Die Wahrheit über sieben hartnäckige Google Docs-Mythen

Der Beitrag der letzten Woche über die Mythen rund um Google Sites hat einige großartige Kommentare hervorgerufen, ganz zu schweigen von einigen anderen Mythen, die wir entlarven konnten.

Diese Woche wechseln wir zu Googles Online-Dateispeicher, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Formular und dem neuesten Online-Videospeichersystem - Google Text & Tabellen.

Mit dem wöchentlichen Google in the Enterprise-Newsletter können Profis Google Text & Tabellen, Google Apps, Chrome, Chrome OS und alle anderen in Geschäftsumgebungen verwendeten Google-Produkte optimal nutzen.

Mythos 1: Microsoft Office 2010-Dateien können nicht in bearbeitbare Google Text & Tabellen konvertiert werden

Mit der Funktion zum Hochladen von Google Text & Tabellen können Sie viele verschiedene Dateitypen in bearbeitbare Google-Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Zeichnungen konvertieren. Hier ist eine Liste der verschiedenen Dateitypen, die konvertiert werden können:

  • Für Tabellenkalkulationen: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • Für Dokumente: .doc, .docx, .html, Klartext (.txt), .rtf
  • Für Präsentationen: .ppt, .pps, .pptx
  • Für Zeichnungen: .wmf

Es gab eine Zeitspanne nach der Veröffentlichung von Microsoft Office 2010, in der Google Text & Tabellen diese Dateien nicht in Google Text & Tabellen konvertieren konnte. Die Unterstützung für Excel 2010 und Word 2010 stand an erster Stelle, und erst in diesem Sommer veröffentlichte Google die Unterstützung für die Konvertierung von PowerPoint 2010. Wie bei allen konvertierten Dateien stimmt die Formatierung möglicherweise nicht genau mit dem Original überein, nicht unterstützte Funktionen wie Makros und benutzerdefinierte Animationen jedoch nicht Kommen Sie im Konvertierungsprozess zu Google Text & Tabellen.

Mythos 2: Google Text & Tabellen Administratoren können Benutzer nicht daran hindern, öffentliche Dokumente zu erstellen, die von Suchmaschinen gefunden werden können

Wenn Sie Google Text & Tabellen mit einer Google Mail-Adresse verwenden, haben Sie drei verschiedene Optionen für die Freigabe: Privat, Jeder mit dem Link und Öffentlich. Dokumente mit der Sichtbarkeitseinstellung "öffentlich" verhalten sich wie Standardwebseiten, und der Inhalt kann von Suchmaschinen-Crawlern erfasst und in öffentlichen Suchmaschinenergebnissen verfügbar sein.

Benutzer von Google Text & Tabellen mit Google Apps-Konten haben bis zu fünf verschiedene Sichtbarkeitseinstellungen: Privat, Personen in der Organisation mit dem Link, Jeder in der Organisation, Jeder mit dem Link oder Öffentlich im Web. Im Domänen-Dashboard kann der Administrator jedoch die verfügbaren Sichtbarkeitsoptionen einschränken. Benutzer können daran gehindert werden, die Sichtbarkeitsoption "Öffentlich" zu verwenden, und sie können sogar daran gehindert werden, Dokumente für Benutzer freizugeben, die E-Mail-Adressen in anderen Domänen haben.

Mythos 3: Google Spreadsheets unterstützen keine komplexe Datenanalyse

Für eine einfache webbasierte Tabellenkalkulationsanwendung ist Google Spreadsheets tatsächlich sehr komplex. Die Funktionsliste enthält Hunderte von Funktionen für Mathematik, Datum, Finanzen, Statistik und technische Analyse. Mit den Datenbankfunktionen können Google Spreadsheets sogar Daten aus anderen Datenbanken abfragen und verarbeiten. Einige der Funktionen fragen sogar andere Google-Anwendungen wie Google Finance, Google Translate und Google Search ab.

Mythos 4: In Google Text & Tabellen gespeicherte Dateien werden auf Ihr Google Mail-Speicherlimit von 7 GB oder 25 GB angerechnet

Das Speicherkontingent für Google Text & Tabellen ist vom Speicherkontingent für Google Mail getrennt. Google Text & Tabellen-Nutzer haben keine Begrenzung für die Anzahl der Google-Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formulare und Zeichnungen, die sie haben können. Die Größe einiger dieser Dateien ist jedoch begrenzt. Google Presentations sind beispielsweise auf etwa 200 Folien begrenzt.

