Die neue Google Docs-Funktion "Kann Kommentare abgeben" bietet Ihnen Optionen

Google Text & Tabellen ist nicht für seine überlegene Textverarbeitungsleistung bekannt (obwohl es immer besser wird), sondern für seine umfangreichen Funktionen für die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung. Bei der Freigabefunktion geht es nicht nur darum, einem Dokument Editoren und Viewer hinzuzufügen. Mitarbeiter können jetzt in einem Dokument chatten, Kommentare verfolgen und verwalten, gleichzeitig bearbeiten und die öffentliche Sichtbarkeit eines Dokuments ändern. Über die Anhangsoption können Dokumente sogar mit Nutzern geteilt werden, die nicht über Google Text & Tabellen verfügen.

Kann kommentieren

In den nächsten Tagen wird Google eine neue Freigabeoption mit dem Namen "Kommentar können" veröffentlichen. Benutzer, denen diese Berechtigung erteilt wurde, können nicht nur ein Dokument anzeigen, sondern auch Kommentare abgeben und darauf antworten, ohne über Bearbeitungsrechte zu verfügen.

Google bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie die Dokumente freigeben und zusammenarbeiten können. Diese Optionen sind jedoch nicht für alle Zielgruppen geeignet. Als Doc-Besitzer sollten Sie eine Kollaborationsmethode auswählen, die am besten zu den Tools Ihrer Zielgruppe, den technischen Fähigkeiten und dem Ziel des Kollaborationsprojekts passt.

Im Folgenden werden vier Szenarien und die jeweils beste Option für die Zusammenarbeit mit Google Text & Tabellen dargestellt.

Szenario 1: Senden einer Kopie eines Dokuments an einen Nicht-Google Apps-Benutzer

Option für die Zusammenarbeit: Als Anhang senden

Wenn Sie eine Datei in Google Text & Tabellen erstellen, können Sie diese Datei für einen Nicht-Google Apps-Nutzer freigeben, indem Sie im Menü "Zusammenarbeiten" (neue Benutzeroberfläche) oder auf der Schaltfläche "Freigeben" (alte Benutzeroberfläche) die Aktion "Als Anhang senden" auswählen.

Wenn Sie eine Datei auf diese Weise senden, können Sie auswählen, in welchen Dateityp Sie das Dokument konvertieren möchten. Die Dateitypen reichen von Microsoft Office-Dateien über PDF, HTML bis hin zum Rich-Text-Format, je nachdem, welchen Dateityp Sie senden.

Der Empfänger erhält die Datei als Anhang zu einer E-Mail. Sie können eine spezielle Nachricht hinzufügen, wenn Sie die Datei per Anhang senden.

Der Nachteil dabei ist, dass ein Datensatz der gesendeten Nachricht nicht in Ihrem Label "Gesendete E-Mails" in Google Mail angezeigt wird. Wenn der Empfänger Änderungen an seiner Version der angehängten Datei vornimmt, werden diese Änderungen in Google Text & Tabellen nicht angezeigt.

Diese Methode der Zusammenarbeit ist am besten geeignet, wenn sich das von Ihnen gesendete Dokument in der endgültigen Überarbeitung befindet und der Benutzer, für den Sie es freigeben, kein Google-Konto hat.

Szenario 2: Zusammenarbeit mit einer kleinen Gruppe von Google Text & Tabellen-Nutzern an einer Besprechungsagenda

Option für die Zusammenarbeit: Benutzer als Editoren hinzufügen

Wenn Sie eine Besprechungsagenda erstellen und möchten, dass alle Teilnehmer ihre Diskussionselemente zur Tagesordnung hinzufügen können, sollten Sie private Google Text & Tabellen erstellen und dann alle Besprechungsteilnehmer als "Redakteure" hinzufügen.

Wenn Sie die Sichtbarkeitsoption auf "Privat" setzen, können nur die Benutzer, die Sie speziell einladen, dieses Dokument anzeigen oder bearbeiten. Wenn das von Ihnen organisierte Meeting eher klein ist (weniger als zwanzig Personen) und Sie das Feedback aller möchten, sollten Sie sie als Redakteure hinzufügen. Auf diese Weise können sie die Besprechungsagenda mit ihren eigenen Elementen bearbeiten. Dies ist eine Zeitersparnis im Vergleich dazu, dass alle zwanzig Teilnehmer Ihnen ihre Agenda-Ergänzungen per E-Mail zusenden.

