Google Apps-E-Mail-Migration eines Unternehmens: Teil 2

Willkommen zurück zu meiner Diskussion über eine E-Mail-Migration zu Google Apps, die ich für eine Kundenorganisation namens Terrapin Valley durchgeführt habe. In Teil 1 habe ich die Umgebung für kleine Unternehmen in diesem fünfköpfigen Unternehmen, die Herausforderungen bei der Unterstützung des veralteten Windows 2003 Small Business Servers für die E-Mail-Verarbeitung und die Anforderungen an eine neue E-Mail-Plattform, die für diesen Tag besser geeignet ist, beschrieben und Alter.

Der Eigentümer des Unternehmens (Ted) und ich haben beschlossen, einen Plan zur Migration der Unternehmens-E-Mail auf Google Apps zu verfolgen. Daher habe ich mithilfe der Dokumentation und der Links von Google einen Migrationsleitfaden erstellt. Teil zwei ist dem Migrationsprozess gewidmet

Anmeldung bei Google Apps

Ich begann damit, unsere öffentliche DNS-Administrationskonsole zu verwenden, um die TTL im DNS-MX-Eintrag für terrapinvalley.org anzupassen. Ich habe das auf fünf Minuten eingestellt; Dies würde sicherstellen, dass neue E-Mails an das Unternehmen innerhalb weniger Minuten auf den Google-Servern eintreffen, sobald wir bereit sind, mit der Umstellung fortzufahren.

Anschließend habe ich das Testkonto für Google Apps for Business initialisiert und den Setup-Assistenten gestartet (siehe Abbildung A) .

Abbildung A.

Setup-Assistent

Der obige Screenshot zeigt auch die Symbolleiste (Dashboard, Organisation und Benutzer), die in der Google Apps-Systemsteuerung verwendet wird. Daher ist es praktisch zu sehen, wie die Verwaltungsoptionen funktionieren.

Der erste Schritt bestand darin, den Domainbesitz für terrapinvalley.org zu überprüfen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun:

  • Sie können einen benutzerdefinierten öffentlichen DNS-Eintrag (TXT-Datei) für Ihre Domain erstellen.
  • Sie können eine spezielle HTML-Datei einrichten / ein Tag auf Ihrem öffentlichen Webserver hinzufügen.
  • Sie können Google Analytics mit einem Tracking-Code auf Ihrem öffentlichen Webserver verwenden.

Alle Methoden beinhalten ein von Google bereitgestelltes Sicherheitstoken, das sie dann in Ihren DNS-Einstellungen oder auf Ihrer öffentlichen Website erkennen, damit sie bestätigen können, dass Sie Eigentümer der Domain sind (oder über Administratorrechte verfügen).

Ich habe mich für die spezielle HTML-Datei entschieden, die ich unter www.terrapinvalley.org zur Verfügung gestellt habe. Nachdem ich dies getan hatte, konnte ich den Domainbesitz bei Google überprüfen und mit dem Setup fortfahren, wie in Abbildung B dargestellt .

Abbildung B.

Überprüfen Sie den Domainbesitz

Erstellen von Konten für Nutzer in der Google Apps-Umgebung

Der nächste Schritt bestand darin, Terrapin Valley-Benutzer in Google Apps bereitzustellen, einschließlich der Erstellung von Google Mail-Konten (mit denselben vorhandenen E-Mail-Adressen auf terrapinvalley.org; ihre E-Mail-Adressen wären ihre Kontonamen), die 25 GB Speicherplatz ermöglichen. Da wir noch nicht live gegangen waren, wurden diese E-Mail-Konten lediglich für die Migration vorhandener Daten verwendet.

Mit den Optionen können Sie die Konten manuell erstellen oder eine CSV-Datei importieren, um den Prozess zu automatisieren. Sie können auch ein Tool von Google namens "Google Apps Directory Sync" verwenden, um Benutzer über LDAP zu importieren. Der Einfachheit halber habe ich mich dafür entschieden, die Konten manuell zu erstellen, da nur fünf beteiligt waren. Ich musste auch die entsprechenden Apps für die Benutzer einrichten. Ich habe nur Google Mail und Kalender ausgewählt, da wir später bei Bedarf weitere hinzufügen können.

