Über PowerPoint? Hier sind 4 Möglichkeiten, um interessantere Geschäftspräsentationen zu erstellen

Bild: iStock / jacoblund

Es ist zu einer Art Ritual geworden. Ein Sprecher betritt einen Besprechungsraum und beginnt vor dem Austausch einer einzelnen Höflichkeit mit der Suche nach einem Projektorkabel (für das ausnahmslos ein nicht zu lokalisierender Adapter erforderlich ist). Er spielt wütend mit seinem Laptop und ruft "Try Alt-Function-F5! Vielleicht" es ist Strg-Backslash-F2! " und still beten, dass Computer, Verkabelung, Projektor und Bildschirm harmonisch zusammenarbeiten, um eine Diashow auf den Bildschirm zu bringen. Ein paar Minuten schneller Vorlauf, und diejenigen, die nicht auf ihre Telefone gestarrt haben, träumen von den Dutzenden Orten, an denen sie lieber wären, während der Sprecher die monotone Acht-Punkt-Schrift von Folie 184 liest.

Es könnte komisch sein, wenn das oben genannte Szenario nicht so häufig vorkommt und täglich Millionen von Stunden verschwendet werden, um Folien zu erstellen oder zu präsentieren, die wenig dazu beitragen, einige wichtige Punkte zu vermitteln, eine Agenda voranzutreiben oder ein Publikum zum Handeln zu zwingen. Das schmutzige Geheimnis von Folien ist, dass sie normalerweise eher dem Moderator als dem Publikum zugute kommen. Das Erstellen einer Diashow hilft dem Präsentator dabei, seine Gedanken zu strukturieren. Sie werden häufig als Notizen des Sprechers verwendet. Dies wird regelmäßig vom Moderator bewiesen, der über die Schulter schaut und Wortpunkte wörtlich von seinen Folien liest. Dieser Status Quo ist sowohl für das Publikum als auch für den Moderator nicht hilfreich. ( Hinweis : Dieser Artikel über vier andere Möglichkeiten - außer Powerpoint - zum Erstellen einer faszinierenden Geschäftspräsentation ist als kostenloser PDF-Download verfügbar.)

Wenn Sie Zeit und Energie aufwenden müssen, um ein Meeting einzuberufen, finden Sie hier einige Vorschläge, wie Sie aus dem Slideshow-Slog ausbrechen können:

1. Erzählen Sie eine Geschichte

Als Menschen sind wir natürlich dazu verdrahtet, eine gute Geschichte zu genießen. Bis vor relativ kurzer Zeit in unserer Entwicklung war das Geschichtenerzählen das wichtigste Mittel, um Geschichte zu vermitteln, aktuelle Ereignisse auszutauschen und kritisches Wissen zwischen den Generationen weiterzugeben, von der Moral bis zur Landwirtschaft. Denken Sie an einige der schlechtesten Präsentationen, die Sie je gesehen haben, und sie wurden wahrscheinlich als Daten-Dumps mit Folie für Folie von Fakten und Zahlen geliefert.

Schalten Sie den Projektor aus und erzählen Sie eine Geschichte über das Thema, das Sie liefern. Verwenden Sie dabei eine beliebige Lieblingsgeschichte für Kinder. Ihr "großer böser Wolf" könnte ein gut finanzierter Konkurrent sein, der in den Startlöchern lauert, während Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, durch den metaphorischen dunklen Wald der aktuellen Technologieumgebung zu navigieren. Mit zuordenbaren Charakteren, einer zu bewältigenden Herausforderung und einer Vision für ein Happy End haben Sie ein engagiertes Publikum, anstatt die Augenlider zu flattern.

2. Ermöglichen Sie eine Diskussion

Zu viele Redner verwenden eine Präsentation in kleinen Gruppen als eine Form der einseitigen Kommunikation und verpassen die Gelegenheit, mit Kollegen und Führungskräften aus verschiedenen Teilen der Organisation zu interagieren. Schreiben Sie ein einziges Blatt mit den wichtigsten Punkten, die Sie vermitteln müssen, anstatt eine Stunde lang mit Ihrem Publikum zu sprechen. Anstatt diese Zusammenfassung in einer E-Mail zu senden, die niemand lesen wird, stellen Sie zu Beginn des Meetings gedruckte Exemplare zur Verfügung und geben Sie allen 5-10 Minuten Zeit, um die Zusammenfassung zu lesen.

