Wenden Sie die Top-Down-Schätzung mit Matchware MindView an

Im PMBOK-Vorbereitungskurs gibt es verschiedene Ansätze zur Schätzung, einschließlich Top-Down und Bottom-Up. Bei strategischer Planung, Unsicherheit oder kleinen Projektgrößen ist ein Top-Down-Schätzungsansatz besser anwendbar. Für Projekte, bei denen Budget und Zeit sensibel sind, wird ein Festpreisvertrag angewendet, oder wenn die Projektbeteiligten detailliertere Informationen benötigen, sollten Sie einen Bottom-up-Schätzungsansatz anwenden.

Ich werde Sie durch die Anwendung der Top-Down-Schätzung anhand eines Beispiel-Projektstrukturplans (PSP) führen, der im Mind-Mapping-Tool Matchware MindView Business Edition entwickelt wurde. In meinem nächsten TechRepublic-Tutorial werde ich zeigen, wie eine Bottom-up-Schätzung mit MindView durchgeführt wird.

Verteilen Sie die Projektkosten

Im Rahmen des Top-Down-Ansatzes können Sie den Konsens aus einem Pool von Experten, parametrischen Modellen und Aufteilungen verwenden, um die Kosten auf ein Projekt zu verteilen. Wenn Sie eine Portfolio-Planung durchführen und Budgets für Projekte schätzen, wird die analoge Schätzung häufig angewendet, indem Sie sich auf einige Projektexperten verlassen, die Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben. Wenn das letzte PeopleSoft-Upgrade 1, 5 Mio. USD gekostet hat, sollte das nächste PeopleSoft-Upgrade mit 1, 5 Mio. USD veranschlagt werden. Sobald Sie jedoch eine Schätzung haben, müssen Sie die Schätzung den spezifischen Teilen des Projekts zuordnen.

Holen Sie sich Ihren PSP

In diesem Lernprogramm müssen Sie Ihren PSP verwenden, um die Projektkosten auf den PSP zu verteilen. In diesem Beispiel habe ich mit MindView einen Beispiel-PSP für eine ERP-Implementierung erstellt ( Abbildung A ). Abbildung A.

PSP-Softwareprojekt (zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Nehmen wir an, das ERP-Paket unterstützt HR, Payroll, Benefits und ein Employee Self-Service-Webportal. Die Implementierung wird neben Test- und Startaktivitäten für die Systemintegration eine Reihe von Schnittstellen, Datenkonvertierungen und benutzerdefinierten Berichten enthalten. In einer ERP-Implementierung könnte es viele andere Workstreams geben, aber zur Veranschaulichung habe ich die Workstreams auf sechs übergeordnete PSP-Ergebnisse beschränkt.

Nach Prüfung des PSP ist nicht sofort klar, wie viel des Projektbudgets jeder Arbeitsstrom erhalten soll. Zu diesem Zeitpunkt ist nur ein PSP auf hoher Ebene definiert, und Sie müssen das Budget aufteilen. Glücklicherweise haben Sie letzte Woche eine analoge Schätzsitzung mit Ihrem PMO abgeschlossen, um ein hochrangiges Budget für das Programm zu erstellen, das auf den Erfahrungen des Unternehmens mit diesem spezifischen ERP-Paket basiert. Der Portfolio-Planer und VP of Human Resources haben vereinbart, 1, 5 Mio. USD für das Projekt bereitzustellen. Sie müssen festlegen, wie viel Budget jeder Teil des PSP erhalten soll.

Schritt 1: Weisen Sie den Projektbudgetbetrag dem Knoten der obersten Ebene zu

1. Öffnen Sie MindView und öffnen Sie die Beispieldatei WBS.mvdx.

2. Klicken Sie auf den Knoten ERP-Implementierung.

3. Klicken Sie auf das Bedienfeld Berechnung ( Abbildung B ).

4. Geben Sie im Bereich Berechnung das Projektbudget für die erste Variable ein und geben Sie den Wert 1.500.000 ein . Die Variable Projektbudget: 1.500.000 wird auf dem Hauptprojektknoten angezeigt.

5. Erstellen Sie eine zweite Variable namens Budget Percent und weisen Sie ihr den Wert SUM zu. Die SUMME-Funktion addiert alle zugrunde liegenden Knoten für die Variable Budget Percent. (MindView weist allen Unterknoten eines PSP Variablen zu.)

Abbildung B.

