10+ erweiterte Formatierungstipps für Word-Benutzer

Die Formatierung verbessert die Lesbarkeit Ihrer Dokumente und liefert häufig visuelle Hinweise auf den Zweck des Dokuments. Es ist ein wichtiger Bestandteil fast aller Dokumente, und Benutzer verbringen häufig viel Zeit mit der Anwendung von Formaten. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, effizienter und juristischer zu arbeiten, wenn Sie Formate anwenden.

1: Standardeinstellungen kopieren

Beim Kopieren von Inhalten aus einer anderen Quelle, auch aus einem anderen Word-Dokument, behält Word standardmäßig die Quellformatierung bei. Sie können nachfolgende Formatierungen vermeiden, indem Sie den Standardstil des Zieldokuments während des Kopiervorgangs wie folgt anwenden:

  1. Kopieren Sie den Inhalt von der Quelle mit Strg + C (oder einer anderen Route) in die Zwischenablage.
  2. Positionieren Sie im Zieldokument den Cursor und klicken Sie dann auf die Registerkarte Start (in Multifunktionsleistenversionen).
  3. Wählen Sie in der Gruppe Zwischenablage die in Abbildung A gezeigte Option Nur Text beibehalten aus der Dropdown-Liste Einfügen. Wählen Sie in Word 2003 nach dem Einfügen des Inhalts in der Dropdown-Liste Einfügeoptionen (Smart Tag) die Option Nur Text beibehalten.

Abbildung A.

Die Option Nur Text beibehalten wendet den Standardstil des Zieldokuments auf kopierten Inhalt an.

Das Ändern der Standardeinstellung wie folgt ist möglicherweise effizienter:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen (unter Hilfe). Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Wählen Sie im linken Bereich Erweitert.
  2. Wählen Sie im Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen die entsprechende Option aus. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Quellformatierung beibehalten, wenn Sie aus anderen Word-Dokumenten kopieren, jedoch nicht aus Websites.
  3. OK klicken.

Wählen Sie in Word 2003 Optionen aus dem Menü Extras und klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten. Sie können die Option Smart Cut And Paste deaktivieren oder auf die Schaltfläche Einstellungen klicken, um die Funktion anzupassen.

2: Abschnittswechsel einfügen

Wenn Sie ein Dokument in Abschnitte unterteilen, können Sie die Formate an den Inhalt und den Zweck eines Abschnitts anpassen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass sich eine einzelne Seite in der Mitte eines Hochformatdokuments im Querformat befindet. Oder Sie möchten möglicherweise, dass sich der Kopfzeilentext oder das Seitennummerierungsschema für mehrere Seiten ändert. Mithilfe von Abschnitten können Sie nach Bedarf unterschiedliche Formatierungen anwenden.

Um einen Abschnittswechsel einzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie in der Gruppe Seite einrichten die Option Unterbrechungen:

  • Nächste Seite: Startet den neuen Abschnitt auf der nächsten Seite.
  • Fortlaufend: Startet den neuen Abschnitt auf derselben Seite.
  • Gerade Seite: Startet den neuen Abschnitt auf der nächsten Seite mit gerader Nummer.
  • Ungerade Seite: Startet den neuen Abschnitt auf der nächsten ungeraden Seite.

Wählen Sie in Word 2003 im Menü Einfügen die Option Unterbrechen.

Die Auswahl der nächsten Seite führt zu einem Problem, da Word auch einen Seitenumbruch einfügt. Wenn Sie keinen Seitenumbruch wünschen, wählen Sie Kontinuierlich.

Kopieren Sie für eine schnellere Formatierung Abschnittswechsel, wenn die Formate identisch oder ähnlich sind. Passen Sie dann nach Bedarf an, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen. Abbildung B zeigt eine ausgewählte Abschnittsmarkierung nach dem Aktivieren von Einblenden / Ausblenden in der Absatzgruppe (auf der Registerkarte Startseite; in Word 2003 in der Standardsymbolleiste). Um einen Abschnitt zu löschen, wählen Sie seinen Code aus und drücken Sie Löschen.

Abbildung B.

Zeigen Sie Formatierungscodes an, um einen Abschnittswechsel auszuwählen.

3: Halte es zusammen

Um zwei oder mehr Wörter in derselben Zeile zusammenzuhalten, fügen Sie ein nicht unterbrechendes Leerzeichen zwischen ihnen ein, indem Sie Strg + Umschalt + Leertaste drücken, anstatt ein reguläres Leerzeichen einzufügen. Das Leerzeichen sieht gleich aus, aber Word hält die beiden Wörter in derselben Zeile.