Es gibt jedoch ein Kontingent für den Speicherplatz für Dateien, die in Google Text & Tabellen hochgeladen werden. Dies umfasst Bilder, Videos, Musik und Office-Dateien, die nicht in Google Text & Tabellen konvertiert wurden. Jeder Nutzer verfügt über 1 GB Speicherplatz in Google Text & Tabellen. Benutzer können zusätzlichen Speicher für etwa 0, 25 USD pro GB erwerben.

Sie können herausfinden, wie viel Speicher Sie derzeit verwenden, indem Sie auf das Upload-Symbol in Ihrer Google Text & Tabellen-Liste klicken.

Mythos 5: In Google Presentations können keine Animationen erstellt werden

Google Presentations ist Microsoft Powerpoint in Bezug auf Zoom, Schachbrettmuster und das Auflösen von Animationen und Übergängen unterlegen. Google Presentations unterstützt jedoch eine "inkrementelle Enthüllungsfunktion". Mit der "inkrementellen Enthüllung" können Benutzer Elemente (Text, Bild, Form) auf einer Folie bestellen. Die Elemente werden in der durch einen Mausklick ausgelösten Reihenfolge angezeigt.

Das ist alles, wenn es um Animationen mit Google Presentations geht. Sie können natürlich jederzeit ein animiertes YouTube-Video in die Präsentation selbst einbetten.

Mythos 6: Sie müssen über ein Google Mail- oder Google Apps-Konto verfügen, um Google Text & Tabellen anzeigen zu können

Sie benötigen kein Google Mail-Konto, kein Google-Konto oder kein Google Apps-Konto, um Google Text & Tabellen anzeigen zu können. Der Schlüssel hierbei ist, dass Nutzer, die kein Google-Konto haben, ein Google-Dokument als Viewer sehen können. Wenn ihnen jedoch der Zugriff "Editor" gewährt wird, müssen sie sich mit einem Google-Konto anmelden. Die beste Vorgehensweise zum Teilen eines Google-Dokuments mit einem Nicht-Google-Kontoinhaber besteht darin, ihm das Dokument als Anhang zu senden. Die andere Option besteht darin, die Sichtbarkeitseinstellung von Google Doc so zu ändern, dass "jeder mit dem Link" sie sehen kann. Teilen Sie dann den Link mit diesem bestimmten Benutzer.

Mythos 7: Sie können Google Text & Tabellen nicht an E-Mails anhängen

Viele Benutzer glauben, dass sie ein Google-Dokument nicht an eine E-Mail anhängen können, da ihre Liste der Google-Dokumente nicht angezeigt wird, wenn sie in Google Mail auf den Link "Datei anhängen" klicken. Anstatt eine E-Mail zu öffnen und dann eine Datei in Google Text & Tabellen anzuhängen, sollten Sie die Datei öffnen und dann eine E-Mail-Adresse auswählen, an die sie als Anhang gesendet werden soll. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Teilen" (alte Benutzeroberfläche von Google Text & Tabellen) oder auf den Link "Zusammenarbeiten" (neue Benutzeroberfläche von Google Text & Tabellen) klicken, können Sie "Als Anhang per E-Mail senden". Sie können das Dokument nicht nur als Anhang senden, sondern auch das Dateiformat auswählen, in dem das Dokument gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise ein Google-Dokument senden, können Sie die Datei als Word-Dokument, PDF, Nur-Text-, HTML- oder RTF-Datei anhängen.

Ein Nachteil beim Senden des Anhangs auf diese Weise ist, dass Ihre gesendeten Nachrichten keine Aufzeichnung der gesendeten Nachricht enthalten. Der einfachste Weg, Dokumente freizugeben, besteht darin, Benutzer als "Editoren" oder "Betrachter" hinzuzufügen, da Sie verfolgen können, wer Zugriff auf das Dokument hat und welche Art von Zugriff sie haben.

Lesen Sie auch:

  • Die neuen Funktionen in Google Apps sind für kollaborative Teams konzipiert
  • Verwenden Sie Microsoft Office, um Google-Dokumente mit Cloud Connect zu erstellen
  • Die 40 wichtigsten Tastaturkürzel für Google Apps

© Copyright 2020 | mobilegn.com