Bereiten Sie sich mit Ihrer eigenen Liste von Schlüsselthemen vor, bei denen Sie einen Konsens herstellen oder Beiträge aus mehreren Bereichen sammeln und eine Diskussion ermöglichen müssen. Haben Sie keine Angst, etwas provokante Fragen zu stellen und sie so zu gestalten, dass sie keine einzelne Person an Ort und Stelle bringen. Anstatt beispielsweise zu fragen, ob Sie für eine neue Technologieinvestition denselben alten Beschaffungsprozess befolgen, fragen Sie: "Was ist, wenn wir unseren üblichen RFP-Prozess insgesamt übersprungen haben?"

Diese Technik ist am effektivsten bei kleineren Gruppen von etwa 4 bis 12 Personen und erfordert, dass Sie eine geschickte Moderation bereitstellen, eine Fähigkeit, die unangenehmer sein kann, als nur eine Stunde lang in derselben Gruppe zu sprechen. Sie erhalten jedoch weitaus mehr Engagement und in der Regel ein besseres Ergebnis als der übliche Einweg-Monolog. Üben Sie diese Technik mit kleineren Gruppen von "Freundschaftsspielen", bevor Sie sie zu einem Thema bereitstellen, das wahrscheinlich mehr Bestürzung hervorruft.

3. Hab keine Angst zu zeichnen

Viele verlassen sich auf PowerPoint, um ihre Gespräche mit visuellen Elementen zu verbessern. Das niedrige Whiteboard kann jedoch oft noch effektiver sein. Wenn Sie ein Diagramm haben, das einen wichtigen Punkt vermittelt oder wahrscheinlich eine Diskussion hervorruft, üben Sie das Zeichnen auf einem Whiteboard, während Sie das Publikum durch das führen, was Sie zeichnen. Das bloße Aufnehmen des Markers und das Annähern an eine leere Tafel wird Interesse wecken, und das Timing, die Einfachheit und die Qualität der übermittelten Informationen sind wesentlich effektiver als eine komplexe PowerPoint-Animation.

Sie müssen kein Künstler sein, um diese Technik einzusetzen. Fast alles kann über einen Vierquadranten oder ein Liniendiagramm übertragen werden, und Sie werden das Publikum einbeziehen, wenn es Änderungen und Ergänzungen vorschlägt.

4. Verwenden Sie Requisiten

Eine gute Requisite kann eine Präsentation ansprechend machen. Wenn Sie über die Risiken einer alternden Infrastruktur berichten, bringen Sie eine kleine Netzwerkkomponente ein und geben Sie sie weiter, während Sie über die Anzahl der Dienste sprechen, die Ihren Kunden nicht zur Verfügung stehen, wenn diese scheinbar unbedeutende Komponente ausfällt. Wenn Sie darüber diskutieren, ob Sie in eine optimierte Benutzererfahrung investieren möchten, bringen Sie ein schwer zu verwendendes Produkt und eine einfachere Version mit und bitten Sie das Publikum, jedes Produkt zu verwenden, während Sie eine Geschichte über die Zeit erzählen, die im gesamten Unternehmen durch a eingespart werden würde gute Benutzererfahrung.

Diese Techniken sollen letztendlich Interesse an Ihrer Präsentation wecken. Wenn Sie den Projektor einfach herunterfahren und den Laptop schließen, kann dies für das Publikum ein starkes Indiz dafür sein, dass etwas Ungewöhnliches und Interessantes passieren wird. Es kann zwar angenehm sein, sich hinter einer Wand aus komplexen Folien zu verstecken, aber es entfremdet oft das Publikum, anstatt es weiter einzubeziehen. Wenn Sie ein wichtiges Konzept präsentieren oder versuchen, die Menge davon zu überzeugen, Ihren Standpunkt zu vertreten, ist ein engagiertes und interessiertes Publikum weitaus fruchtbarer als eines, das ausgeschaltet ist.

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Siehe auch:

  • Fünf Präsentations-Apps als Ersatz für PowerPoint (TechRepublic)
  • Wie man eine wichtige Präsentation mit Zuversicht hält (TechRepublic)
  • 11 Tipps für eine fehlerfreie Präsentation (TechRepublic)
  • Entlasten Sie das Erstellen dieses Diashow-Decks (ZDNet)
  • Microsoft liefert ein AI-basiertes Präsentationsübersetzer-Add-In für PowerPoint (ZDNet)

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