Ein nicht unterbrechender Bindestrich funktioniert genauso wie ein nicht unterbrechender Leerzeichen, jedoch mit getrennten Wörtern. Wenn Word nicht mit einem Bindestrich umbrochen werden soll, geben Sie einen nicht unterbrechenden Bindestrich ein, indem Sie Strg + Umschalt + - drücken. Wenn das mit Bindestrich versehene Wort den rechten Rand erreicht, wird das gesamte Wort bei Bedarf in die nächste Zeile umgebrochen, anstatt am Bindestrich zu brechen.

4: Formatieren Sie eine Liste

Das Formatieren nur der Zahlenkomponente in einer nummerierten Liste ist etwas schwierig. Normalerweise formatieren Sie das gesamte Element oder die gesamte Liste, es sei denn, Sie kennen diesen einfachen Trick:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden / Ausblenden. Klicken Sie in Word 2003 in der Formatierungssymbolleiste auf Einblenden / Ausblenden.
  2. Wählen Sie nur die Absatzmarke am Ende der Zeile aus.
  3. Wenden Sie bei ausgewählter Absatzmarke Formate an. Wie Sie in Abbildung C sehen können, hat nur die Farbe 2 geändert, da wir nur die Absatzmarke für dieses Element ausgewählt haben.

Abbildung C.

Die Auswahl der Absatzmarke ist der Schlüssel zum Formatieren nur der Artikelnummer.

Um mehr als eine, aber nicht alle Zahlen zu formatieren, halten Sie die Strg -Taste gedrückt, während Sie Markierungen auswählen. Um alle Zahlen in der Liste zu formatieren, ohne das Format des tatsächlichen Textes zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Zahl in der Liste, um alle Zahlen hervorzuheben. Word erweitert das Format auf neue Elemente. Auf die gesamte Liste angewendete Formate haben Vorrang vor Formaten, die über die Absatzmarkierung angewendet werden.

5: Formate entfernen

Das Entfernen von Formaten ist nicht schwierig, aber es gibt mehrere Möglichkeiten, die Aufgabe zu erledigen. Wenn Sie ein einzelnes Format entfernen möchten, wählen Sie wahrscheinlich den Text aus und klicken auf die entsprechende Option. Die meisten von ihnen arbeiten als Knebel. Sie können das Dialogfeld "Format" anzeigen und die Optionen deaktivieren, wenn Sie mehr als ein Format löschen müssen.

Wenn Sie die gesamte Formatierung entfernen möchten, gibt es eine schnellere Methode: Wählen Sie den Text aus und drücken Sie Strg + Leertaste. Diese Verknüpfung entfernt alle Zeichenformatierungen mit Ausnahme der durch den zugrunde liegenden Stil definierten. Um nur die Absatzformate zu entfernen, drücken Sie Strg + Q.

6: Verhindern Sie, dass Stile aktualisiert werden

Mit Word können Sie einen Stil aktualisieren, wenn Sie Text formatieren. Dieses Verhalten kann problematisch sein, wenn Benutzer es nicht verstehen. Daher möchten Sie es möglicherweise wie folgt deaktivieren:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  2. Starten Sie das Dialogfeld "Stile". Klicken Sie in Word 2003 in der Formatierungssymbolleiste auf das Werkzeug Stile und Formatierung.
  3. Finde den Stil.
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Stils die Option Ändern oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stil.
  5. Deaktivieren Sie die in Abbildung D gezeigte Option Automatisch aktualisieren. (Diese Option ist mit dem Standardstil von Word, Normal, nicht verfügbar.)

Abbildung D.

Deaktivieren Sie das automatische Aktualisierungsverhalten eines Stils, um Stile zu schützen.

Standardmäßig setzt Word diese Option nicht für integrierte Stile, aber Benutzer aktivieren die Funktion häufig versehentlich. Aktivieren Sie dieses Verhalten nicht, wenn Sie einen neuen Stil auf einem vorhandenen Stil basieren oder einen neuen erstellen, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Grund dafür.

7: Passen Sie den Standardzeilenabstand an

In Word 2007 und 2010 wird ein Zeilenabstand von 1, 15 verwendet. Das ist großartig, wenn Sie viele Inhalte im Web veröffentlichen. Wenn nicht, können Sie die Standardeinstellung wie folgt auf 1 ändern:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  2. Klicken Sie in der Styles Quick-Galerie mit der rechten Maustaste auf Normal und wählen Sie Ändern.
  3. Wählen Sie Absatz aus der Liste Format.
  4. Ändern Sie im Abschnitt Abstand die Einstellung At von 1, 15 auf 1, wie in Abbildung E dargestellt .
  5. OK klicken.
  6. Aktivieren Sie die Option Neue Dokumente basierend auf dieser Vorlage. Wenn Sie die Vorlage nicht ändern möchten, überspringen Sie diesen Schritt.
  7. OK klicken.

Abbildung E.

