So erstellen Sie optimierte und zugängliche PDFs für Ihre Website

Das Hinzufügen von Metadaten und das Markieren zu Ihren PDF-Dateien (Portable Document Format) tragen zur Verbesserung der Suchergebnisse bei und unterstützen Textleser beim Rendern von Inhalten in der Audioausgabe für Behinderte. Dadurch wird ein Dokument mit universeller Verwendbarkeit erstellt. Dieser Beitrag enthält allgemein anerkannte Standards, Tipps, Richtlinien und Schritte zur Verbesserung der Lesbarkeit und der Suchergebnisse Ihrer von Webseiten verlinkten PDFs.

Wann sollte ich ein PDF verwenden?

Verwirrung entsteht im Allgemeinen dadurch, dass man weiß oder nicht weiß, wann der Inhalt als codierte Absätze in das Webseitendokument selbst aufgenommen werden soll oder wann die Informationen in einem PDF enthalten und von der Seite aus verlinkt werden sollen. In der Regel sollte jeder Inhalt, der das allgemeine Thema der Seite unterstützt und mehr als fünf Seiten normal getippten Textes umfasst, in eine PDF-Datei formatiert werden, z. B. eine bestimmte Anleitung für eine bestimmte Aufgabe, die Dokumentation wie ein Memorandum oder ein Dokument unterstützt eBook oder jedes Dokument, das elektronisch präsentiert werden muss und genau wie die gedruckten Originale aussieht, z. B. eine Bedienungsanleitung.

Wie verlinke ich ein PDF?

Die folgenden allgemein anerkannten Standardrichtlinien zum Verknüpfen von PDFs sind:

  • Fügen Sie den Titel des Dokuments und das Akronym "PDF" in Klammern in den Linktext ein. Zum Beispiel das Memorandum des Präsidenten vom Juli 2012 (PDF).
  • Zeigen Sie nach dem verknüpften Text die Anzahl der Seiten und die Dateigröße als nicht verknüpften Text durch Kommas getrennt in Klammern an, z. B. das Memorandum des Präsidenten vom Juli 2012 (PDF) (7 Seiten, 65 KB). Verwenden Sie für die Anzahl der Seiten "1 Seite" für eine einzelne Seite. Verwenden Sie für mehrere Seiten "XX pp" mit einem Leerzeichen zwischen der Zahl und "pp". Verwenden Sie für die Dateigröße "K" für Dateien kleiner als 1000 KB und "MB" für Dateien größer als 1000 KB. Verwenden Sie für MB höchstens eine Dezimalstelle. Setzen Sie kein Leerzeichen zwischen die Zahl und "K" oder "MB". Sie können die Informationen zur Dateigröße auch in Klammern codieren, damit sie in einer kleineren Schriftart angezeigt werden.
  • Geben Sie den Haftungsausschlusstext entweder im Einklang mit der Verknüpfung an, wenn nur ein oder zwei PDFs von der Seite verlinkt sind, oder in einem speziellen Feld, wenn viele PDFs von derselben Seite verlinkt sind. Typischer Haftungsausschlusstext lautet möglicherweise: "Sie benötigen Adobe Reader, um PDF-Dateien auf dieser Seite anzuzeigen. Es ist ein kostenloser Download von Adobe.com." (Der Link führt zur kostenlosen Adobe Reader-Downloadseite.)

Zu den Optionen gehören:

  • Inline-Haftungsausschluss: Fügen Sie einen Link "Über PDF" hinzu, der auf einen kurzen Haftungsausschluss oder eine Sprechblase als letztes Element in Klammern nach dem Link, der Seite und der Dateigröße verweist. In der Regel sollte nur ein Haftungsausschluss pro Seite erforderlich sein.
  • Erweiterter Haftungsausschluss: Enthält dieselben Informationen zum Haftungsausschluss, wird jedoch auf der Seite als separater Absatz oder umrahmter Bereich an einer von drei Stellen bereitgestellt: oben auf einer Seite mit vielen PDF-Dateien, direkt vor einem Absatz oder einer Liste von PDF-Dateien oder sofort vor dem ersten Verweis auf ein PDF.

Barrierefreiheit

Ein PDF erstellt ein Bild davon, wie ein gedrucktes Dokument aussieht und sich anfühlt, und macht es nützlich, um bildgenaue Nachbildungen gedruckter Dokumente in einem elektronischen Format zu verteilen. Dieses äußerst nützliche Format bewahrt das Erscheinungsbild des Originaldokuments. Dies stellt jedoch Textleser und Suchmaschinen vor Probleme, da der Text des Dokuments jetzt als Bild dargestellt wird.

Vorbereiten Ihrer Dokumente für die Barrierefreiheit

Wenn das Dokument in einer Microsoft Office-Anwendung erstellt und Adobe damit verknüpft ist, wird die Registerkarte "Adobe" in der oberen Multifunktionsleiste oder Menüleiste angezeigt. In der Regel können Sie jedes Microsoft Office-Dokument in PDF konvertieren. Angenommen, Sie haben ein Word-Dokument, das Sie in ein PDF-Dateiformat konvertieren möchten. Mit den folgenden allgemeinen Richtlinien können Sie den richtigen Weg einschlagen. Bevor Sie die DOC- oder DOCX-Datei in PDF konvertieren, überprüfen Sie die folgenden Schritte, um sicherzustellen, dass das Word-Dokument für den PDF-Zugriff bereit ist.

