Die größte Google Apps-Implementierung für Unternehmen, die ich je gesehen habe - Teil 1

Anmerkung des Herausgebers: Dies ist die zweite in einer zweiteiligen Mini-Fallstudienreihe zur Implementierung von Google Apps. Teil 2 der Reihe wurde im Februar 2012 veröffentlicht.

Wahrscheinlich haben Sie von Genentech gehört. Die Roche-Tochter gibt es schon seit einer Generation und beschäftigt heute über 11.000 Mitarbeiter. In der Bay Area ist es dafür bekannt, South San Francisco auf die Karte zu setzen, eine Stadt, die als Zentrum der Biotech-Industrie bekannt ist.

In den Anfängen von Google Apps war Genentech ein Ankermieter für das damals neue Produkt. Und sie kamen aus einem ziemlich langweiligen Grund an Bord - einem kaputten Kalendersystem.

Was als nächstes geschah, hatte sowohl für Genentech als auch für Google große Auswirkungen.

Integration

"2007 wussten wir, dass wir unsere fehlerhafte Infrastruktur ersetzen mussten, und begannen, nach Optionen zu suchen", sagte Adam Graff, Leiter der Abteilung Zusammenarbeit und Mobilität bei Genentech / Roche.

"Wir hatten eine sehr wachstumsstarke Phase hinter uns und wussten, dass wir versuchen wollten, die Implementierung einer großen, komplexen Infrastruktur zu vermeiden, die wir mit dem Wachstum unseres Unternehmens nur schwer skalieren können", sagte Graff.

Im Jahr 2007 fehlte Google ein Unternehmensprodukt, das von großen Unternehmen verwendet wurde, aber Genentech kam mit der Idee auf sie zu, Google Kalender und Mail zu verwenden. Google nahm die Idee sofort an und damit begann Genentechs Reise in die Cloud. Heute nutzt das Unternehmen die Google Search Appliance sogar intern und extern.

Bis Mitte 2008 hatte Genentech Google Kalender und Google Text & Tabellen vollständig integriert. Bis Ende 2010 haben sie ihre endgültigen E-Mail-Migrationen abgeschlossen. Obwohl das gesamte Projekt über drei Jahre dauerte, hatte Genentech einen besonderen Grund, es bis zur Ziellinie zu schaffen: die vollständige Integration.

"Der Fokus von Google auf Innovation, die enge Integration zwischen Anwendungen, die Fähigkeit zur schnellen Skalierung, die Erfahrung mit der Cloud und die robuste globale Cloud-Infrastruktur waren die größten Einflüsse bei unserer Entscheidung", sagte Graff.

"Zu der Zeit wussten wir, dass wir eine Wette auf die Zukunft abschließen, und das hat sich in vielerlei Hinsicht mehr als erwartet ausgezahlt."

Hintergrundgeschichte

Bevor wir alle mit den Vorteilen der Integration zufrieden sind, wollen wir uns mit der Hintergrundgeschichte von Genentech befassen und herausfinden, was wirklich erforderlich ist, um eine Integration in Unternehmensgröße abzuschließen.

"Um den Kontext festzulegen", sagte Graff, "waren wir der erste große Kunde, der auf Google Apps migrierte. Daher waren unsere Migrationsstrategie und unser Timing sehr unterschiedlich zu dem, was heute existiert."

Die Vorbereitung der Kalendermigration von Genentech dauerte ungefähr neun Monate - einschließlich langwieriger Verhandlungen mit der Rechtsabteilung.

"Wir haben ein Wochenende umgestellt", sagte Graff.

"Die Leute sind an einem Freitag in einem Kalendersystem abgereist und am Montag sind sie hereingekommen und haben angefangen, in Google Kalender zu arbeiten. Wir hatten die Hilfe von Dritten bei unserem Übergang, die den Datenmigrationsprozess und die organisatorischen Änderungsmanagement- / Schulungsbemühungen unterstützten Google half auch beim Go-Live-Tag. "

Hier war Genentech wirklich ein Early Adopter. Sie verwendeten Google Guides - Power-User-Mitarbeiter, die jedem Team geholfen haben, mit Google Apps einsatzbereit zu sein. Zu diesem Zeitpunkt war das Google Guides-Programm ziemlich neu.

