Verwalten Sie Ihre Kontakte mit dem leistungsstarken neuen Tool von Zoho

Die Zeiten der Rolodex sind lange vorbei, aber die Notwendigkeit, Geschäftsinformationen schnell zu verwalten und abzurufen, ist wichtiger denn je. Für die gleiche Funktionalität wie dieses kleine mechanische Riesenrad-ähnliche Tool verlassen sich die meisten Menschen auf den integrierten Kontaktmanager ihres E-Mail-Clients. Das Problem ist, dass sich die Anforderungen der meisten Unternehmen ändern. Zoho weiß das und hat sein bereits leistungsstarkes Spiel um ein neues Tool namens Zoho ContactManager erweitert. (Hinweis: Dies ist nicht die Zoho People-Funktion von Zoho Mail. Sie ist viel anders und viel leistungsfähiger.)

Eigenschaften

Zu den Funktionen von Zoho ContactManager gehören:

  • Verfolgen Sie alle Kontakte;
  • Verfolgen Sie verwandte Gelegenheiten, Aktivitäten und andere Details.
  • Geben Sie an, wo jeder Kontakt in sein Unternehmen passt (für eine bessere Nachrichtenübermittlung und Vertriebskoordination).
  • Importieren von Kontakten aus Geschäftsanwendungen von Drittanbietern;
  • Festlegen von Regeln für die Kontaktzuweisung (mit deren Hilfe Kontakte automatisch den entsprechenden Verkäufern zugewiesen werden können);
  • Anpassen mit intuitiven Assistenten zum Anpassen per Drag & Drop;
  • Integrieren Sie POP-fähige E-Mails mit dem Zoho Mail Add-on für CRM.
  • Synchronisieren Sie Kontakte, Aufgaben und Kalender zwischen Zoho CRM und Outlook mit dem Zoho CRM Plug-in für Microsoft Outlook.
  • Erstellen Seriendruckdokumente und Versandetiketten mit dem Zoho CRM Plug-in für Microsoft Office; und
  • Integration in Webformulare für die Eingabe von Endbenutzerkontakten.

Kosten

Zoho bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion von ContactManager an. Anschließend können Sie sich für eine begrenzte Zeit für die Vollversion von ContactManager anmelden, um zu bezahlen, was Sie möchten.

Anforderung

Um zu Zoho Contacts zu gelangen, müssen Sie über ein Zoho-Konto verfügen. Wenn dieses Konto gesichert ist, melden Sie sich bei Ihrem Zoho Mail-Konto an und gehen Sie dann zu Zoho ContactManager.

Importieren Sie Ihre Kontakte

Eine der ersten Aufgaben, die Sie ausführen möchten, ist das Importieren Ihrer aktuellen Kontakte. Sie können aus einer CSV-Datei, einer XLS-Datei, Zoho-Kontakten (über das E-Mail-Tool) oder Google Mail importieren. Sie sehen das Importfenster, wenn Sie sich bei Zoho ContactManager anmelden. Lassen Sie uns den Import aus Zoho durchgehen, da ich davon ausgehe, dass Sie die anderen Tools aus Ihrem Zoho-Konto integrieren werden.

Klicken Sie im Importfenster auf das Zoho-Symbol und warten Sie, bis Ihre Kontakte geladen sind. Um Ihre Kontakte aus der Liste in ContactManager zu importieren, klicken Sie auf Alle auswählen oder wählen Sie einzelne Kontakte aus. Klicken Sie auf OK, um den Import abzuschließen. Dieser Vorgang kann eine Weile dauern, je nachdem, wie viele Kontakte Sie haben. Nach Abschluss des Importvorgangs gibt ein Bericht die Anzahl der importierten Kontakte und die Anzahl der bereits vorhandenen Kontakte zurück. Nachdem Sie alle Kontakte aus Zoho Mail importiert haben, können Sie sie in ContactManager verwenden.

Verwenden von Zoho ContactManager

Eine Funktion, die ich sehr praktisch finde, ist die Möglichkeit, eine E-Mail direkt aus einer Kontaktliste zu verfassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie ContactManager und suchen Sie den Kontakt, den Sie per E-Mail senden möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen dieses Kontakts.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mails.
  4. Klicken Sie auf das Fenster "Hier klicken, um E-Mails zu verfassen" ( Abbildung A ).
  5. Verfassen Sie die E-Mail.
  6. Klicken Sie auf Senden.

Abbildung A.

Verfassen von E-Mails aus einer Kontaktliste in Zoho ContactManager.

Angebote sind eine weitere Funktion, die Sie je nach Unternehmen ansprechen könnte. Um ein Geschäft für einen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Angebote und dann auf Erstes Angebot hinzufügen. Im daraufhin angezeigten Fenster ( Abbildung B ) können Sie Details zu Geschäftsname, Geschäftswert, Abschlussdatum, Beschreibung und Tags eingeben.

Abbildung B.

Erstellen eines Geschäfts für einen Kontakt in Zoho ContactManager. (Siehe eine vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Sie können einem Kontakt auch soziale Konten zuordnen. Angenommen, Sie möchten einem bestimmten Kontakt einen Twitter-Feed zuordnen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Zoho ContactManager und suchen Sie den betreffenden Kontakt.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Soziales.
  3. Wählen Sie Twitter aus der Dropdown-Liste Anzeigen.
  4. Klicken Sie auf Jetzt konfigurieren.
  5. Ermöglichen Sie den Zugriff auf Ihr Twitter-Konto (falls Sie dazu aufgefordert werden).
  6. Wählen Sie das Twitter-Konto aus, das dem Kontakt zugeordnet werden soll ( Abbildung C ).
  7. Klicken Sie auf Zuordnen.

Jetzt können Sie Tweets aus der Kontaktliste an diesen Benutzer senden.

Abbildung C.

Verknüpfen eines Twitter-Kontos mit einem Kontakt in Zoho ContactManager. (Siehe eine vergrößerte Ansicht des Bildes.)

Innerhalb einer Kontaktliste können Sie dem Kontakt Tags hinzufügen. Dies wird dazu beitragen, eine viel leistungsfähigere Suchfunktion in ContactManager zu ermöglichen. Um Tags hinzuzufügen, klicken Sie im Kontakt auf den Link Tags hinzufügen und geben Sie Ihr Tag ein. Ich kann dies nur empfehlen, insbesondere wenn Sie viele Kontakte haben.

Zusammenfassung

Wenn Sie nach einem leistungsstarken Kontaktmanager suchen, der in Zoho integriert werden kann, sind Sie bei ContactManager genau richtig. Sie können nicht nur Kommentare zu einem Kontakt eingeben, sondern sie auch markieren, Angebote für sie erstellen, Aufgaben hinzufügen und sogar sozial mit ihnen interagieren. Das einzige, was fehlt, ist die Telefonintegration.

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