  • Struktur hinzufügen: Entwerfen Sie Ihre Dokumente mit Stilen, indem Sie beispielsweise Überschriftenformate wie "Titel", "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. erstellen und in einem logischen Format fortschreiten. Die Ihren Dokumenten hinzugefügte Struktur macht sie für Screenreader und Suchmaschinen nutzbar.
  • Hinzufügen von alternativem (Alt) Text zu Grafiken und Bildern: Doppelklicken oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eingebettete Bilder und wählen Sie entweder die Registerkarte "Web" oder "Größe". Fügen Sie im Fenster "Alternativer Text" eine Beschreibung des Bildes hinzu. Zum Beispiel "Foto der Server-Frontabdeckung". Einige Hinweise zu alternativen Textschriften:
    • Der Text sollte mindestens 12 Punkte umfassen.
    • Vermeiden Sie die Verwendung von Microsoft Word-Textfeldern.
    • Vermeiden Sie die Verwendung der Eingabetaste, um Platz zwischen Absätzen zu schaffen. Verwenden Sie die Eigenschaften "Leerzeichen vor" und "Leerzeichen nach" in Ihren Stilen.
  • Spalten in Ihrem Dokument? Verwenden Sie keine Registerkarten, um Platz zwischen Ihren Spalten zu schaffen. Verwenden Sie die Befehle "Spalte", um einen Spaltenstil innerhalb des Dokuments zu erstellen.
  • Beschreibende Hyperlinks hinzufügen: Ein Hyperlink "Hier klicken" gibt dem Benutzer keine nützlichen Informationen. Fügen Sie beschreibende Hyperlinks zu Dokumenten hinzu, und verwenden Sie die Schaltfläche mit dem Bildschirmtipp, um eine Textbeschreibung hinzuzufügen.
  • Tabellen in Ihrem Dokument? Verwenden Sie den Befehl "Tabelle einfügen", um gestaltete und formatierte Tabellen zu erstellen und zu vermeiden, dass Tabellenzeilen eine Seite beschädigen. Alle Tabellen, die über eine Seite hinausgehen, sollten die Kopfzeilen oben auf jeder nachfolgenden Seite wiederholen.

Konvertieren Ihrer Dokumente in zugängliche PDF-Dateien

Nachdem das Dokument über eine Struktur, alternativen Text für Bilder, formatierte Spalten und korrekt gestaltete Tabellen verfügt, kann es in das PDF-Dateiformat konvertiert werden. Mit diesen allgemeinen Schritten wird Ihr Dokument zu einem zugänglichen PDF.

# 1 Wählen Sie bei geöffnetem Dokument und in der Word-Symbolleiste oder Multifunktionsleiste Adobe PDF oder Acrobat aus.

# 2 Konfigurieren Sie den PDF Maker auf der Registerkarte "Konvertierungseinstellungen oder -einstellungen ändern" und stellen Sie sicher, dass Folgendes ausgewählt ist:

  • Registerkarte "Einstellungen": Überprüfen Sie, ob das PDF vollständig funktioniert
  • Hinzufügen von Lesezeichen zu Adobe PDF
  • Hinzufügen von Links zu Adobe PDF
  • Aktivieren Sie Barrierefreiheit und Reflow

Abbildung B.

# 3 Registerkarte "Sicherheit": Wenn Berechtigungen angewendet werden, aktivieren Sie "Textzugriff für Bildschirmlesegeräte für Sehbehinderte aktivieren".

Abbildung C.

Registerkarte "Wort 4": Aktivieren Sie "Querverweise konvertieren", "Fußnoten- und Endnoten-Links konvertieren" und "Erweiterte Kennzeichnung aktivieren".

Abbildung D.

# 5 Registerkarte "Lesezeichen": Aktivieren Sie "Wortüberschriften in Lesezeichen konvertieren" und legen Sie die richtigen Einrückungsstufen für alle Elemente und Typen (Überschriften, Textstile usw.) fest.

Abbildung E.

# 6 Speichern Sie das Dokument als PDF.

  • MS Word 2003 (Acrobat 7 & 8): Konvertieren Sie aus dem Adobe PDF-Menü in Adobe PDF und wählen Sie dann In Adobe PDF-Symbolleiste konvertieren.
  • MS Word 2007 (Acrobat 8): Wählen Sie in der Gruppe Adobe PDF erstellen die Option PDF erstellen und dann über die Office-Schaltfläche Als Adobe PDF speichern aus.

Wenn Sie diese Schritte zur Vorbereitung und Konvertierung von Dokumenten ausführen, werden Ihre PDF-Dateien in mehr Suchergebnissen angezeigt und Ihre Website wird für Benutzer mit Behinderungen besser zugänglich. Adobe stellt diese Kurzreferenzkarte übrigens im PDF-Dateiformat zur Verfügung. Sie enthält weitere Details und Screenshots in einer übersichtlichen zweiseitigen Anleitung, mit der Sie Word-Dokumente in zugängliche PDF-Formate bringen können.

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