"Wir hatten ein Verhältnis von 1:10 von Google Guides zu Endbenutzern, Mitarbeiteränderungsagenten, vor Ort, um eine erfolgreiche Umstellung am Go-Live-Tag zu ermöglichen und die Belastung unseres internen IT-Service zu verringern Es war aufregend und äußerst erfolgreich ", sagte Graff.

Trickle-Strategie

Genentech hat auch eine Reihe anderer Dinge anders gemacht als das typische Unternehmen. Sie haben niemals eine "E-Mail-Obergrenze" oder ein Posteingangslimit für Mitarbeiter durchgesetzt.

"Da wir in der Vergangenheit unbegrenzte Postfachgrößen zugelassen haben, dauerte unsere E-Mail-Migration in der Vergangenheit etwas länger und wir verwendeten eine Trickle-Strategie anstelle von Big Bang", sagte er.

So sieht die "Trickle-Strategie" aus:

"Wir sind 2010 in Gruppen von etwa 400 pro Woche migriert und hatten ein solides Schulungs- und Änderungsmanagementprogramm, um die Menschen bei der Änderung zu unterstützen", sagte Graff.

"Wir haben die Weboberfläche als primäre Benutzeroberfläche für E-Mails verwendet. Dies bedeutete eine große Anpassung für die Mehrheit der Mitarbeiter von Genentech, die über eine traditionellere Benutzeroberfläche der E-Mail-Benutzeroberfläche wie Outlook, Apple's Mail oder Thunderbird stammten."

Einsatz

Wenn ich mich mit einem Unternehmen treffe, das eine Collaboration-Suite erfolgreich bereitgestellt hat, möchte ich immer wissen, wie sie die Phasen der Bereitstellung aufgeschlüsselt haben. So viele Unternehmen vermasseln dies. Beachten Sie also, wie Graff den Rollout von Genentech abbricht. Dieser nächste Teil ist vielleicht nicht besonders "sexy", aber das Lesen kann Frustration ersparen, wenn Sie Teil einer ähnlichen Implementierung sind.

Phase I: Planung, Vorbereitung und Inszenierung

Hier bestimmte Genentech die Strategie für Datenmigration und Änderungsmanagement und katalogisierte integrierte Anwendungen. Sie arbeiteten auch an Skripten und Prozessen für die Datenmigration, entwickelten Schulungs- und Kommunikationsentwürfe sowie den Austausch von Integrationsschnittstellen und die Planung der Migration. Eine ganze Reihe von Aktivitäten.

Phase II: Pilot

Hier fanden Testmigrationen statt. Hier wurde auch das Sammeln und Einbeziehen von Feedback zur Benutzererfahrung durchgeführt. Migrations- / Änderungsmanagementprozesse wurden verfeinert. Hier wurden auch die Change Agents (Google Guides) informiert und geschult.

Phase III: Planung, Information und Schulung

Dies ist in hohem Maße eine Fortsetzung der zweiten Phase mit einer Wendung: Planung von Migrationen sowie Information und Schulung der Endbenutzer.

Phase IV: Go-Live

Hier wurde die Datenmigration ausgeführt und die Endbenutzer-Adoption wurde fortgesetzt. Support und Schulung wurden fortgesetzt, und die Behebung von Fehlern / Datenunterschieden begann.

Phase V: Fortsetzung der Adoptionsunterstützung

Hier beginnt die Langstrecke - die Unterstützung für die Weiterbildung und das Änderungsmanagement für Endbenutzer dauert bis zu einem Jahr nach Abschluss der ersten Migration.

Kultur

Graff hat einige Tipps zum Zeitmanagement und zur Bedeutung der Kultur während der Migration:

"Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die Sie für die Planung von Endbenutzermigrationen aufwenden werden, wenn Sie keinen Big-Bang-Ansatz verwenden und ein großes Unternehmen sind", sagte er.

"Stellen Sie sicher, dass Sie enge Partner in Ihren verschiedenen Geschäftsbereichen haben, die Sie bei der Mitarbeiterbindung / -akzeptanz unterstützen können."

"Schließlich", sagte Graff, "ist Ihr Change Agent-Netzwerk entscheidend für Ihren Erfolg. Stellen Sie sicher, dass Sie sie auf dem Laufenden halten, während Sie den Pilot-, Bereitstellungs- und weiteren Adoptionssupport durcharbeiten."

In wenigen Tagen werden wir die Empfehlungen von Genentech untersuchen, wie Sie mit dem Innovationszyklus von Google arbeiten und wie Google+ die Geschäftsanforderungen von Unternehmen besser erfüllen kann.

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