Erstellen Sie mit der MindView 3 Business-Software schneller Meilensteindiagramme

Ein genau definiertes Meilensteindiagramm ist eine nützliche Methode, um den Fortschritt eines Projekts zu kommunizieren und bevorstehende Ergebnisse zu identifizieren. Leider verabscheue ich das Erstellen und Aktualisieren von Meilensteindiagrammen.

Das Problem ist, dass Microsoft Project kein benutzerfreundliches Meilensteindiagramm bereitstellt, das Benutzer leicht verstehen können. Das Gantt-Diagramm ist ein großartiges Werkzeug für Projektmanager, aber für die praktische Statusberichterstattung kann es unhandlich werden, es zu verwalten, da Meilensteine ​​und zusammenfassende Aufgaben zu viele Ebenen ergeben können. Projektmanager greifen normalerweise auf Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint zurück, um das entsprechende Meilensteindiagramm für die Statusberichterstattung zu entwickeln ( Abbildung A) ). Abbildung A.

Programm-Workstream-Ansicht. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Die Verwendung von Desktop Office-Software erfordert manuelle Änderungen jedes Mal, wenn ein Meilenstein erreicht wird oder wenn sich das Datum eines Basismeilensteins ändert. Es gibt keine saubere Integration in den Projektplan und den Berichtsmechanismus. Glücklicherweise habe ich ein Tool gefunden, mit dem diese Verwaltungsaufgabe zum Kinderspiel wird.

Verwenden von MindView 3 Business

MindView 3 Business von MatchWare vereinfacht die Berichterstellung für Meilensteindiagramme. Die Integration von Mind Mapping und Projektmanagement in MindView 3 Business ist hervorragend. Es bietet auch mehrere Ansichten von Projektdaten, einschließlich einer Mind-Map-Ansicht, einer Gantt-Diagrammansicht, einer Gliederungsansicht und (mein persönlicher Favorit) einer Zeitleistenansicht. Die Software ist eine Bereicherung für Projektmanager, die die Definition des Bereichs, die Definition der Aktivität, die Zeitplanentwicklung und die laufende Statusberichterstattung implementieren.

Ich benutze die Software seit mehreren Monaten und das Erstellen eines Statusberichts auf Meilensteinebene dauert weniger als eine Minute, wenn ich die folgenden einfachen Schritte befolge.

  • Importieren Sie den MS-Projektplan in MatchWare MindView 3 Business.
  • Öffnen Sie MindView und wählen Sie Importieren | Microsoft Projekt. Die Software importiert Ihren Projektplan und erstellt eine Gantt-Diagrammansicht ( Abbildung B ).
Abbildung B.

Gantt-Diagrammansicht eines Beispielprojektplans. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)
Nach Meilensteinen filtern

MindView 3 Business verfügt über eine leistungsstarke Filterfunktion, mit der Projektdaten basierend auf Ihren gefilterten Kriterien ausgeblendet werden. Eine einzigartige Funktion in MindView 3 Business ist, dass die gefilterten Aufgaben in der Gantt-Diagrammansicht, der Zeitleistenansicht, der Gliederungsansicht und der traditionellen Meilensteinansicht gefiltert bleiben. Diese Filterung ist in einer Vielzahl von Projektmanagementanwendungen nützlich, einschließlich Aktivitätsdefinition und Statusverfolgung.

In diesem Beispiel möchte ich nur die Meilensteindaten anzeigen. Führen Sie daher die folgenden Schritte aus:

  • Wählen Sie Filter | Neu.
  • Wenn das Dialogfeld Filter angezeigt wird ( Abbildung C ), klicken Sie auf Ebene hinzufügen und wählen Sie Dauer gleich 0 Tag.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Abbildung C.

Dialogfeld "Filter"

In der Gantt-Diagrammansicht werden jetzt nur die Aufgaben auf Meilensteinebene angezeigt.

  • Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Ansicht auf die Zeitleistenansicht ( Abbildung D ).
Abbildung D.

Zeitleistenansicht

Die Entwurfsansicht bietet eine Vielzahl von Zeitleistenlayouts, die per Knopfdruck mehrere Formatierungsoptionen unterstützen. Sie werden erfreut feststellen, dass das Ändern des Formats viel schneller ist als Zeitverschwendung beim Verschieben von Linien, Diamanten und Formatieren der Objekte in einer Microsoft SharePoint-Datei.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Design und wählen Sie eines der Timeline-Layouts aus ( Abbildung E ).
Abbildung E.

Design und Timeline-Layout
  • Um den Typ der Projektdaten auszuwählen, die im Meilensteindiagramm angezeigt werden sollen, wählen Sie Ansicht | Zweigdaten anzeigen ( Abbildung F ).
Abbildung F.

Branchendaten anzeigen
  • Wählen Sie Start- / Enddatum und dann entweder Priorität, Abschluss oder Ressourcen.
Das Endergebnis ( Abbildung G ) kann in eine Bilddatei exportiert werden, die in einen Statusbericht, eine Präsentation oder eine E-Mail eingebettet wird. Abbildung G.

Meilensteinansicht in weniger als 60 Sekunden

Probieren Sie diese Zeitersparnis selbst aus

Mit den Microsoft Office-Tools kann ich problemlos ein oder zwei Stunden damit verbringen, das Diagramm zu erstellen, und noch mehr Zeit damit verbringen, jeden Meilenstein so zu optimieren, dass er mit der grafischen Zeitleiste übereinstimmt. Die MindView 3 Business-Methode dauert weniger als 60 Sekunden und nutzt die vorhandenen Projektdaten, die ich in meinem Projektplan auf dem neuesten Stand halte.

Als Projektmanager akzeptieren wir den Verwaltungsaufwand als Teil des Auftrags, sollten jedoch immer nach schnelleren Entwicklungswerkzeugen suchen, um unsere Arbeit zu erleichtern. Ich bin nur froh, dass ich ein Tool gefunden habe, das die Projektartefakte nutzt, die ich täglich verwende. Bis die Projektmanagement-Gurus einen "Easy Button" für die Projektabwicklung erstellen, werde ich weiterhin die besten Tools für das praktische Projektmanagement teilen.

Wenn Sie an einer Probefahrt mit MindView 3 Business von MatchWare interessiert sind, können Sie eine kostenlose Testversion von der Website des Unternehmens herunterladen.

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