Wie Google Apps funktioniert, wenn tatsächliche Benutzer es verwenden

Vor ungefähr sechs Monaten wollten ungefähr ein Dutzend Menschen in Buffalo, NY, einschließlich meiner selbst, etwas zusammenstellen, das die Leute dazu bringt, über großartige Ideen zu sprechen. Das Ding war TEDxBuffalo, eine lizenzierte, unabhängig organisierte und viel kleinere Version der globalen TED-Konferenzen, die die vehement viralen "TED Talks" -Videos produzieren, die selbst Ihr Onkel in Omaha für geschickt hält. Mit der Zeit wuchs aus diesem Dutzend eine größere Gruppe von Helfern, und wir brauchten etwas, um unsere Kommunikation, Dokumente und viele Informationen zu verwalten. Ich war der Typ an der Spitze und habe mich für eine Google Apps-Installation entschieden.

Warum Google Apps?

Ich habe mich aus mehreren Gründen für Google Apps entschieden. Zum einen hatte es vor unserem Start tatsächlich einen fehlgeschlagenen Versuch mit einem TEDxBuffalo gegeben, und wir konnten diese Google Apps-Installation retten, sodass wir die freizügigere kostenlose Installation verwenden konnten, bevor Google das Limit für kostenlose Benutzer auf 10 Personen reduzierte . Unternehmen haben zwingende Gründe für ein Upgrade, aber unsere TEDx-Veranstaltung war eine gemeinnützige, freiwillige Veranstaltung. Daher haben wir die Möglichkeit genossen, unsere eigenen Domain-Tools kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Der Großteil unserer Gruppe war ziemlich technisch versiert, und einige waren geradezu Veteranen und Fans von Google Mail, Google Text & Tabellen und anderen kostenlosen Tools aus Mountain View. Und ich war alles andere als unparteiisch - ich habe meinen Android-Anfängerleitfaden in Google Text & Tabellen geschrieben, einen großen Teil meines Lebens über Google Mail und Google Kalender verwaltet und zuvor in Zusammenarbeit mit meinen Kollegen bei Lifehacker Google-Tools verwendet. Google war anscheinend der richtige Weg.

Die Kosten für ein kostenloses Werkzeug wurden sofort deutlich. Es war ziemlich einfach, von meinem Ende aus " " - Konten einzurichten und sogar E-Mail-Listen für Untergruppen für "Marketing", "Programm" und dergleichen über die Steuerelemente des Apps-Dashboards zu erstellen. Beachten Sie jedoch, dass Google Apps, insbesondere die kostenlose Variante, eine knifflige Art der Einrichtung des Kundendienstes bietet. Es lag also an mir und einigen anderen Google-versierten Leuten, sicherzustellen, dass jeder von hier aus auf seine tedxbuffalo.com-E-Mail zugreifen kann Heimcomputer, ihr Büro, ihr Telefon, wo immer sie sich gerade befanden, als sie eincheckten, was ihre Freiwilligengruppe vorhatte.

Mit einer Handvoll Leuten ist das eine kleine 10-minütige Sitzung, die Sie nach einem Meeting durchführen können. Mit 30 Personen mit sehr unterschiedlichen Google-Kenntnissen sind dies zwei sehr energiesparende Meetings. Und wenn Leute Nachrichten von einer "Tedxbuffalo-Marketing" -Liste erhalten, aber bei der Antwort die Nachricht "Sie haben keine Erlaubnis zum Posten" zurückbekommen, ist dies eine schaumige Mischung aus Entfremdung und Frustration, die jemand beheben muss.

Am Ende würden die meisten Leute, die wirklich in Verbindung bleiben wollten, herausfinden, wie sie an ihre E-Mails gelangen können, und akzeptieren, dass der Beitritt zu einer Organisation ein gewisses Maß an Aufwand erfordert, unabhängig davon, welche Tools verwendet werden. Es war jedoch wahrscheinlich ein kluger Schachzug, mehrere Kontoanmeldungen von denjenigen entdecken und konfigurieren zu lassen, die ihren Lebensunterhalt mit Computern verdient hatten. Für alle anderen; Öffnen Sie einen separaten Browser oder ein privates / inkognito Fenster.