Setzen Sie die Standardoption für den Zeilenabstand auf 1 zurück.

8: Beseitigen Sie zusätzlichen Absatzabstand

Eine weitere Änderung gegenüber den neuesten Versionen ist der größere Abstand zwischen den Absätzen. Es ist keine leere Zeile, die Sie leicht löschen könnten. Wenn Ihnen so viel Platz nicht gefällt, können Sie ihn wie folgt ändern:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Home.
  2. Klicken Sie auf den Dialogstarter der Absatzgruppe (der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke).
  3. Aktivieren Sie die Option Kein Leerzeichen zwischen Absätzen desselben Stils hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf Als Standard festlegen (siehe Abbildung F) .
  5. OK klicken.

Abbildung F.

Verwenden Sie diese Einstellung, um zusätzlichen Leerraum zwischen Absätzen zu reduzieren.

9: Speichern Sie formatierten Text als AutoKorrektur-Einträge

AutoCorrect reduziert die Dateneingabe und korrigiert Tippfehler, kann jedoch auch die Formatierung anwenden. Speichern Sie den entsprechend formatierten Text einfach wie folgt als AutoKorrektur-Eintrag:

  1. Geben Sie den Text ein und formatieren Sie ihn. Geben Sie beispielsweise Backyard Wilderness ein und kursiv als Titel.
  2. Wählen Sie den formatierten Text aus.
  3. Klicken Sie auf das Menü Datei, wählen Sie Optionen und klicken Sie dann im linken Bereich auf Prüfen. Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office, klicken Sie auf Word-Optionen und wählen Sie dann im linken Bereich Proofing. Wählen Sie in Word 2003 im Menü Extras die Option AutoKorrekturoptionen.
  4. Klicken Sie im Abschnitt AutoKorrekturoptionen auf die Schaltfläche AutoKorrekturoptionen. (Überspringen Sie diesen Schritt in Word 2003.)
  5. Word füllt das With-Steuerelement mit dem ausgewählten (und formatierten) Titel.
  6. Klicken Sie auf die Option Formatierter Text.
  7. Geben Sie bw in das Steuerelement Ersetzen ein (siehe Abbildung G) .
  8. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  9. Klicken Sie zweimal auf OK (nur einmal in Word 2003).

Abbildung G.

Geben Sie bw ein, um den formatierten Titel einzufügen.

10: Verwenden Sie Suchen und Ersetzen, um die Formatierung zu ändern

Sie verwenden wahrscheinlich die Funktion "Suchen und Ersetzen" von Word, um Zeichen zu ersetzen, aber Sie können sie verwenden, um die Formatierung zu ändern. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle fett gedruckten Instanzen wie folgt in Kursivschrift ändern:

  1. Drücken Sie Strg + H.
  2. Klicken Sie auf das Steuerelement Suchen nach und dann auf Mehr.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Format die Option Schriftart.
  4. Wählen Sie Fett in der Liste Schriftstil und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf das Steuerelement Ersetzen durch und dann auf Mehr.
  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Format die Option Schriftart.
  7. Wählen Sie in der Liste Schriftstil Kursiv aus und klicken Sie auf OK. Wie Sie in Abbildung H sehen können, zeigt Word die angegebenen Formate unter beiden Steuerelementen an.
  8. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Abbildung H.

Ersetzen Sie ein Format durch ein anderes mithilfe der Option Ersetzen.

Mit Ersetzen können Sie ein unerwünschtes Format entfernen, indem Sie das Steuerelement Ersetzen durch leer lassen. Sie können auch schnell alle Vorkommen desselben Textes formatieren, indem Sie diesen Text in das Steuerelement Suchen eingeben. Weitere Möglichkeiten zur Verwendung dieser Optionen finden Sie in 10 coolen Möglichkeiten, um mehr aus der Word-Funktion zum Suchen und Ersetzen herauszuholen.

11: Beseitigen Sie klebrige Ränder

Wenn Sie drei Bindestriche eingeben und die Eingabetaste drücken, ersetzt Word diese durch eine durchgezogene Linie, die sich vom linken zum rechten Rand erstreckt. Manchmal bleibt diese Zeile am Text oder am Ende der Seite hängen, unabhängig davon, was Sie tun, um sie zu löschen. Dies geschieht, wenn Sie die drei Bindestriche direkt unter Text eingeben. Word fügt den Rand als Absatzformat hinzu.

Um diesen klebrigen Rand schnell zu entfernen, klicken Sie in den Absatz und wählen Sie in der Dropdown-Liste "Rand" in der Gruppe "Absatz" die Option "Kein Rand" (siehe Abbildung I) . In Word 2003 befindet sich diese Option in der Formatierungssymbolleiste.

Abbildung I.

Sie können einen klebrigen Rand schnell entfernen.

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