Konfigurieren von Einstellungen, um das Kopieren vorhandener Daten auf Google-Server zu ermöglichen

Um Daten auf Google Mail zu migrieren, musste ich die Einstellung "Benutzer dürfen E-Mails mithilfe der E-Mail-Migrations-API hochladen" aktivieren. Dies ist derzeit in der Google Apps-Systemsteuerung (die ich in einem Folgeartikel näher erläutern werde, um die von Google bereitgestellten Verwaltungsfunktionen zu erläutern) unter "Einstellungen" und dann "E-Mail" verfügbar (siehe Abbildung C) .

Abbildung C.

Google Apps-Systemsteuerung

Während ich durch diesen Abschnitt navigierte, habe ich auch die Option "Offline-Google Mail für meine Benutzer aktivieren" deaktiviert. Dies erfordert Google Gears, ein Plugin für den Browser, das in Internet Explorer, Firefox und Google Chrome funktioniert. Wir würden dies noch nicht einrichten, würden aber planen, es später zu verwenden.

Der nächste Schritt bestand darin, die Authentifizierung zwischen unserer vorhandenen E-Mail-Umgebung und Google Apps zu konfigurieren. Google Apps verwendet OAuth, um den Prozess abzuwickeln (OAuth steht für offene Authentifizierung, mit der Daten ohne Angabe der Quellanmeldeinformationen gemeinsam genutzt werden können).

Dies kann im Abschnitt Erweiterte Tools in der Systemsteuerung durchgeführt werden (siehe Abbildung D) .

Abbildung D.

Abschnitt Erweiterte Tools
Ich habe auf "OAuth-Domänenschlüssel verwalten" geklickt, um zu sehen, um welche Details es sich handelt ( Abbildung E ).

Abbildung E.

OAuth-Domänenschlüssel verwalten
Der Consumer-Schlüssel ist der Domain-Name (ich habe den tatsächlichen Domain-Namen im obigen Screenshot verdunkelt). Beachten Sie die geheime OAuth-Consumer-Zeichenfolge. Dies wird von Google zur Authentifizierung verwendet. Ich musste hier keine Änderungen vornehmen, also ging ich zurück zu den erweiterten Tools und klickte auf "OAuth-Clientzugriff von Drittanbietern verwalten" (siehe Abbildung F) .

Abbildung F.

Verwalten des OAuth-Clientzugriffs von Drittanbietern

Ich habe den Domainnamen in das Feld "Client Name" eingegeben. Ich habe dann "https://apps-apis.google.com/a/feeds/migration/" in das Feld "Ein oder mehrere API-Bereiche" eingegeben und auf "Autorisieren" geklickt (andere URLs werden für andere Feeds empfohlen, aber im Moment ich brauchte nur die Migrationsoption).

Jetzt waren wir bereit, Daten zu migrieren.

Kopieren aller E-Mails, Kontakte und Kalenderelemente für bis zu Google-Server

Google bietet ein Google Apps-Migrationstool an, um das Hochladen von Daten zu vereinfachen. Ich habe es auf einer Workstation installiert und gestartet, wie Sie in Abbildung G sehen .

Abbildung G.

Google Apps-Migrationstool

Ich habe die Anmeldeinformationen des Administratorkontos eingegeben und auf Weiter geklickt:

Das richtige Outlook-Profil (MS Exchange) wurde für mich bereits hervorgehoben. Da dies das erste Mal war, dass ich das Tool ausführte, klickte ich auf "Alle Daten migrieren". Mit dem Tool können Sie auch nur neue Daten migrieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie einen langsamen Übergang zu Google Mail durchführen, bei dem mehrere Daten kopiert werden müssen (z. B. der erste Durchgang, bei dem alle vorhandenen Daten kopiert werden, und die nachfolgenden Durchgänge, um die neuen Daten abzufangen Daten, die Benutzer seit der ersten Ausführung dieses Tools gesendet / empfangen haben).

Nachdem ich auf Weiter geklickt hatte, wurde ich zu dem in Abbildung H gezeigten Bildschirm weitergeleitet.

Abbildung H.

Migration
Ich entschied mich für die hervorgehobenen Optionen (diese waren standardmäßig deaktiviert) und klickte auf Migrieren ( Abbildung I ).

Abbildung I.

Starten des Migrationsprozesses

Das Tool wurde dann ausgeführt und gab mir Fortschrittsbalken, um den Abschlussstatus der Migration verschiedener Datenkategorien anzuzeigen.

Nach dem Kopieren der Daten überprüfte ich die Migrationsprotokolldatei, die sich auf dem XP-System unter C: \ Dokumente und Einstellungen \ "Benutzername" \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration befand. (Auf einem Vista oder Windows 7-Computer befindet sich das Protokollverzeichnis unter C: \ Benutzer \ "Benutzername" \ AppData \ Local \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration.)