Docs

Was ist mit Docs, wo die eigentliche Arbeit erledigt wird? Für mich, einen freiberuflichen Schriftsteller, der sich ziemlich viel zwischen Systemen und Standorten bewegt, ist Docs ziemlich erstaunlich. Für eine Gruppe von 30 oder mehr Personen, die an allgemein definierten Aufgaben zusammenarbeiten, ist dies definitiv eher ein gemischter Segen. Um genau zu sein:

Der gute

  • Sie müssen sich nie mit den .doc / docx-Problemen in verschiedenen Versionen von Microsoft Office befassen.
  • Ein ziemlich einfaches Mittel zum Teilen von Dokumenten zwischen Mitgliedern, wenn auf deren Konten zugegriffen werden kann.
  • Wirklich einfache Formulare, die an Tabellenkalkulationen angehängt sind und das Sammeln von Daten aus der Gruppe oder aus dem gesamten Web vereinfachen.
  • Textdokumente und Tabellenkalkulationen sind sehr robust (und werden automatisch gespeichert), während Folienpräsentationen im PowerPoint-Stil im Allgemeinen recht anständig aussehen (und versehentlich davon abhalten, sich zu sehr auf Folien zu verlassen).
  • Viel Platz - wirklich endlos - zu sehr niedrigen Kosten, und niemand musste einen Wochenendnachmittag damit verbringen, einen Server oder ähnliches einzurichten.

Das Schlechte

  • Die Dokumentenliste und "Versionskontrolle". Die große alte Liste der neuesten Dokumente funktioniert hervorragend, wenn Sie ein Ein-Personen-Shop sind. Wenn Sie eine große Gruppe haben, verlieren Sie leicht den Überblick darüber, wer Zugriff auf was hat, welche Art von Namensschemata Sie verwenden, um etwas als "offiziell" oder "fertig" zu kennzeichnen, und warum Tim das nicht sehen kann Dokument, das Mary angeblich mit allen geteilt hat. Sie können ordnerähnliche "Sammlungen" erstellen und freigeben, aber wir sind auf dasselbe Problem gestoßen - wer kann sie sehen und was bedeuten sie? Sie benötigen einen Plan und ein straffes Benennungsschema, um Google Text & Tabellen professionell nutzen zu können (ähnlich wie bei jedem freigegebenen Dokumentbereich), aber es ist zu einfach zu glauben, dass es sich von selbst regelt, wenn sich alles in der Cloud befindet.
  • Einfache Formen mit einfachen Schemata sehen gut und schön aus. Aber genau wie in Office gibt es überarbeitete Themen und ClipArt-Stücke, die Menschen dazu verleiten, ein ansonsten gutes Datenerfassungstool wie eine Aufnahmeprüfung für eine Art psychedelische Vorschule aussehen zu lassen.
  • Habe ich bereits die Schwierigkeit mehrerer Konten erwähnt? Mehr als einmal habe ich oder ein Teammitglied versehentlich ein TEDxBuffalo-Dokument in ihrem persönlichen / Google Mail-gebundenen Google Text & Tabellen-Konto erstellt. Was dann? Teilen Sie es mit Ihrem TEDxBuffalo-Konto und teilen Sie es dann wieder mit der größeren Gruppe? Herunterladen und erneut hochladen? Es ist kein Dealbreaker, der die ganze Zeit auftauchte, aber es kam mehr als einmal vor.

Endeffekt

Ich kann mir ehrlich gesagt kein System vorstellen, das Google Text & Tabellen und Google Apps für unser Team hätte ersetzen können, das an vielen verschiedenen Orten, zu verschiedenen Zeiten und mit unterschiedlichsten Technologien tätig war. Es ist leicht, sich über die kleinen Dinge zu ärgern - Kontaktverwaltung, Standardspaltenbreiten für Tabellenkalkulationen, Auswahl der Schriftarten bei Präsentationen -, wenn die Hauptprobleme bei der Speicherung von Dateien, der Sicherung, dem Zugriff und erneut den Kosten verflogen sind.

Wenn wir nicht an einem ziemlich engen Fünf-Monats-Zeitplan für die Zusammenstellung einer Konferenz gearbeitet hätten, hätten wir möglicherweise jemanden mit Erfahrung hinzugezogen, um unsere Google Apps-Instanz einzurichten, uns einige Richtlinien zu geben und unsere verdammten Kopfschmerzen zu antizipieren . Und wir hätten möglicherweise Funktionen besser nutzen können, denen wir nie eine Chance gegeben haben, wie ein auf Websites basierendes "Intranet" oder einen gemeinsam genutzten Kalender, der sich nie ganz richtig zu exportieren schien. Wir werden das definitiv 2012 tun - auch wenn diese erfahrene Person einer von uns ist.

Auf jeden Fall haben wir unsere Sponsoring-Slots mit Kits verkauft, die in Docs erstellt wurden, Teilnehmer eingeladen und Feedback eingeholt (mithilfe einer in Apps integrierten Instanz von MailChimp), den Tag in einer großen Tabelle geplant und Google-Mail gegenseitig zum Teufel gebracht . Und wir haben unser Produkt sozusagen ausgeliefert, und wir werden wahrscheinlich Google Apps verwenden, um alles noch einmal zu machen.

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