“ ein. Ohne Besprechungen haben die Teams zugenommen und sind langfristig zufrieden mit ihrer Gesamtarbeit.

Produktives Projektmanagement: Tage ohne Besprechungen geben den Teams Zeit, eingehendere Projekte abzuschließen. Sie können ihre Wochen entsprechend planen, da sie wissen, dass an bestimmten Tagen keine unerwarteten Besprechungen auftauchen und ihre Zeitpläne stören oder ihre Zeitachse beeinträchtigen.

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Scott Matteson: Was raten Sie anderen Technologieführern / CTOs, wie Sie sich an diese Routine halten können?

Hector Aguilar: Mein Rat für Teams ist, große Projekte zu priorisieren, die mehr Headspace und tiefes Denken erfordern. Sie werden einen ganzen Tag produktiver sein, um ohne Multitasking oder Unterbrechungen in das jeweilige Projekt einzutauchen.

Die Idee, keine Besprechungstage zu haben, ist nicht unbedingt neu, aber das Problem beginnt, wenn es an Durchsetzung mangelt. Es liegt an den Managern, diese Denkweise in die Kultur des Teams einzubinden und mit gutem Beispiel voranzugehen, um den Ton anzugeben. Wenn eine Besprechung an einem bestimmten Tag ohne Besprechung geplant ist, ermutigen Sie das Team, sie zu verschieben oder abzulehnen.

Ich ermutige die Teammitglieder außerdem, Besprechungen an bestimmten Tagen ohne Besprechung anzufechten, indem sie den Veranstalter fragen, ob die Besprechung verschoben werden kann oder ob Ihre Anwesenheit erforderlich ist. Wenn es einen Pushback gibt, kommt hier das Management ins Spiel.

CTOs und Teamleiter müssen sich auch für Mitarbeiter im Unternehmen einsetzen. Es ist wichtig, die Vorteile bei Allhand- oder Mitarbeiterversammlungen zu wiederholen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den Vorteilen vertraut sind und verstehen, warum die Regel gilt.

Schließlich sollten Manager daran denken, flexibel zu bleiben und offen für neue Wege zu bleiben, damit die Regel in die Struktur und den Zeitplan eines Teams passt. Je mehr Sie zulassen, dass andere an der Regel beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich daran halten.

Scott Matteson: Haben Sie Tipps, wie Sie die Denkweise von Menschen ändern können, die glauben, dass Meetings der beste Weg sind, um Dinge zu erledigen?

Hector Aguilar: Da sich die moderne Welt von heute schneller als zuvor bewegt, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, langsamer zu werden und einen Schritt zurückzutreten. Ein Tag ohne Besprechungen ermöglicht es den Teams, sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren und wirklich größere Aufgaben zu erledigen, insbesondere für die Softwareentwicklung, da dies ernsthafte und ununterbrochene Konzentration erfordert. Wir alle müssen neue Dinge ausprobieren und in unserem Arbeitsumfeld flexibel sein, aber mein Rat für diese festen Versammlungsgläubigen lautet: Warum probieren wir es nicht ein paar Wochen lang aus? Es funktioniert möglicherweise nicht für alle, aber die Ergebnisse können Sie überraschen.

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