Berechnungsfeld (zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Schritt 2: Weisen Sie jedem Knoten eine prozentuale Budgetvariable zu

1. Klicken Sie auf den Knoten Implementierung.

2. Geben Sie im Bedienfeld „Berechnung“ .4 für die Variable „Budget Percent“ ein.

3. Klicken Sie auf den Knoten Schnittstellen.

4. Geben Sie als Budgetprozentvariable .1 ein .

5. Klicken Sie auf den Knoten Konvertierung.

6. Geben Sie 0, 05 für die Variable Budget Percent ein.

7. Klicken Sie auf den Knoten Berichterstellung.

8. Geben Sie .10 für die Budget-Prozent-Variable ein.

9. Klicken Sie auf den Knoten Testen.

10. Geben Sie .10 für die Budget-Prozent-Variable ein.

Der PSP sollte für jeden Hauptknoten einen Budgetprozentsatz haben, und der Knoten der höchsten Ebene sollte einen Budgetprozentsatz von 1 haben ( Abbildung C ). Abbildung C.

Zugewiesenes Budget in Prozent (zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Sie können die Prozentsätze weiter anpassen oder neue Knoten hinzufügen, basierend auf den Ergebnissen in Ihrem PSP. Da der PSP in einem Mind-Map-Format vorliegt, ist das Hinzufügen eines neuen Knotens für zusätzlichen Umfang einfach zuzuweisen. Sie können jeden Knoten in kleinere Ergebnisse detaillieren und den Prozentsatz jedes Knotens entsprechend anpassen.

Schritt 3: Export nach Excel

Der nächste Schritt besteht darin, die Daten nach Excel zu exportieren, damit Sie die Budgetlinien für jeden Arbeitsstrom schnell berechnen können. Die meisten Unternehmen verlassen sich auf eine Finanztabelle, um die Projektkosten zu verfolgen. Durch den Export nach Excel können Sie weitere WHATIF-Analysen durchführen und die Finanzdaten nach Bedarf anpassen. IT-Organisationen müssen ihre Budgetlinien für Buchhaltungszwecke häufig weiter nach Kapital- und Ausgabenpositionen aufteilen. Durch den Export nach Excel können Sie die Finanzdaten nach Bedarf für die Vorlage oder den Budgetbericht Ihres Unternehmens weiter bearbeiten.

1. Klicken Sie auf das grüne MindView-Symbol in der oberen linken Ecke.

2. Wählen Sie Exportieren | Microsoft Excel | Schneller Excel-Export ( Abbildung D ).

3. Speichern Sie die Datei.

Abbildung D.

Nach Excel exportieren (zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Schritt 4: Geben Sie eine Formel für das Projektbudget ein

Um jede Budgetlinie zu berechnen, müssen Sie jeder Zelle eine einfache Berechnungsformel hinzufügen. Folge diesen Schritten:

1. Öffnen Sie den Excel-Extrakt.

2. Klicken Sie auf Zelle E5 und geben Sie die Formel = $ E $ 4 * F5 ein ( Abbildung E ).

3. Klicken Sie auf Strg C, um Zelle E5 zu kopieren.

4. Markieren Sie die Zellen E6 bis E59.

5. Klicken Sie auf Bearbeiten | Paste Special | Formeln zum Kopieren der Formel in jede Haushaltslinie.

Abbildung E.

Budgetlinienformeln (zum Vergrößern auf das Bild klicken)
Jetzt können Sie die Haushaltslinien neu formatieren und weitere Analysen durchführen, indem Sie Ihre eigenen Kapital- oder Ausgabenpositionen zuweisen oder den Prozentsatz anpassen ( Abbildung F ). Abbildung F.

Budgetposten (zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Vorteile der Top-Down-Schätzung mit MindView

Je detaillierter der PSP ist, desto detaillierter können Sie beim Zuweisen von Werten werden. Wenn Sie eine Top-Down-Schätzung durchführen, haben Sie nicht den Luxus, den PSP in detaillierte Arbeitspakete zu definieren.

Der Vorteil der Verwendung des Mind-Mapping-Formats besteht darin, dass das Projektbudget berechnet und jedem relevanten Ergebnis zugewiesen werden kann, wenn sich der Umfang ändert oder das Team schnell ein übergeordnetes PSP-Brainstorming durchführen muss. Durch die Verwendung von MindView zum Brainstorming des Bereichs können Sie auf einfache Weise einen PSP auf hoher Ebene erstellen, Budgetprozentsätze zuweisen und die Daten nach Excel exportieren, um Zeit zu sparen, da der Projektumfang in den frühen Phasen eines Projekts schwanken kann.

Laden Sie die kostenlose Testversion von MindView herunter, öffnen Sie die Beispieldatei WBS.mvdx und beginnen Sie mit der Top-Down-Schätzung.

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