Maximieren Sie Office 365 für die Projektverwaltung

Microsoft Office 365, die SaaS-Suite (Software as a Services), die SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online zusammenführt, wird zu einer beliebten und wirtschaftlicheren Lösung für Unternehmen jeder Größe, um ihre Zusammenarbeit und Kommunikation zu hosten. Es hat auch einige Vorteile für Projektmanager. Hier sind einige der Vorteile, die ein Projektmanager erwarten kann, wenn sein Unternehmen auf Office 365 migriert.

Integration in andere Microsoft-Dienste

Einer der offensichtlichen Vorteile von Microsoft Office 365 besteht darin, dass Mitglieder des Projektteams ihre Office 365-Anmeldeinformationen verwenden können, um auf andere Microsoft SaaS-basierte Dienste, einschließlich Microsoft Project Online und Microsoft Dynamics CRM, zuzugreifen Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

Erstelle ein Wiki

Obwohl ich eine Hassliebe zum SharePoint-Wiki habe, ist es manchmal einfacher, so etwas wie eine Richtlinie oder eine Produktbenennungsentscheidung auf einer Wiki-Seite zu dokumentieren als in einem Word-Dokument, das dann in einer Dokumentbibliothek abgelegt wird. Das Einfügen einer Wiki-Seite in eine Office 365-Teamwebsite erfolgt in denselben Schritten wie beim Einfügen einer neuen neuen Seite.

Das SharePoint-Wiki ist zwar nicht so umfassend wie Confluence, kann jedoch als schnelle und schmutzige Wiki-Site verwendet werden. Aufgrund des GUI-Editors des Wikis müssen Sie nicht einmal die Wiki-Markup-Sprache kennen. Abbildung A zeigt den Start eines einfachen Wikis. Abbildung A.

SharePoint-Wiki (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Verfolgen Sie Projektprobleme mit der Issues Web Database

"Management by Spreadsheet", bei dem ein Projektmanager Probleme in einer Tabelle verfolgt, ist so alt wie das Konzept von Tabellenkalkulationen. Durch die Versionierung von Tabellenkalkulationen, E-Mail-Posteingänge und die übliche Unaufmerksamkeit, die durch Überplanung und komprimierte Projektpläne entsteht, wird die Online-Zentralisierung der Informationen für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Problemen verbessert.

Klicken Sie in SharePoint Online einfach auf Websiteaktionen für Websiteaktionen, Neue Website, Alle durchsuchen und Probleme, um eine Online-Problemdatenbank zu erstellen, mit der Sie Projektprobleme verfolgen können. Abbildung B zeigt die Seite Erste Schritte der Issues Web Database. Abbildung B.

Probleme mit der Webdatenbank (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Die einzige schwarze Markierung, die ich dieser Funktion gebe, ist, dass der Inhalt für die Erste Schritte für die Issues-Webdatenbank stark vom Video abhängt. Es gibt eine Zeit und einen Ort für Videos, aber nicht für den Einstieg in Inhalte. Dies muss ein schnell lesbares Kurzreferenzmaterial sein, dessen Ablauf die Einrichtung, Ausführung und Konfiguration der Datenbank fördert.

Hinweis: Für diese Funktion müssen Access Services aktiviert sein. Dies ist normalerweise ein Job für den Office 365-Administrator.

Erstellen Sie einen Entscheidungsarbeitsbereich

Eine der am wenigsten genutzten Website-Funktionen in SharePoint war immer das Treffen von Arbeitsbereichen. Klicken Sie auf Site-Aktionen, Neue Site, Alle durchsuchen und Arbeitsbereich für die Entscheidungsfindung, um einen Arbeitsbereich für Entscheidungsbesprechungen zu erstellen, der Platz für Projektmanager zum Aufzeichnen enthält: Besprechungsziele, Teilnehmer, Tagesordnungen, eine Dokumentbibliothek, Aufgaben und Entscheidungen. Abbildung C zeigt die Vorlage für den Entscheidungsarbeitsbereich, die für eine Besprechung ausgefüllt werden kann. Abbildung C.

Entscheidungsarbeitsbereich für ein Team bereit, um eine Entscheidung zu treffen. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Veröffentlichen Sie Projektpläne in SharePoint Online

Das Veröffentlichen von Projektplänen in SharePoint Online ist eine hervorragende Möglichkeit, Projektinformationen zu zentralisieren und aus Microsoft Project 2010 herauszuholen. Sie können mit Microsoft Project 2010 erstellte Projektpläne direkt in SharePoint-Aufgabenlisten in SharePoint Online in Office 365 veröffentlichen. Hier finden Sie eine Übersicht Informationen zum Veröffentlichen eines Projekts in SharePoint:

  1. Öffnen Sie in Project 2010 die Backstage-Ansicht.
  2. Klicken Sie auf Speichern und senden.
  3. Klicken Sie auf Mit Aufgabenlisten synchronisieren.
  4. Wählen Sie den URL-Namen der SharePoint-Teamwebsite aus, auf der Sie das Projekt als Aufgabenliste veröffentlichen möchten.
  5. Klicken Sie auf URL validieren.
  6. Geben Sie einen neuen Namen für die Aufgabenliste ein.
  7. Klicken Sie auf Synchronisieren. Die Aufgabenliste wird nun mit der Projektdatei synchronisiert.

Aufgabenlisten sind ein Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug, auf das jedes Teammitglied zugreifen kann, sofern es über die entsprechende Rolle und die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf die Teamwebsite verfügt, auf der sich die Aufgabenliste befindet.

Microsoft Lync für Projektteams

Ein Wechsel zu Office 365 bringt Lync Online mit sich, eine SaaS-basierte Version von Microsoft Lync, eine Instant Messaging- (IM) und Video-Messaging-Anwendung. Projektteams können Lync für Folgendes verwenden:

  • Verbesserte Sofortnachrichten mit Präsenzinformationen in Echtzeit, einschließlich Status und Standort der Teammitglieder. Teammitglieder können auch über einen Aktivitätsdatenstrom mit der Lync-Clientanwendung kommunizieren.
  • Sprachanrufe mit der Lync-Client-Anwendung über VoIP.
  • Vorgeplante oder Ad-hoc-Audio-, Video- und Web-Meetings zwischen Mitgliedern des Projektteams mit der Möglichkeit, ihre Kunden oder Partner für das Meeting zu gewinnen (auch wenn sie keine Office 365-Kunden sind).

Die gute Nachricht ist, dass es Mac- und Mobilversionen des Lync IM-Clients gibt, sodass Teammitglieder, die kein Windows verwenden, nicht ausgelassen werden. Ich mag das Konzept von Lync für geplante und Ad-hoc-Online-Meetings oder um ein Meeting den ganzen Tag offen zu lassen, um Text- und Code-Schnipsel zwischen einem Projektteam auszutauschen.

Mein Wunsch ist es, dass mehr Yammer in der Lync-Client-Anwendung angezeigt wird, da das Einrichten von Lync für das Schreiben dieses Beitrags gezeigt hat, dass es ziemlich temperamentvoll ist. Die bevorstehende Integration von Yammer in SharePoint ist jedoch ein Beitrag für einige Zeit in der Zukunft.

Office 365 für Projektmanager

Mit Office 365 mit den richtigen Administratorrechten können Projektmanager und ihre Teams diese Funktionen in die Praxis umsetzen, um eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Team zu fördern.

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