Verwalten Sie Ihr Projektprotokoll in MindGenius

Projektmanager können ein Risikoregister, ein Problemprotokoll, Besprechungsprotokolle und ein Änderungsanforderungsregister separat führen, aber ich finde, dass die Kombination dieser Elemente in einem gemeinsamen Dokument dazu beiträgt, diese taktischen Elemente im Auge zu behalten. Die Standardlösung für das Projektprotokoll ist in der Regel eine Excel-Tabelle, sofern keine webbasierte Projektmanagementlösung verfügbar ist.

Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für Finanzen, nicht jedoch für das Projektmanagement. Excel ist kein Textverarbeitungswerkzeug, obwohl viele Versuche unternommen wurden, den Status von Problemen, die Risikominderung und Aktionselemente in einer sortierbaren Liste zusammenzufassen. Eine bessere Lösung ist ein Mind-Mapping-Tool wie MindGenius. (Lesen Sie meinen vorherigen TechRepublic-Beitrag. Fünf Gründe, MindGenius für Ihre Projekte zu verwenden.)

Mit MindGenius erstelle ich anstelle einer Reihe von Tabellenkalkulationen in einer Arbeitsmappe ein Projektprotokoll in einem Mind-Mapping-Format. Jedes Projekt verfügt über eine Hauptniederlassung, um Probleme, Risiken, Aktionselemente und Änderungsanforderungen in einem nützlichen Projektprotokoll zu organisieren ( Abbildung A ). Abbildung A.

Projektprotokoll (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)
Das Mind-Mapping-Format bietet eine größere Flexibilität bei der Aufzeichnung des Status von Problemen, Risiken oder Aktionselementen sowie die Zuweisung von Ressourcen, Zielenddaten und relevanten unterstützenden Anhängen, Bildern, Notizen oder unterstützenden Dateien. Wie bei anderen Mind-Mapping-Tools kann jedem Knoten ein Editor zur detaillierten Texteingabe hinzugefügt werden. Abbildung B zeigt den Zweig der Probleme mit mehreren Problemen, die mit Beschreibungen, Fortschrittsaktualisierungen und Fälligkeitsterminen näher erläutert werden. Abbildung B.

Probleme log mind map branch (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Mit den Tools Resource Dropper und Category Dropper von MindGenius können Sie bestimmten Problemen Ressourcennamen zuweisen. "AM" und "EC" sind Initialen für die Ressourcen, die dem spezifischen Problem zugewiesen sind. Sie können auch eigene Kategorien zuweisen, um den Überprüfungsstatus, den Schweregrad des Risikos und die Wichtigkeit darzustellen.

Für die Projektprotokollzuordnung habe ich eine Reihe vordefinierter Kategorien geändert, um verschiedene Problem- und Risikostatus darzustellen ( Abbildung C ). Durch Zuweisen einer Grafik zu jedem Ausgabeeintrag kann ich die Karte anhand der jedem Knoten zugewiesenen Kategorien und der verantwortlichen Ressourcen weiter filtern. Durch die Möglichkeit, Knoten mithilfe visueller Indikatoren zu denken und zu markieren und später zu filtern, können Sie mehr Details hinzufügen als im typischen Excel-basierten Problemprotokoll. Start-, End- und Fälligkeitstermine können auch jedem Knoten zugewiesen werden, sodass Sie den Fortschritt anhand der verfügbaren Probleme, Risiken und Aktionselemente verfolgen können. Abbildung C.

MindGenius-Kategorien (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)
Wenn Sie mit Mind Mapping vertraut sind, wissen Sie, dass die Map im Verlauf eines Projekts sehr groß werden kann. Mit der MindGenius Map Explorer-Funktion können Sie den richtigen Zweig öffnen und alle anderen irrelevanten Informationen ausblenden. Mit dem Karten-Explorer und den kreativen Filterfunktionen können Sie schnell in der Karte navigieren und offene Probleme, Risiken mit hoher Priorität oder Aktionselemente filtern, die einer bestimmten Ressource zugewiesen sind. Mit der Karten-Explorer-Funktion können Sie in komplexen Mind Maps navigieren und sich dennoch auf das jeweilige Element konzentrieren, ohne durch eine Excel-Zelle oder Formatierungsbeschränkungen eingeschränkt zu werden. In Abbildung D sind alle in Bearbeitung befindlichen Änderungsanforderungen mithilfe der Optionen "Karten-Explorer" und "Schnellfilter" aufgeführt. Abbildung D.

Änderungsanforderungen (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Aktionselemente visuell melden

Die visuelle Natur der Mind Map dient auch als Bildansicht der Elemente, die jedes Teammitglied nachverfolgen muss.

Jedes Aktionselement, Problem, Risiko oder jede Änderungsanforderung wird einem Teammitglied zur Nachverfolgung und Lösung zugewiesen. Mit der Funktion "Ressourcenzuordnung erstellen" können Sie sofort eine Liste mit Problemen, Risiken, Änderungsanforderungen und Aktionselementen nach Ressourcen erstellen. Mithilfe der Funktionen Schnellfilter und Karten-Explorer können Sie benutzerdefinierte visuelle Berichte erstellen, mit denen Sie die Probleme, Risiken, Änderungsanforderungen und Aktionselemente, die jeder Ressource zugewiesen sind, visuell kommunizieren können. Sie können dies in einer Tabelle nur dann einfach tun, wenn Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, und selbst dann sind Filterung und Navigation in Excel mühsam.

Abbildung E.

Ressourcenkategorie-Karte (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Drucken Sie jedem Teammitglied eine benutzerzentrierte Karte aus, lassen Sie sie diese an der Würfelwand anbringen und verwenden Sie sie für die fortlaufende Nachverfolgung.

Starten Sie Ihr Projektprotokoll in MindGenius

Der elektronische Download von MindGenius Business Edition Version 4 kostet 235 USD, das Boxprodukt mit CD 295 USD. Das Unternehmen bietet Bildungspreise für Studenten und Universitäten an. Weitere Einzelheiten zur Preisgestaltung finden Sie im MindGenius Store.

Der beste Weg, um die Funktionen zu erleben, die ich in diesem Beitrag beschreibe, ist das Herunterladen der voll funktionsfähigen 30-Tage-Testversion von MindGenius. MindGenius bietet TechRepublic-Lesern einen Rabatt von 10% (Gutscheincode MGTAPR ) auf alle Versionen der Software. (Das Angebot beinhaltet keine physischen CDs und den Versand.)

© Copyright 2020 | mobilegn.com