Es wurden keine Fehler gefunden, daher habe ich überprüft, ob die Daten jetzt in Google Mail vorhanden sind (und nicht aus dem Quellpostfach entfernt wurden). Obwohl Google Mail nicht wirklich ordnerorientiert ist, stellte ich erfreut fest, dass die vorhandene Ordnerstruktur aus Outlook kopiert wurde und mit dem richtigen Inhalt intakt war.

Dann habe ich das Google Apps Sync für Microsoft Outlook-Plugin auf dem Outlook-Client installiert und gestartet. Das Plugin bietet Ihnen einen ähnlichen Startbildschirm wie das Migrationstool, wie Sie in Abbildung J sehen können .

Abbildung J.

Google Apps Sync
Ich habe mich angemeldet und die folgende Setup-Box erhalten ( Abbildung K ).

Abbildung K.

Richten Sie Google Apps Sync ein

Mit dem Google Apps Sync-Tool können Sie Daten in Google Mail importieren. Dies bedeutet, dass es dieselbe Funktion wie das Migrationstool ausführen kann. In meinem Fall hatte ich mich für das Migrationstool entschieden, um sicherzustellen, dass ich den offiziellen Prozess befolgt habe, aber es ist schön, dass dieses Dienstprogramm etwas Ähnliches tun kann.

Ich habe alle Kontrollkästchen deaktiviert und auf "Profil erstellen" geklickt. Das Plugin hat dann eine lokale PST-Datei mit dem Benutzernamen und "Google Apps" im Titel eingerichtet. Outlook wurde automatisch geöffnet und ganz links in der Taskleiste wurde ein neues Symbol angezeigt ( Abbildung L ).

Abbildung L.

Neues Symbol

Dieses kreisförmige Symbol repräsentiert den Google Apps-Synchronisierungsprozess. Es wird automatisch ausgeführt, wenn Outlook geöffnet wird. Sie können es jedoch nicht manuell schließen. Dies ist ein Problem, wenn Sie Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht synchronisieren möchten, z. B. wenn Sie versuchen, Elemente in Outlook zu bereinigen, die nicht nach Google Mail kopiert werden müssen. Ich habe eine Problemumgehung gefunden, indem ich auf Datei und dann auf Offline arbeiten geklickt habe. Dadurch wird die Google Apps-Synchronisierung gestoppt.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Google Apps Sync-Symbol klicken, wird das Feld in Abbildung M angezeigt .

Abbildung M.

Google Apps-Synchronisierungsoptionen
Mit "Postfachgrößenbeschränkung festlegen" können Sie konfigurieren, wie groß Ihre lokale PST-Datei werden soll. Dies spielt eine Rolle für die Synchronisationsleistung ( Abbildung N ).

Abbildung N.

Grenzen setzen
Wenn Sie "Synchronisierungsstatus anzeigen" auswählen oder einfach auf das Google Apps-Synchronisierungssymbol doppelklicken, wird ein Synchronisierungsstatusfenster angezeigt ( Abbildung O ).

Abbildung O.

Synchronisationsstatusfenster

(Wenn Sie auf "Mehr anzeigen" klicken, werden Fortschrittsbalken für Google Aufgaben, Notizen und Google Adressbuch angezeigt, sofern diese Optionen gültig sind.)

Es gibt einige andere nützliche Optionen, die über das Startmenü verfügbar sind ( Abbildung P ).

Abbildung P.

Andere nützliche Optionen

Als Nächstes habe ich die Migration für alle Benutzer ausgeführt, nachdem ihre vorhandenen Outlook-Regeln und -Signaturen exportiert wurden, da diese nicht nach Google Mail kopiert werden können. Einige Benutzer hatten kleine Postfächer (<10 MB), sodass der Migrationsprozess recht schnell und effizient war und im Allgemeinen innerhalb von Minuten abgeschlossen wurde. Einige andere Benutzer hatten PST-Dateien mit älteren Daten, die sie behalten wollten, und ich konnte dank der Optionen im Migrationstool eine Migration des Inhalts dieser Objekte direkt von PST auf Google Mail durchführen.

