Kurztipp: Sortieren Sie Google Mail mit einer erweiterten Stichwortsuche

Es gibt einen subtilen, aber sehr wichtigen Unterschied zwischen Google Apps und Microsoft Office, der von allen Nutzern, die auf eine Google Apps-Suite mit Produktivitätssoftware umsteigen, konfrontiert und akzeptiert werden muss. Google Apps verwendet die Suche als Suchmaschine für Dokumente. Im Gegensatz dazu verwendet Microsoft Office (größtenteils) hierarchische Ordner als Organisationsmechanismus.

In der Praxis bedeutet dies, dass Google Apps-Nutzer, sofern sie effizient und produktiv sein möchten, die Kunst der Keyword-Suche beherrschen müssen.

Grundlagen

Die grundlegende Suchmethode zum Eingeben eines Schlüsselworts in das Suchfeld in Google Mail ist beispielsweise einfach genug, kann jedoch häufig auch ineffektiv sein. In Abbildung A habe ich mein persönliches Google Mail-Konto nach "TechRepublic" durchsucht und, wie Sie sehen, eine ziemlich lange Liste von E-Mails erhalten.

Abbildung A.

Suche nur TechRepublic

Erweitert

Wenn ich jedoch die erweiterten Suchwerkzeuge wie in Abbildung B verwende, kann ich die Ergebnisse auf eine möglicherweise relevantere Liste von E-Mails beschränken. In diesem Fall suche ich nach E-Mails, in denen TechRepublic erwähnt wird, aber nur nach E-Mails, die mir von Bill Detwiler gesendet wurden. Ich könnte auch ein bestimmtes Thema angeben und die Suche weiter eingrenzen.

Abbildung B.

Grenzen Sie die Suche auf E-Mails von Bill Detwiler ein

Hilfe

Die gute Nachricht ist, dass Sie sich nicht alle verschiedenen erweiterten Suchparameter merken müssen. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche am rechten Ende des Suchfelds, um ein Dialogfeld ( Abbildung C ) aufzurufen, in dem Sie die häufigsten Suchbegrenzungsparameter eingeben können.

Abbildung C.

Allgemeine Suchbegrenzungsparameter

Google stellt außerdem eine Tabelle ( Tabelle A ) mit allen verfügbaren Suchbegrenzungsparametern zur Verfügung. Dies ist hilfreich, wenn Sie noch erweiterte Suchwerkzeuge benötigen.

Tabelle A.

Suchoperatoren und Verknüpfungen Verknüpfung	Aktion	Beispiele
von:	Suche nach Absender	von: mir Gesendet von dir von: joe Gesendet von Joe
zu:	Suche nach Empfänger	an: joe An Joe an: example.com An jeden bei example.com
Gegenstand:	Suche in Betreffzeile	Betreff: legal Enthält "legal" im Betreff Betreff: legal von: lee From Lee mit dem Betreff "legal"
""	Suche nach der genauen Phrase	"Bestellung" Enthält "Bestellung"
ODER muss in Großbuchstaben geschrieben werden	Entspricht den Begriffen	Quittung ODER Rechnung Enthält die Wörter "Quittung" oder "Rechnung" von: Amy ODER Lee Von Amy oder Lee
- (Bindestrich)	Begriffe von der Suche ausschließen	Betreff: Bestellung - Neuer Betreff enthält "Bestellung", aber nicht "Neue" "Neue Bücher" - Heute Enthält "Neue Bücher", aber nicht "Heute"
()	Gruppieren Sie Suchwörter mit AND	von: amy (gesetzliches Recht) Von Amy, enthält "legal" und "law"
{}	Gruppieren Sie Suchwörter mit ODER	von: amy {legal law} Von Amy, enthält "legal" oder "law"
in: oder label:	Suche nach Label	von: joe in: action Von Joe mit dem Label "Action"
aufführen:	Suche zu / von Mailinglisten	Liste: Zu oder von " "
nachher: vorher:	Wird während der angegebenen Zeit gesendet (Format: JJJJ / MM / TT)	nach: 2009/1/27 Gesendet / empfangen nach dem 27. Januar 2009 nach: 2008/5/1 vor: 2008/7/31 Gesendet / empfangen nach dem 1. Mai 2008 und vor dem 31. Juli 2008
in: Posteingang in: Papierkorb in: Spam in: überall	Suchen Sie in den Labels Posteingang, Papierkorb oder Spam oder Alle	in: Posteingang an: Amy Gesendet an Amy und in Ihrem Posteingang in: Überall Bewertung Enthält "Überprüfung" in Alle E-Mails, Spam, Papierkorb
is: starred is: ungelesen / gelesen	Suchen Sie nach Nachrichten, die markiert, ungelesen oder gelesen sind	ist: ungelesen von: amy Ungelesene Nachrichten von Amy
CC BCC:	Suchen Sie in den Feldern cc: und bcc:	cc: lee Nachricht an Lee
hat Anhang	Suchen Sie nach Anhängen	hat: Anhang von: mir Nachrichten, die von Ihnen gesendet wurden und einen Anhang enthalten
Dateiname:	Suchen Sie Anhänge nach Name oder Typ	Dateiname: Projekt Nachrichten mit Anhängen mit dem Namen "Projekt"
ist: Chat	Suchen Sie nach Chat-Nachrichten	ist: Chat-Projekt Jede Chat-Nachricht mit dem Wort "Projekt"