Mit dem Revisionsverlaufstool können Sie sehen, welche Benutzer welche Änderungen vorgenommen haben. Sie können dieses Tool auch verwenden, um zu älteren Versionen der Agenda zurückzukehren, falls einer der Benutzer einen Fehler gemacht und die Arbeit eines anderen gelöscht hat.

Sobald die Besprechungsagenda festgelegt ist, können Sie den Status des Mitarbeiters in "Viewer" ändern, damit er das Dokument weiterhin sehen kann, aber keine Änderungen daran vornehmen kann

Szenario 3: Veröffentlichen einer Richtlinie oder eines Verfahrens in Ihrer Organisation

Option für die Zusammenarbeit: Machen Sie das Dokument in Ihrer gesamten Domäne auffindbar und sichtbar

Angenommen, Sie haben gerade die Krankenstandsrichtlinie Ihres Unternehmens überarbeitet und möchten sie in Ihrem Intranet veröffentlichen oder per E-Mail weitergeben. Anstatt jeden in Ihrem Unternehmen als Viewer hinzuzufügen, können Sie einfach die Sichtbarkeitsoption des Dokuments ändern, damit jeder in Ihrem Unternehmen darauf zugreifen kann.

Wenn Sie diese Einstellung auswählen, wird im Optionsfenster "Freigabe" eine eindeutige URL angezeigt, die Sie per E-Mail, Chat oder Post im Web freigeben können. Nur Benutzer, die einen Benutzernamen und ein Kennwort in Ihrer Domain haben, können dieses Dokument anzeigen. Mit dieser Sichtbarkeitsoption können Benutzer das Dokument auch finden, indem sie alle Dokumente in Ihrer Domäne durchsuchen.

Wenn Sie Änderungen am Richtliniendokument vornehmen, werden die Änderungen sofort den Personen angezeigt, die das Dokument anzeigen oder suchen. Sie können diesem Dokument auch zusätzliche Editoren hinzufügen, wenn zwei oder drei Personen das Dokument erstellen. Als Eigentümer des Dokuments haben Sie die ultimative Löschkontrolle. Seien Sie also vorsichtig.

Szenario 4: Schreiben eines Kundenvorschlags, der direktes Feedback von Ihren Kollegen erfordert

Option für die Zusammenarbeit: Fügen Sie Benutzer als "Editoren" oder "Kommentatoren" hinzu und verwenden Sie die Kommentarfunktion von Google Text & Tabellen.

Wenn Sie an einem privaten Dokument arbeiten und Feedback von Ihren Kollegen direkt zum Dokument einholen möchten, können Sie die neuesten Kommentarfunktionen von Google Doc nutzen. Redakteure und Kommentatoren können Kommentare hinzufügen und auf Kommentare in einem Google-Dokument antworten, aber nur Redakteure können Änderungen am Dokument selbst vornehmen.

Die neue Kommentaroberfläche von Google Text & Tabellen verfolgt die Kommentarkonversation zwischen Redakteuren und Kommentatoren. Es gibt auch eine Schaltfläche "Auflösen", die ausgewählt werden kann, wenn die Diskussion aufgelöst wurde. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Diskussion rund um das Dokument zu verfolgen und zu verwalten. Der Dokumenteneigentümer kann Feedback von mehreren Personen einholen, hat jedoch letztendlich die Kontrolle über Änderungen am Dokument.

Mit der neuen Funktion "Kommentar-Stream anzeigen" können Dokumenteditoren und Kommentatoren den gesamten Kommentarverlauf anzeigen. Benutzer können auch die Art und Weise, wie sie Benachrichtigungen über Änderungen und Kommentare erhalten, an einer Methode anpassen, die ihren persönlichen Vorlieben besser entspricht.

Die Live-Chat-Funktion in Google Text & Tabellen ist weiterhin verfügbar. Mit der Kommentarfunktion können Sie jedoch die asynchrone Konversation rund um das Dokument erfassen.

Power-User

Diese Funktionen sollten nicht von Google Docs-Neulingen oder nicht technischen Nutzern ohne entsprechende Schulung und Anleitung verwendet werden. Die Funktionen für die Zusammenarbeit in Google Text & Tabellen sind zwar leistungsstark und können Ihnen viel Zeit sparen. Sie sollten jedoch die für Ihr Projekt und Ihre Kollegen am besten geeignete Option für die Zusammenarbeit auswählen.

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