Jill hatte ein ziemlich großes Postfach mit Dutzenden von Ordnern, und die Migration dauerte einige Zeit. Ich habe dafür gesorgt, dass zuerst ihre E-Mail-Elemente und dann der Kalender kopiert wurden. Schließlich habe ich ihre Kontaktgruppen in Google Mail eingerichtet und jeden Kontaktsatz separat migriert, damit ich sie dann den entsprechenden Gruppen in Google Mail zuweisen kann. Dazu musste das Migrationstool mehrmals ausgeführt werden, aber ich habe alles nach zwei oder drei Stunden abgeschlossen.

Jills Bericht zeigte viele Fälle von doppelten Kontakten, da anscheinend zusätzliche Versionen in jeder Kategorie verstreut waren. Google Mail bietet im Bildschirm "Kontakte" ein hilfreiches Tool mit dem Namen "Duplikate suchen und zusammenführen", das Sie beim Anzeigen der Seite "Kontakte" über die Schaltfläche "Mehr" finden. Dies war praktisch, um die Duplikate zu entfernen.

Die Fertigstellung

Nachdem ich die Migration aller Benutzerdaten zu Google Mail abgeschlossen hatte (zum Glück gab es keine Fehler oder Probleme mit diesen), richtete ich das Google Apps Sync-Tool auf den entsprechenden Outlook 2003-Clients ein.

Da alle ihre Daten jetzt bei Google vorhanden waren, bestand meine nächste Aufgabe darin, Outlook 2011 für Jill auf ihrem Mac einzurichten. Wie bereits erwähnt, umfasste dies die folgenden Schritte:

  • Richten Sie in Outlook 2011 ein IMAP-Konto für die Kommunikation mit Google Mail ein
  • Richten Sie die lokale Adressbuchanwendung für die Synchronisierung mit Google Mail ein und richten Sie dann Outlook 2011 für die Synchronisierung mit dem Adressbuch ein
  • Richten Sie die lokale iCal-Kalenderanwendung für die Synchronisierung mit Google Mail ein

Dies bedeutete, dass Jill Outlook 2011 für E-Mails und Kontakte verwenden konnte, während sie iCal für ihre Kalenderelemente verwendete. In allen drei Fällen werden die Daten zwischen Google Mail und ihrem Mac hin und her kopiert. Leider gibt es in Outlook 2011 eine Einschränkung, wonach der Kalender nicht mit Google Mail synchronisiert werden kann. Ich hoffe, dass dies irgendwann behoben wird (viele Benutzer warten gespannt darauf!).

Anschließend habe ich die Benutzer in der Arbeit mit dem neuen Setup geschult. Wir haben die iPhone- und iPad-Konfiguration von Ted und Jill in den Hintergrund gedrängt, um sicherzustellen, dass alle mit ihren Desktop- / Laptop-E-Mail-Clients zufrieden sind. Die Benutzer haben weiterhin über Outlook Web Access auf ihre Live-E-Mail-Daten von Terrapin Valley zugegriffen. Dies bedeutete, dass wir uns nicht mit mehreren Outlook-Profilen befassen und zwischen alten und neuen Daten hin- und herwechseln mussten (ganz zu schweigen von der Verwirrung und den Fehlern, die bei einer solchen Anordnung auftreten können).

Etwa einen Tag später fühlten sich alle bereit, mit der Umstellung fortzufahren. Dies war der einfachste Teil. Ich habe einfach den DNS-MX-Eintrag für terrapinvalley.org bearbeitet, um die folgenden Google-Server aufzulisten:

  • ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM
  • ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM

Ich habe bestätigt, dass einige Minuten später neue E-Mails für Benutzer in ihren Google Mail-Konten und in ihren Outlook-Clients eingehen. Ich habe auch ausgehende E-Mails getestet. Ich habe sichergestellt, dass die Exchange-Konten auf dem jetzt nicht mehr funktionierenden Terrapin Valley-Server überprüft werden, um sicherzustellen, dass in keinem von ihnen neue E-Mails eingehen. Da Port 25 nicht mehr in der Firewall geöffnet sein musste, damit der Mailserver eingehende Nachrichten empfangen konnte, habe ich diese Regel deaktiviert. Schließlich habe ich das Migrationstool für alle Benutzer erneut überprüft, um die neuesten Daten auf Google Mail zu übertragen, und den Benutzern beim Importieren ihrer Outlook-Regeln und -Signaturen geholfen.

Unsere Migration war abgeschlossen und wir waren live auf Google Apps.

In meinen nächsten Artikeln werde ich diskutieren, was als nächstes geschah. Wie haben wir die Mobilgeräte konfiguriert, wie haben wir uns mit der Dokumentfreigabe befasst und wie funktioniert das Google Apps-Kontrollfeld?

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